qr код на больничном листе должен или нет

Что нужно знать работодателю про электронные больничные и как с ними работать

Компании переходят на электронные больничные, в январе 2022 году они станут обязательными для всех. В статье — что делать работодателю и как внедрить работу с ними в своей компании

Леонид Яковлев

Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя. Работодатель должен этот листок принять и заполнить свою часть.

Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в фонд соцстрахования.

Что такое электронный больничный лист

Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.

Ваш работник может оформить электронный больничный лист, если:

Если ваша компания не работает с ЭЛН и не собирается, работник должен оформлять обычный больничный на бумаге. Вы не обязаны принимать электронные больничные до 2022 года. С 1 января 2022 года все больничные будут только электронными.

Зачем нужны электронные больничные

Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и фонду социального страхования. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.

Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз потратить время на подключение к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывает с бумажными листками.

Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.

Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.

Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности

Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни оплачиваются ФСС. Поэтому, если сотрудник болеет меньше трех дней, больничный в фонд можно не подавать. Но если болезнь затягивается, номер листка и дату нужно внести в электронный реестр для фонда социального страхования, ФСС перечислит пособие работнику.

Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и фонд социального страхования работают с больничным.

Сотрудник. Он обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист. Чтобы больничный лист открыли в электронной форме, сотрудник должен подписать согласие на открытие ЭЛН в медорганизации. Если работник не согласен, до 2022 года ему откроют обычный больничный на бумаге.

Врач. Открывает больничный лист в день обращения. Он заполняет свою часть листка в электронной системе ФСС: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.

Талон с датой и номером ЭЛН выдают сотруднику, номер листка сотрудник должен передать работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе. По окончании лечения больничный закрывают.

Работодатель. Сотрудник сообщает работодателю о болезни, травме или декрете и сразу передает номер электронного больничного листка. Когда врач закроет больничный, работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности: указывает данные о страховом стаже и среднем дневном заработке. Потом подписывает листок квалифицированной электронной подписью и отправляет сведения в ФСС.

Подробнее о заполнении листка расскажем дальше.

Фонд социального страхования. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.

Как начать работу с электронными больничными

Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.

Заключить соглашение об информационном обмене с фондом страхования. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте ФСС.

Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте ФСС.

Взять номер больничного у сотрудника. Врач сообщит номер электронного больничного сотруднику, он должен передать его вам. Если он забыл или потерял номер, посмотреть его сотрудник может в своем личном кабинете застрахованного на сайте ФСС по логину и паролю от портала госуслуг.

Если вы подписали с сотрудником соглашение об обработке персональных данных, вы можете узнать этот номер самостоятельно — достаточно ввести СНИЛС сотрудника.

Заполнить часть работодателя. Работодателю нужно указать сведения о доходах и страховом стаже работника. Электронные больничный выглядит как на бумаге — графы и поля такие же, только теперь их заполняют на компьютере.

Проверьте листок нетрудоспособности, подпишите его квалифицированной электронной подписью и сохраните. После этого передайте в ФСС электронный реестр с датой и номером больничного для начисления пособия за счет фонда. Если увидели, что ошиблись, после того как сохранили листок, можно заполнить и отправить листок заново.

Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете ФСС. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе ФСС.

Что нужно для работы с электронным больничным

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Закрыть

© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник

Как проверить подлинность больничного листа

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Листок нетрудоспособности нужен для подтверждения того, что сотрудник пропустил работу по уважительной причине. На основе больничного листа оформляется пособие по временной нетрудоспособности и компенсируется сумма пособия, выплаченная работодателем. Если сотрудники ФСС обнаружат, что документ был фальсифицирован, расходы не будут возмещены.

В интернете есть множество сайтов, предлагающих оформление поддельного листка нетрудоспособности. Чтобы защитить свою организацию, проверяйте подлинность больничного листа.

Как проверить достоверность больничного листа самостоятельно

ФСС переводит всю систему больничных в электронную форму. Это в том числе должно помочь свести вероятность подделки к нулю. Но наравне с электронной формой пока существует бумажная, которая защищена в меньшей степени. Бумажной форме больничного листа присвоена категория защиты «В». Окончательный переход на электронные листки нетрудоспособности намечен на 2022 год.

Если вы подозреваете, что работник недобросовестно прогуливал работу несколько дней, а затем предоставил больничный лист, проверьте документ на подлинность самостоятельно. Важно действовать оперативно, так как выплату по больничному листу вы должны предоставить в течение 10 дней со дня его получения.

