код в штатном расписании что это значит
Штатное расписание
Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.
Форма штатного расписания
Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.
Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.
Кто составляет штатное расписание
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.
Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.
Сведения, прописанные в штатном расписании
Штатное расписание содержит следующие сведения:
наименование структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей, профессий;
количество штатных единиц;
размер оклада и (или) тарифной ставки;
наличие и размер надбавки;
Порядок внесения сведений в штатное расписание
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.
При этом заполняются следующие графы:
графа 1 «Наименование структурного подразделения»;
графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Кто подписывает штатное расписание
Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:
— руководителя кадровой службы;
Штатное расписание может быть подписано другими работниками.
В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.
Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.
При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.
Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.
Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.
Сроки утверждения штатного расписания
Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.
Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.
Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».
Что устанавливает штатное расписание
С помощью штатного расписания можно установить такие функции, как:
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки?
В данном разделе Вы сможете ознакомиться, чем отличается штатное расписание от штатной расстановки. Как уже говорилось ранее, штатное расписание – это официальная бумага, в которой фиксируется структура, штат сотрудников и штатная численность компании. Но его можно оформить в электронном варианте на сайте фирмы, но для этого необходимо пройти обучение SEO, чтобы сотрудники маркетингового отдела смогли найти необходимую информацию.
Госкомстат Российской Федерации разработал индивидуальную форму Т-3, которая не является обязательным документом, но есть формы внутри компаний, которые приравниваются к унифицированным. Такую форму можно заполнять в интернете – онлайн и сохранить на сервере, но чтобы это сделать правильно и там где нужно, необходимо знать, что такое облачный сервер и как он работает, для дальнейшего планирования рабочего процесса.
В штатное расписание входят такие графы:
Штатная расстановка – это удобное строение, благодаря которому можно отразить реальное состояние штатной команды компании. Если есть возможность обратиться к специалистам маркетинга, то можно создать свой сервер, либо обзавестись виртуальным офисом и узнать что это такое, тем более он понадобиться для хранения определенных материалов. К данной расстановке добавляются такие графы, как:
Код в штатном расписании: что это такое?
Код в штатном расписании – это указываются № подразделений в таком порядке, который позволит найти, кто находится в подчинении и структурированность фирмы в целом. Если предприятие имеет много отделов и подразделений, директор обязан утвердить классификацию штатного расписания – это официальная бумага, в которой устанавливается свой порядок, где отделы и должность сотрудников устанавливаются в штатном расписании, а также услуга SEO, которая необходима для раскрутки организации.
Коды подразделений обозначаются следующим образом:
В штатном расписании код должности не утверждается, так как его нет ни в одном из договоров при устройстве на работу, тем более такого отдела нет в форме № Т-3.
Нюансы штатного расписания при оформлении?
Унифицированная форма предусматривает такие подписи, как руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, а печать здесь не ставится. По закону определенных сроков утверждения данного расписания не устанавливается, и каждый руководитель отвечает по данному вопросу самостоятельно. Но он имеет право обратиться к маркетинговому отделу за услугой по настройке яндекс директ для своей онлайн – фирмы.
В расписании могут быть поправки, когда необходимо дописать новую должность или структурное подразделение, а также выписывать. Чтобы изменения вступили в силу, необходимо составить приказ. Чтобы внести изменения в штатное расписание, можно пойти двумя путями:
Хранение штатного расписание в фирме постоянное, поэтому его можно взять когда оно необходимо руководителю фирмы, либо его заместителю.
Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Штатное расписание содержит:
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.
Как правильно составить штатное расписание
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.
Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.
На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.
Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.
Как заполнить штатное расписание: образец и пример
Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.
В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.
Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.
В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.
Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.
Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:
1) издание приказа о соответствующем изменении;
2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Итоги
Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.
О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».
Какими должны быть названия должностей в штатном расписании
Штатное расписание нужно для максимально продуктивного применения человеческих ресурсов. Оно позволяет грамотно организовать работу фирмы. Чем лучше составлено расписание, тем выше будет КПД работы сотрудников штата. Расписание позволяет контролировать все трудовые процессы, определять нагрузку на работников. Оно поможет быстро получать сведения об общей численности штата, объеме работы. Это официальный документ, который может быть запрошен контролирующими структурами. А потому он должен быть составлен в соответствии с законами и сложившейся практикой. В частности, в него нужно грамотно вписать должности сотрудников.
