Как выбрать онлайн-кассу. Шпаргалка для предпринимателя
Большинство предпринимателей, выбирая онлайн-кассу, думают только о выполнении предписаний 54-ФЗ, не задумываясь о функционале кассы и дальнейшем использовании. В статье расскажем об основных характеристиках при выборе онлайн-кассы. И почему дешевая касса может доставить множество проблем и дополнительных расходов в дальнейшем.
Варианты онлайн-касс
Чтобы купить нужную модель онлайн-кассы, необходимо понимать разницу в них. Кассовое оборудование делится на четыре основных типа:
На какие характеристики стоит обратить внимание при выборе онлайн-кассы
Чтобы не ошибиться в выборе оборудования, необходимо оценить потребности вашего бизнеса. Тогда вы с легкостью поймете, какими характеристиками должен обладать кассовый аппарат
Мобильность кассы
Если ваш бизнес подразумевает вынос кассового аппарата за пределы помещения, использование его в транспорте или помещении без розеток, то оборудование должно работать без постоянного питания от встроенного аккумулятора. Это касается и помещений с частым перебоями подачи электроэнергии.
Мобильные кассы подключаются к интернет через wi-fi или сим-карту. Есть модели касс, которые могут работать автономно, если пропал интернет. При возобновлении связи вся информация автоматически передается в ОФД.
Работа с ассортиментом продукции
Когда бизнес подразумевает большой список номенклатуры, частое обновление позиций, то очень важно, чтобы всю информацию было легко и просто редактировать. Лучше выбирать оборудование, где карточки товаров можно создавать прямо в кассе или в личном кабинете кассового сервиса, например, через ПК. Тогда вам не придется останавливать продажи.
Кассы со встроенным справочником товаров облегчают работу с номенклатурой. Как работает: Вы сканирует штрихкод новой позиции, касса находит товар в своем справочнике и подгружает в карточку информацию. Вам остается только добавить стоимость товара. Но можно автоматизировать и это действие. Например, в МТС Касса может рассчитывать розничную цену.
Как видите, современные кассы значительно облегчают жизнь при активном товарообороте и снимают многие времязатратные функции.
Кассовая программа
Выбирая кассовое оборудование, обязательно проанализируйте, какие функции кассы вам понадобятся при работе. В некоторых программах базовая функция «пробить» чек предоставляется бесплатно, а вот дополнительные функции относятся к платным приложениям.
При выборе кассы обратите внимание на две вещи:
Плата за обновление программы
Даже новой современной кассе может потребоваться обновление в связи с изменениями законодательства. К примеру, с августа этого года ввели новый формат фискальных данных и изменили процесс продажи маркированных товаров, а с февраля требуется указывать номенклатуру в чеке.
Выясняйте заранее, платное или бесплатное обновление, проходит ли оно автоматически или с привлечением специалиста.
Для обновления автономной кассы владельцы зачастую прибегают к помощи специалиста, останавливают работу ККТ и оплачивают вызов. Смарт-терминалы и фискальные регистраторы с облачным ПО обновляются автоматически. Но это не значит, что производитель не берет за это денег.
Реализация товаров с маркировкой
Сразу оговоримся, Правительство намерено до 2024 года практически все товары отнести к категории маркированных. Поэтому игнорировать этот параметр никак нельзя. Вашей продукции пока нет в этом списке? Не отчаивайтесь, скорее всего скоро появится.
Итак, вам предстоит узнать, как касса работает с кодами маркировки. Чтобы вам было проще разобраться, немного расскажем об этом.
Функция работы с маркировкой в большинстве случаев подключается и оплачивается отдельно. Мы рекомендуем приобретать именно такие кассовые аппараты, так вы без трат перейдете на маркировку — подключите опцию, когда придет время.
Подключение товароучетной системы
Если торговая точка реализует алкогольную продукцию, то без товароучетной программы не обойтись. Так как в противном случае не сможете работать с ЕГАИС.
Товароучетную программу также подключают для складского учета — это отличная альтернатива записям в тетради или Excel.
