краткое изложение какого либо вопроса или пояснение содержания какого либо документа факта события
Краткое изложение какого либо вопроса или пояснение содержания какого либо документа факта события
4. Подготовка текстов документов
4.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.
4.4. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
4.5. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:
В соответствии с Федеральный законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц».
Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
4.6. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договора о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных «текстовых шаблонов».
4.7. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов:
7. Взаимоотношения с другими подразделениями.
Структура должностной инструкции состоит из разделов:
2. Должностные обязанности.
5. Связи по должности.
4.8. В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и др.).
В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
1. Создать рабочую группу в составе.
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
1. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка К.М. Сидорова.
4.9. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).
В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).
В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть составляется по схеме:
Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово «Присутствовали», фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.
Присутствовали 47 человек (список прилагается).
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами «Повестка дня» и располагается центрованно через два-три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос «О чем?». Например:
1. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).
Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.
В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».
4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание». «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
4.11. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
Договор (контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения, например:
наименования сторон (полное и сокращенное названия);
наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;
наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;
условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
срок действия договора;
начало и окончание работ по договору;
стоимость работы и порядок расчетов;
порядок сдачи и приемки работы;
ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;
гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
переход права собственности и риски;
порядок разрешения споров;
юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
4.12. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:
должность и паспортные данные доверенного лица;
организация, в которой производятся действия по доверенности;
образец подписи лица, получившего доверенность;
заверение подлинности подписи;
срок действия доверенности.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденции. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
4.13. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости.
Например: С уважением.
4.14. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).
Слева над таблицей размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.
Словари
Краткая запись, изложение содержания чего-либо (лекции, речи, какого-либо печатного произведения и т.п.).
Письменный текст, представляющий собой краткое изложение или краткую запись содержания чего-л.
Для наиболее важных работ я пишу конспект, а затем критический разбор (В. Аст.).
Часть текста, относительно законченная в смысловом отношении.
Краткое письменное изложение или краткая запись содержания чего-л.
Конспект лекции. Конспект книги. Составить конспект.
Ср. Он. диктовал конспекты записок, набрасывал представления в государственный совет.
К.М. Станюкович. Откровенные. 1, 2.
Ср. Conspectus, взгляд.
конспе́кт, конспе́кты, конспе́кта, конспе́ктов, конспе́кту, конспе́ктам, конспе́ктом, конспе́ктами, конспе́кте, конспе́ктах
сущ., кол-во синонимов: 5
программа, план, реферат, резюме, аннотация; изложение, запись, абреже, компендиум
Syn: программа, план, реферат, резюме, аннотация
конспект (лат. conspektus обзор)
1) Краткое изложение, запись к.-л. сочинения, лекции, речи и др.;
2) одна из трансформаций текста, передающая его в сжатом виде. Один из видов изложений учащихся. Суть работы заключается в том, что в ходе чтения текста ученик письменно излагает краткое содержание предложенной для работы статьи.
К. обладает признаками текста: тематическим, смысловым и структурным единством. Тематическое и смысловое единство К. выражается в том, что все его элементы прямо или опосредованно связаны с темой высказывания, заданной первоисточником, и с установкой пишущего (зафиксировать индивидуально важную информацию с возможным последующим восстановлением ее). В К. также вьщеляются структурно-смысловые части (в большинстве случаев даже оформленные графически), но выбор таких смысловых частей, как и их порядок, произволен. Связность не является обязательным признаком К., так как опущенные связи существуют в памяти пишущего, могут быть восстановлены при «развертывании» информации.
по объему (по степени сжатия): краткие, подробные (или раз
вернутые) и смешанные. Для краткого К. отбираются лишь самые
важные положения, факты; в подробном К. фиксируются также
доказательства выдвинутых положений, пояснения, иллюстративные материалы; смешанный К. предполагает совмещение того или
другого способа предъявления информации, но допускает изложение некоторых элементов первоисточника в виде пунктов плана, тезисов, схемы и т. п.;
по количеству перерабатываемых источников: монографические (составленные по одному источнику) и сводные (или обзорные, составленные по нескольким источникам на одну тему);
по степени эквивалентности первоисточнику: интегральный и селективный. Интегральный К. передает все основные положения и
важнейшие смысловые связи, т. е. всю смысловую сетку первоисточника. Селективный К. включает отдельные элементы первоисточника, представляющие новизну и значимость для составителя, но в
совокупности не отражающие основных положений первоисточника. Селективный К. носит индивидуальный характер, отражает конкретные потребности составителя в той или иной информации.