Фонд Социального Страхования выделил признаки, которые позволяют отличить оригинальный больничный лист от фальшивки. Прежде всего, сравните настоящий бланк с предоставленным.

Вам могут понадобиться специальные средства: ультрафиолет помогает определить качество бумаги (у настоящего бланка она не станет светиться белым, а останется темной), инфракрасное излучение сделает невидимым типографский текст на оригинальном бланке. На обратной стороне листка нетрудоспособности должна быть отмечена типография, в которой он изготовлен. Все оригиналы печатает ООО «СпецБланк — Москва», если указана другая типография, то документ поддельный. Обратите внимание на орфографические ошибки в бланке, их наличие невозможно в оригинале.

ФСС переводит всю систему больничных в электронную форму. Это в том числе поможет свести вероятность подделки к нулю, так как ФСС ведет учет их номеров. Но наравне с электронной формой пока существует бумажная, которая защищена в меньшей степени. Бумажной форме больничного листа присвоена категория защиты «В». Окончательный переход на электронные листки нетрудоспособности намечен на 2022 год.

Как проверить больничный по реестру недействительных бланков листков нетрудоспособности

На сайте ФСС хранится база данных, которая содержит номера всех бланков, признанных недействительными. Если больничный оформили на бланке из реестра, то он тоже считается недействительным. Это связано с кражами бланков или их потерями.

К базе можно получить доступ в онлайн режиме на сайте ФСС, обратившись к разделу «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки)». Затем перейдите во вкладку «Недействительные бланки листков нетрудоспособности» и скачайте таблицу Excel. Реестр регулярно обновляют.

Найдите на подозреваемом больничном 9- или 12-значный номер бланка под штрихкодом. Если такой же номер будет в таблице ФСС, больничный сотрудника не действует. На его основании нельзя выплачивать пособие, а все пропуски рабочих дней нужно оформить как прогулы.

Важно! Даже если вы сомневаетесь в подлинности больничного, его следует передать в ФСС в течение пяти календарных дней со дня получения от работника. Если вдруг выяснится, что сомнения были напрасными и документ подлинный, ФСС может наложить штраф.

Аналогичные последствия наступят при просрочке оплаты подлинного больничного — есть риск привлечения к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ или даже по ст. 145.1 УК РФ. Кроме того, сотруднику надо будет выплатить проценты за опоздание с пособием

Как проверить больничный лист на подлинность с помощью ФСС

Если визуальный осмотр не помог определить подделку, в реестре вы номер бланка не нашли, но у вас все же остались сомнения в его подлинности — обратитесь напрямую в ФСС.

Для этого нужно постучать в территориальный орган ФСС по месту учета или в региональное отделение по месту нахождения больницы, выдавшей лист. Это можно сделать письменно, в электронной форме, по факсу или лично. Во всех случаях нужно предоставить больничный для проверки. Обратите внимание, что ждать письменного ответа Фонда можно до 30 дней, а иногда и дольше, поэтому лучше приходить лично и с сомнительным больничным в руках.

Сотрудники ФСС помогут установить, был ли выдан документ в той организации, которая указана в листе, и имеется ли у нее лицензия. Если официальный ответ подтвердит недействительность больничного — то принимать его к зачету и оплачивать не нужно.

Что делать, если при проверке листка нетрудоспособности обнаружена подделка

Если в ходе проверки будет обнаружена фальсификация документа, то назначать пособие и оплачивать больничный по такому листу работодатель не должен. Однако из-за затянутых сроков проверки лучше оплатить лист сразу, чтобы избежать штрафов. Если больничный все-таки подделка, в будущем работодатель сможет вернуть свою часть пособия, удерживая до 20 % с зарплаты работника в течение какого-то времени.

Если ваш сотрудник предъявляет фальшивый документ, его можно привлечь к ответственности:

Для чего нужно хранить больничные листы

ФСС проводит регулярные проверки с целью установить правильность, полноту и обоснованность выплат всех страховых взносов, а также полученных в связи с этим компенсаций.

В том числе под проверку попадают больничные листы. Организация должна предоставить на ознакомление Фонду подлинники документов. Если у вас не найдется оригинал документа, это послужит основанием для отказа в зачете выплат по временной нетрудоспособности. Хранение листа нетрудоспособности в организации обязательно в течение 6 лет. Создается журнал регистрации больничных листов, все листы подшиваются в одну папку. Хранение листа нетрудоспособности в больнице не предусмотрено.