Для чего нужно расписание
Штатное расписание обладает этими функциями:
С помощью штатного расписания проще следить за вакансиями, подбирать соискателей на свободные должности.
Какие должности вписываются в расписание
Если это государственное предприятие, принципиален строгий контроль над штатным расписанием. В нем должны фигурировать все потенциальные должности. Также нужно зафиксировать общее количество мест, которые заняты. В штатные единицы включаются следующие должности: руководитель, юрист, охранник и прочее.
Категории должностей на основании классификатора
Не существует единого классификатора должностей. Все зависит от того, государственный это субъект или же коммерческий. Рассмотрим на примере государственного. Есть ФЗ №79 «О государственной службе» от 27 июля 2004 года, в котором должности разделены на разные категории: от высших до младших. Рассмотрим все категории подробнее:
В эти четыре категории входят практически все сотрудники, нужные для обеспечения работы фирмы.
Как выбрать наименование при составлении расписания
Если каким-либо работникам полагаются льготы и компенсации, нужно обратить особое внимание на название должностей. В этом случае наименования должны соответствовать статье 57 ТК РФ. Выбирать названия нужно посредством квалификационных справочников или профессиональных стандартов. Последние утверждаются Правительством РФ.
При определении наименования должности нужно основываться на этих положениях:
Все перечисленные бумаги размещены на сайте Минтруда.
К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право выбрать название самостоятельно. Актуально это в тех случаях, когда наименование, утвержденное актом, не совпадает с сутью исполняемой работы. К примеру, часто названия должностей подбираются работодателями в сфере IT. Наименование должно выбираться в соответствии с правилами. В частности, оно должно в полной мере отражать суть деятельности.
Коды профессий
Коды содержатся в классификаторе должностей. Нужны они для удобства использования. В документах проще указывать код, а не полное наименование. В штатном расписании также фиксируются коды. Через код можно понять, кто и кому подчиняется. Рассмотрим пример. Код должности – 03. Сотрудники, подчиненные работнику на этой должности, будут обозначаться как 03.01, 03.02.
ВАЖНО! Государственные учреждения должны иметь справочник с кодами в обязательном порядке.
Особенности ведения штатного расписания
Обычно фирмы начинают плотно заниматься штатным расписанием при увеличении штата сотрудников, оптимизации существующих процессов. Кто именно должен вести документацию? В законе не содержится никаких требований на этот счет. Все зависит от волеизъявления работодателя. К примеру, вести расписание могут представители кадрового, бухгалтерского или юридического отдела. Доверить эту работу можно рядовым сотрудникам. Но в последнем случае требуется оформить на работника доверенность.
У специалиста может возникнуть необходимость ввести новую должность. К примеру, это актуально при масштабировании бизнеса. Для введения должности нужно издать приказ о внесении изменений в документ. На нем обязательно должна быть поставлена подпись руководителя. В приказе должны быть эти положения:
Основаниями для введения новой должности могут быть такие процессы, как реорганизация филиала, оптимизация структуры фирмы, оптимизация управленческой деятельности. Только после издания приказа можно менять содержание расписания.
Приказ оформляется при любых изменениях, вносимых в расписание. К примеру, это может быть удаление или введение позиции, изменение названия. Если позицию никто не занимает, изменять ее можно беспрепятственно. Если же должность кто-то занимает, необходимо уведомить обо всех изменениях сотрудника. Факт изменения позиции фиксируется в приложении к трудовому договору. Изменения также отражаются во всех бумагах: контракте, трудовой книжке.
Можно ли принимать на работу сотрудника, если его должности нет в расписании?
Что делать, если должность соискателя отсутствует в штатном расписании? Рекомендуется в самое ближайшее время ввести новую позицию. В обратном случае возникают эти риски:
Рекомендуется сначала ввести новую должность, а затем принимать специалиста на работу. Особенно это актуально для государственных учреждений, так как они подлежат более строгому контролю.
Дополнительная информация
При введении должностей нужно учитывать эти моменты:
Во всех прочих обстоятельствах использование профессиональных стандартов носит необязательный характер.
Какие должности нельзя указывать в штатном расписании
В расписании не должны содержаться должности, которые не отражают характер работы специалиста. Как определить, отражает ли наименование особенности деятельности? Следует воспользоваться практикой и традициями, сложившимися в определенной отрасли.