Цены на такие сервисы начинаются от 700 рублей в месяц, а в результате вы получаете безошибочный учет, готовые торговые отчеты и экономию времени. Вам легко отследить остатки продукции, подготовить акт для инвентаризации, проконтролировать персонал.
Если у вас ассортимент превышает 200 позиций или у вас больше двух торговых точек, рекомендуем присматриваться к кассам со встроенным учетом товаров. Избегайте вариантов подключения к кассе стороннего товароучетного сервиса, так как при обмене данными в этом варианте могут возникать ошибки.
Помощь техподдержки (ТП)
В работе с онлайн-кассой периодически могут возникать вопросы к службе техподдержки. Чтобы избежать сложностей в момент возникновения подобной ситуации, уточните заранее, как работает техподдержка на выбранном вами тарифе и не нужно ли вам дополнительно оплачивать сервисный пакет.
Техподдержка бывает с фиксированной стоимостью за обращение, абонентской платой или бесплатная. Два варианта графика работы:
Отличается техподдержка и по каналам связи. Связь со специалистом может поддерживаться через электронную почту, пользовательский чат, по телефону или через специальную форму на сайте. Некоторые фирмы предлагают услугу онлайн-помощи, когда специалист подключается к кассовому оборудованию с помощью удаленного доступа.
Если у вас большой поток покупателей, несколько магазинов или торговая точка работает допоздна, обращайте внимание на условия работы ТП особенно внимательно и выбирайте кассу и тариф с круглосуточной поддержкой и оперативными каналами для связи.
Совместная работа кассы и программы по бухучету или с сайтом
Для удобства предпринимателей есть кассы с настроенными интеграциями с CMS и бухгалтерскими программами. Это помогает сэкономить время и не допустить ряд серьезных ошибок, так как не надо вводить проданные позиции вручную, считать выручку и повторно приходовать товары.
Для владельцев интернет-магазинов есть ряд преимуществ от интеграции кассы с сайтом:
Если у вас предусмотрена доставка, то рекомендуем покупать кассу с приложением для смартфонов. Смартфон курьеров подключается к основной кассе, вам не придется покупать и регистрировать несколько касс для курьеров. Это очень удобно и экономно.
Система быстрых платежей
Приобретая кассу со встроенной системой быстрых платежей, вы сможете экономить на эквайринге.
Как видите, современная онлайн-касса может обладать различными функциями, которые помогают предпринимателю вести бизнес.
Как использовать онлайн-кассу
Для оснащения торговой точки онлайн-кассой ее необходимо купить или взять в аренду. Затем выполнить ряд действий:
Сотрудники, которые будут работать с кассовым оборудованием должны ознакомиться с инструкцией и пройти обучение.
Узнайте, когда вам нужно применять онлайн-кассу, какой комплект техники и ПО вам подходит и как сэкономить на покупке ККТ и подключении необходимых сервисов.
Когда для вашего бизнеса наступает срок обязательного применения ККТ?
Сроки регулируются Федеральным законом № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике, а также Федеральным законом № 290-ФЗ в редакции от 27.11.2017 о внесении изменений в 54-ФЗ.
Розница уже обязана продавать через ККТ, если это юрлица и предприниматели на УСН и ОСНО, а также юрлица на ЕНВД, торгующие крепким алкоголем.
Для части общепита и некоторых других видов деятельности обязанность наступит 1 июля 2018 года, для остальных — 1 июля 2019 года. Смотрите таблицу Кто и когда переходит на онлайн-кассы.
Когда вы обязаны печатать в чеке названия и количество товаров и услуг?
Сроки применения ККТ не всегда наступают одновременно с обязанностью печатать в чеке названия товаров и услуг. Например, ИП на спецрежимах могут не печатать эти реквизиты в чеке до 1 февраля 2021 года, если не торгуют подакцизными товарами (смотрите таблицу).
Какую онлайн-кассу можно использовать для торговли по новым правилам?
Это важно, если у вас уже есть кассовый аппарат. Нужно знать, соответствует ли он требованиям к ККТ, и решить, модернизировать старую кассу или купить новую. Например, если у вас касса-калькулятор, выясните, можно ли на нее отправлять справочник товаров, чтобы номенклатура печаталась в чеке. Источником номенклатуры служат товароучетные сервисы, такие как Контур.Маркет.