Работодатель не подлежит ответственности за умалчивание о поступлении поддельных больничных листов, но стоит сообщать о таких нарушениях в прокуратуру. Это поможет избежать проблем, если должностные лица ФСС обнаружат подделку и обратятся в полицию.

Оформление больничных и работа с сотрудниками становятся легче в сервисе Контур.Бухгалтерия. Вы можете начислять зарплату и пособия, вести учет и отчетность и работать в сервисе вместе с коллегами. Весь функционал можно бесплатно оценить в течение 14 дней.

Источник

Листки нетрудоспособности, электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН)

1. Заболел во время командировки (отпуска) в другом городе. Могу ли я оформить электронный больничный?

Согласно законодательству, с 1 июля 2017 года листок нетрудоспособности (больничный лист) формируется в виде электронного документа и имеет равную юридическую силу с бумажным листком нетрудоспособности на всей территории Российской Федерации.

Законом не устанавливается никаких ограничений по территориальному признаку оформления (выдачи) больничных, главное, чтобы листок нетрудоспособности был оформлен надлежащим образом.

Таким образом, если вы заболели, находясь вне места регистрации в отпуске или в командировке, то медицинским учреждением населенного пункта, в котором вы находитесь, может быть оформлен электронный больничный. Он будет сформирован и передан на портал Фонда социального страхования Российской Федерации, откуда ваш работодатель получит сведения о вашей нетрудоспособности, введя номер электронного листка через доработанную бухгалтерскую программу («1С 8:3», «Парус», «СБиС», «Контур», «Астрал»), либо через «Личный кабинет страхователя», с помощью логина и пароля, полученных на едином портале госуслуг.

2. Когда можно внести в ЭЛН данные во вкладке «Заполняется работодателем»?
— Внести и сохранить данные ЭЛН во вкладке «Заполняется работодателем» в личном кабинете Страхователя возможно только при статусе ЭЛН «Закрыт»

3.Как и где можно проверить подлинность и обоснованность выдачи больничного листа?

Для проверки подлинности листка нетрудоспособности можно обращаться в территориальный орган Фонда по месту регистрации страхователя либо в региональное отделение по местонахождению медицинской организации, реквизиты которой указаны в листке нетрудоспособности.

Для зарегистрированных на Портале Фонда страхователей также есть возможность проверить существует ли указанный на листке нетрудоспособности номер.

Проверка обоснованности выдачи листков нетрудоспособности относится к компетенции Росздравнадзора.

4. Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?

После закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа (ЭЛН) гражданин сообщает его номер своему работодателю, который запрашивает в информационной системе Фонда социального страхования РФ (ЕИИС «Соцстрах») ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в ЕИИС «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя-юридического лица.

При этом, талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.

5. Что необходимо указывать в больничном в поле «Место работы», если в организации есть обособленные подразделения?

В листках нетрудоспособности, в случаях если трудовой договор у работника организации заключен с его подразделением, следует указывать наименование соответствующего подразделения.

6. Может ли больничный выдаваться «задним» числом?

В соответствии с пунктом 5 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок) выдача и продление листка нетрудоспособности осуществляется медицинским работником после осмотра гражданина и записи данных о состоянии его здоровья в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного, обосновывающей необходимость временного освобождения от работы.

В случаях амбулаторного лечения гражданина в медицинской организации (в поликлинике) листок нетрудоспособности выдается в день обращения. При лечении в стационарных условиях датой выдачи листка нетрудоспособности является дата выписки из стационара.

Вместе с тем, согласно пункту 14 Порядка выдача и продление листка нетрудоспособности за прошедшее время может осуществляться в исключительных случаях по решению врачебной комиссии при обращении гражданина в медицинскую организацию или посещении его медицинским работником на дому.

Кроме того, в случаях оформления дубликата листка нетрудоспособности взамен утерянного или испорченного датой выдачи такого листка нетрудоспособности будет фактическая дата оформления его дубликата.

Однако, выдача листка нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи за прошедшее время Порядком не предусмотрена.

7. Работник может взять либо электронный листок нетрудоспособности, либо бумажный или ему могут выдать и тот и другой одновременно?

Согласно Федеральному закону № 86-ФЗ от 01.05.2017 с 1 июля 2017 года на всей территории Российской Федерации назначение и выплата пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам осуществляется на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или сформированного и размещенного в информационной системе ФСС РФ в форме электронного документа. Выдача двух документов одновременно законодательством не предусмотрена.

Одновременно с передачей данных по электронному листку нетрудоспособности в информационную систему ФСС РФ врач сообщает пациенту (работнику) номер электронного листка, дополнительно у медика есть возможность распечатать корешок электронного листка нетрудоспособности, где отражены необходимые сведения для работодателя. Работодателю потребуется номер электронного больничного и СНИЛС заболевшего. С этими данным в своем кабинете страхователя он запросит больничный листок работника в электронной базе Фонда социального страхования РФ.

9. Действительно ли работник может увидеть начисленную сумму по больничному листку?

Работник сам может убедиться, что пособие по временной нетрудоспособности начислено правильно. Для этого достаточно открыть личный кабинет застрахованного расположенного на сайте ФСС в «кабинете застрахованного», в «журнале выплат». Именно там будет храниться информация о выданных больничных листках работника и начисленных пособиях. Только прежде необходимо зарегистрироваться на Едином Портале госуслуг, если этого еще не сделано https://www.gosuslugi.ru/

10. Выдается ли электронный листок нетрудоспособности на руки?

Нет. На руки застрахованный гражданин получит в медицинской организации только корешок больничного с указанием уникального номера электронного листка нетрудоспособности. Этот номер впоследствии будет использоваться работодателем, Фондом социального страхования, а также самим работником при работе в личном кабинете застрахованного. Также в талоне должны указываться СНИЛС застрахованного, наименование медицинской организации, период освобождения от работы и ФИО врача, выдавшего ЭЛН.

11. Не получается запросить ЭЛН по паре номер ЭЛН + СНИЛС, сервис выдает ошибку вида “Указанный ЭЛН отсутствует в базе данных ФСС”.

Необходимо проверить правильность вводимого номера ЭЛН и СНИЛС. Если реквизиты совпадают с номером ЭЛН из талона, и СНИЛС верен, обратиться либо в ЛПУ за уточнением данных запрашиваемого ЭЛН (какой номер у ЭЛН, и на какой СНИЛС он оформлен), либо уточнить номер ЭЛН в региональном отделении ФСС.

12. Не получается запросить ЭЛН, сервис выдает ошибку на запрос со статусом 010 (020, 070, 090).

Статус 010 означает, что ЭЛН открыт в ЛПУ, содержит один период нетрудоспособности, но не указана дата в поле “Приступить к работе”, или отсутствует код 31 “Продолжает болеть” и номер следующего листка, то есть ЭЛН недооформлен.

В данном случае необходимо обратиться в ЛПУ, выдавшее ЭЛН, за уточнением его статуса.

Статус 020 означает, что ЭЛН открыт ЛПУ, содержит два или три периода нетрудоспособности, но не указана дата в поле “Приступить к работе”, или отсутствует код 31 “Продолжает болеть” и номер следующего листка, то есть ЭЛН недооформлен.

В данном случае необходимо обратиться в ЛПУ, выдавшее ЭЛН, за уточнением его статуса.

Статус 070 означает, что по данному ЭЛН страхователь уже оформил и отправил в ФСС реестр больничных листов, поэтому повторный запрос ЭЛН невозможен. Также невозможна отправка заполненной формы ЭЛН, которую необходимо предоставить до отправки реестра больничных листов.

Статус 090 означает, что запрашиваемый лист аннулирован. Необходимо обратиться в ЛПУ за выяснением причины аннулирования и получением номера листка-дубликата. Аннулированный ЭЛН оплате не подлежит.

13. Как можно взять больничный лист при карантине?

Оформить больничный лист на карантине можно дистанционно, написав заявление в личном кабинете застрахованного, приложив фото документов, подтверждающих поездку.

14. Кто может получить больничный лист?

Работающие граждане, вернувшиеся из стран, где зарегистрирован коронавирус, и совместно проживающие с ними работающие лица.

15. Нужно ли обращаться в больницу?

Нет, ни в какое лечебное учреждение обращаться не требуется.

16. Как происходит оплата больничного листа?

Первая выплата осуществляется через 7 дней временной нетрудоспособности, а вторая после закрытия листка нетрудоспособности

17. Что нужно предъявить работодателю для оплаты?

Можно сообщить по телефону номер электронного листка нетрудоспособности. Данные о вашем ЭЛН поступят через ФСС.

Источник