Также важно знать, можно ли в вашу кассу поместить фискальный накопитель (ФН). Он нужен, чтобы отправлять данные о продажах в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).
ККТ можно использовать, если она входит в реестр контрольно-кассовой техники. Для одобренных законом накопителей также существует реестр ФН. Вся техника, которую Контур.Маркет предлагает на странице с оборудованием, включена в эти реестры. А Контур.ОФД входит в список лицензированных операторов фискальных данных.
Если нет времени разбираться во всех тонкостях, отправьте заявку, с вами свяжется менеджер Контур.Маркета и поможет подобрать оптимальный комплект техники и ПО.
Что должно быть в комплекте с вашей онлайн-кассой?
Чтобы выбрать онлайн-кассу для магазина или кафе, учитывайте, с каким программным обеспечением будете ее использовать. Свое ПО есть у товароучетной системы и любого оборудования, например, у терминала эквайринга и прикассовых весов. Онлайн-касса должна быть совместима с ними, иначе она не сможет получать номенклатуру, печатать правильный чек или отправлять данные в ФНС. Подробнее о совместимости
Опишем, что кроме онлайн-касс входит в комплекты оборудования.
Применять ККТ нужно с 1 июня 2017 года.
Сроки
Оборудование
Софт
Договор с ОФД
ККТ
ФН
2D-сканер
Товароучетная система
Кассовое ПО
С 1 июля 2017 года
Применять ККТ нужно с 1 июля 2018 года. Сейчас по требованию покупателя нужно выдавать чек или другой документ о приеме денежных средств.
По 54 Федеральному закону кафе и рестораны, имеющие в штате сотрудников, уже используют кассовые аппараты нового образца, а точки общепита без наемных работников получили от государства отсрочку до 1 июля 2019 года, но всем ли нужно купить онлайн-кассы?
Кому не нужно устанавливать кассу
Не требуется работа через ОФД на удаленных территориях без постоянного доступа к интернету. Применение кассовой техники в таком случае обязательно, но работать она будет в автономном режиме, т.е. без подключения к ОФД. Список территорий утверждает местное правительство.
Преимущества онлайн-касс
Для государства: Контроль всего сегмента общепита — от мелких точек стритфуда до крупных сетей ресторанов. Все финансовые потоки становятся прозрачными, а уклонение от налогов — невозможным.
Для бизнеса: Современное кассовое оборудование для ресторанов, кафе и других точек общепита работает с программами учета, что позволяет индивидуальным предпринимателям получать отчеты о работе торговых точек в режиме онлайн и с любого устройства, контролировать службу доставки, управлять бронированием и т.д.
Как перейти на 54-ФЗ?
Какую кассу купить для ресторана, кафе и бара
Кассовый аппарат для кафе, бара или ресторана лучше выбрать с тачскрином, так как работники вводят заказ и управляют бронированием столов прямо с экрана кассы прикосновением пальца или любого предмета — карандаша, пластиковой карты или стилуса. Подходящим вариантом в этом случае будет сенсорный POS-терминал. Для печати чеков и их отправки в ОФД нужен фискальный регистратор с широкой лентой. Для фиксации продажи алкоголя — сканер, считывающий 2D-штрихкоды на акцизной продукции.
Варианты комплектов торгового оборудования:
Комплект на основе мини-ПК и фискального регистратора эконом-класса подойдет для точек с небольшой проходимостью.
— POS-терминал АТОЛ VIVA Smart удобен для работы карандашом или пластиковой картой, влагозащитный экран спокойно можно размещать на баре. — Фискальный регистратор Viki Print 80 Plus Ф: скорость печати — 300 мм/сек, есть автоотрезчик. — 2D-сканер штрихкодов Newland HR3280 Marlin II для фиксации продажи алкоголя в ЕГАИС. — Денежный ящик АТОЛ EC‑410‑B — Принтер чеков для кухни, чтобы повар оперативно получал заказ и сообщал о его готовности.
Какое кассовое оборудование купить в столовую
Быструю и бесперебойную работу кассы в столовой или другом заведении быстрого питания обеспечат POS-терминал с тачскрином и фискальный регистратор с высокой скоростью печати и автоотрезчиком. Для обедов под зарплату в комплект оборудования следует добавить считыватель карт сотрудников.
Фискальный регистратор Viki Print 80 Plus Ф
Какую ККТ купить для мелкой точки общепита или службы доставки?
Плюсы:
+ Держит заряд до 3 суток в режиме ожидания.
+ Компактная, вес 390 гр.
Минусы:
— Медленно печатает чеки (27 мм/сек).
Плюсы:
+ Работа при отрицательных температурах.
Минусы:
— Медленно печатает чеки (27 мм/сек)
— Большие габариты, вес 1 кг.
Плюсы:
+ Компактная, вес 390 гр.
+ Быстро печатает чеки (50 мм/сек).
+ Можно использовать зарядное устройство для телефона или планшета на Android
Минусы:
— Маленький шрифт на дисплее
— Работа только при положительной температуре
Плюсы:
+ Быстрая печать чеков (100 мм/сек).
Минусы:
— Для интеграции с некоторыми учетными программами нужна доработка.
— Мелкий шрифт на чеках, нет места для доп. информации.
Плюсы:
+ Возможность использовать рулон кассовой ленты большего диаметра (до 44 мм).
Минусы:
— Индикатор не сигнализирует о непреданных чеках.
— Невозможно заменить аккумулятор «в поле».
— Нет чехла для переноски.
Плюсы:
+ Маленькие размеры, красивый внешний вид.
+ Совместимость с большинством торговых программ.
+ Можно установить аккумулятор.
Минусы:
— Нет разъема для подключения денежного ящика.
Штрафы за нарушение 54‑ФЗ
ИП без сотрудников
Работа предпринимателя без онлайн‑кассы
10 000 р.
Онлайн-касса не соответствует требованиям 54‑ФЗ
3 000 р.
Покупателю не предоставлен чек
2 000 р.
Фискальные данные не переданы в ФНС
3 000 р.
В чеке не указано наименование товара/услуги
3 000 р.
Онлайн-касса для общепита: вопрос-ответ
Можно ли получить налоговый вычет за кассу для общепита? Предприниматели на ЕНВД в общепите без работников могут получить налоговый вычет, если зарегистрируют кассу до 1 июля 2019 года.
Что грозит ресторану за «черную» кассу? Ведение «черной» кассы приравнивается к неприменению и грозит штрафом в размере 10 000 руб. для должностных лиц и 30 000 руб. для организации. За повторное нарушение организациям и ИП грозит приостановление деятельности на срок до 90 суток, если совокупная сумма расчетов, проведенных без контрольного кассового аппарата, составит один миллион рублей или более.
Налоговая запустила спецпроект, чтобы выявлять и наказывать заведения, которые не соблюдают 54-ФЗ. Владельцам кафе, баров и ресторанов стоит задуматься о приобретении оборудования и программного обеспечения. Расскажем, почему работа с онлайн-кассами выгодна бизнесу и что учесть при выборе техники.
По Закону № 54-ФЗ, все организации и предприниматели в сфере общественного питания обязаны использовать онлайн-кассы.
Для кого есть исключения:
Остальные заведения, будь то сеть ресторанов или маленькая кофейня, должны применять кассовую технику (ККТ). До 1 июля 2021 года действует отсрочка для ИП без сотрудников, которые оказывают услуги и торгуют продукцией своего производства.
ФНС выявляет нарушителей
В январе налоговая запустила проект «Общественное питание», чтобы побудить владельцев бизнеса использовать онлайн-кассы и печатать правильные чеки.
ФНС выявляет нарушителей двумя способами:
Если ведомство узнало о нарушении, заведению грозит проверка и привлечение к административной ответственности (ч. 2-6 ст. 14.5 КоАП РФ).
Пречек — это счет с заказом и суммой, который клиент получает перед оплатой. Он не имеет юридической значимости.
Чек эквайринга (слип) — документ, который подтверждает, что товар оплатили банковской картой. Распечатывается на банковском POS-терминале.
Фискальный чек формируется на кассе после оплаты. Но в некоторых заведениях забывают напечатать и передать клиенту фискальный чек.
Штрафы за несоблюдение 54-ФЗ
В прошлом году действовал запрет на проверки и санкции за нарушение 54-ФЗ. С 1 января 2021 года ФНС их возобновила. При этом оштрафовать могут за ошибки, которые совершили год назад.
Размеры штрафов
Неприменение ККТ (ч.2 ст.14.5 КоАП РФ)
Для ИП и должностных лиц
От четверти до половины суммы расчета, который произвели без кассы. Но не менее 10 000 рублей
Для организаций
От ¾ до полной суммы расчета, который произвели без кассы. Но не менее 30 000 рублей
Если нарушили повторно и сумма продаж без кассы больше 1 млн рублей: должностные лица дисквалифицируются на 1-2 года, а ИП и юрлица приостанавливают деятельность на срок до 90 суток
Применение ККТ, которая не соответствует требованиям 54-ФЗ. Нарушение порядка регистрации ККТ, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка и условий ее применения (ч.4 ст.14.5 КоАП РФ)
Для ИП и должностных лиц
Предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей
Для организаций
Предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей
Невыдача покупателю кассового чека или БСО на бумажном носителе, ненаправление этих документов в электронной форме (ч.6 ст.14.5 КоАП РФ)
Для ИП и должностных лиц
Предупреждение или штраф 2 000 рублей
Для организаций
Предупреждение или штраф 10 000 рублей
Владельцам заведений, в которых еще не используют онлайн-кассы, стоит задуматься о приобретении оборудования и дополнительных сервисов, чтобы избежать штрафов.
Вашему заведению нужна онлайн-касса? Получите больше
Закажите готовый комплект и получите скидку 15 % на сервисы для соблюдения 54-ФЗ. Это Контур.Маркет для техкарт, учета блюд и печати наименований в чеке. А еще Контур.ОФД для моментальной отправки чеков в ФНС.
Кассы и учет помогают автоматизировать бизнес
Онлайн-касса работает в связке с учетным сервисом, от которого получает наименования блюд для печати в чеке. Например, сервис Контур.Маркет с кассовой программой помогают не только избежать штрафов, но и автоматизировать бизнес. Это позволяет быстрее обслуживать клиентов, делать работу персонала удобнее и оценивать эффективность компании.
Возможности кассы и кассовой программы
В общепите касса нужна не только для печати чека. Хорошо, если кассовая программа умеет формировать чеки и по столам, и для каждого гостя. Например, Контур.Маркет Касса помогает:
Возможности товароучетной системы
Общепиту предпочтительнее работать с программами, которые созданы специально для этой сферы. Например, в Контур.Маркете есть такие функции:
Выбор ККТ для общепита
Для соблюдения 54-ФЗ понадобится следующее оборудование и программное обеспечение:
При покупке кассы уточните комплектацию. Например, модели со встроенным эквайрингом и фотокамерой для считывания штрихкода позволят сэкономить на терминале и сканере. Смотреть кассовые комплекты для общепита.
Вот на что еще важно обратить внимание.
Размер и мобильность. Для работы за прилавком или на станции официантов подойдет стационарная касса с большим экраном. Для доставки рекомендуем компактный и легкий вариант.
Интерфейс и скорость работы. Добавлять позиции в чек удобнее на сенсорном экране, на который выведены ходовые товары. При большом потоке посетителей важно, чтобы чеки печатались быстро и касса отрезала их автоматически.
Работа с госсиcтемами. Заведениям, которые торгуют алкоголем, важно выбрать кассу и ПО, которые умеют работать с ЕГАИС и формировать алкодекларации. Если имеете дело с товарами под контролем Россельхознадзора: мясо, рыба, молочная продукция, яйца и другие — поинтересуйтесь, как устроен документооборот с ФГИС «Меркурий». Для работы с маркированной продукцией уточните, указывает ли касса в чеках данные о маркировке, поддерживает ли электронные накладные и маркировку остатков.
Ведите учет в общепите без ошибок и рутины
Автоматизируйте учет ингредиентов, блюд и расходников. Работайте с заказами по столам, отправляйте заказы бармену или в разные цеха кухни прямо с кассы.