К. может быть составлен для личного пользования (для себя) и для других.
— «Сценарий» открытого урока.
— Протокол институтской лекции.
— Что Шурик читал вместе с Лидой в киноновелле «Наваждение»?
— Краткое запись содержания материала.
— Доказательство присутствия на лекции.
Будучи составленным в виде конспекта; кратко, сжато.
Кратко, сжато, в общих чертах.
[Беридзе] в десять минут конспективно повторил доклад. Ажаев, Далеко от Москвы.
нареч, кол-во синонимов: 14
кратко, немногословно, лаконически, сжато, скупо, сокращенно, лаконично, в двух словах, в нескольких словах, вкратце, в немногих словах, телеграфным слогом, коротко
КОНСПЕКТИ́ВНОСТЬ, конспективности, мн. нет, жен. (книжн.). отвлеч. сущ. к конспективный. Конспективность изложения.
Свойство по знач. прил. конспективный; краткость, сжатость.
конспекти́вность, конспекти́вности, конспекти́вностей, конспекти́вностям, конспекти́вностью, конспекти́вностями, конспекти́вностях
сущ., кол-во синонимов: 8
краткость, сжатость, немногословность, лаконизм, лаконичность, лапидарность; скупость, короткость, сокращенность. Ant. многословность, размытость
Syn: краткость, сжатость, немногословность, лаконизм (кн.), лаконичность (кн.), лапидарность (кн.)
Ant: многословность, размытость
Составленный в виде конспекта; краткий, сжатый.
КОНСПЕКТИ́ВНЫЙ, конспективная, конспективное; конспективен, конспективна, конспективно (книжн.). Имеющий характер конспекта, краткий, лаконический. Конспективное изложение. Конспективный обзор последних событий. Конспективно (нареч.) изложить.
Имеющий характер конспекта; краткий, сжатый, изложенный в общих чертах.
конспекти́вный, конспекти́вная, конспекти́вное, конспекти́вные, конспекти́вного, конспекти́вной, конспекти́вных, конспекти́вному, конспекти́вным, конспекти́вную, конспекти́вною, конспекти́вными, конспекти́вном, конспекти́вен, конспекти́вна, конспекти́вно, конспекти́вны, конспекти́внее, поконспекти́внее, конспекти́вней, поконспекти́вней
прил., кол-во синонимов: 6
краткий, короткий, сжатый, лаконичный, немногословный, лапидарный, синоптический; сокращенный. Ant. длинный, многословный
Syn: краткий, короткий, сжатый, лаконичный (кн.), немногословный, лапидарный (кн.), синоптический
Ant: длинный, многословный
прил., кол-во синонимов: 1
прил., кол-во синонимов: 1
2. Результат такого действия; краткая запись, краткое изложение содержания, конспект чего-либо (лекции, речи, какого-либо печатного произведения и т.п.).
конспекти́рование, конспекти́рования, конспекти́рований, конспекти́рованию, конспекти́рованиям, конспекти́рованием, конспекти́рованиями, конспекти́ровании, конспекти́рованиях
сущ., кол-во синонимов: 1
2. Сложный и своеобразный вид речевой деятельности, сочетающий аудирование или чтение (рецептивные виды речевой деятельности) с письмом (продуктивным видом речевой деятельности).
В зависимости от способа предъявления информации выделяются: К. печатного текста (К. на основе чтения); К. устной речи (К. на основе слушания, т. е. аудирования).
При первичном отборе информации конспектирующий, отсекая излишнюю информацию, продолжает аудирование или чтение до тех пор, пока не получит информацию, которую сочтет нужным зафиксировать; информация, отобранная для фиксации, подвергается вторичному отбору по признаку ее новизны, важности и т. п. (в зависимости от цели).
1. Процесс интеллектуальной обработки и письменной фиксации читаемого или воспринимаемого на слух текста в форме конспекта.
2. Сложный вид речевой деятельности, сочетающий аудирование или чтение с письмом. К. является объектом обучения и тренировки на занятиях по практике языка.
— Процесс мыслительной переработки и письменной фиксации основных положений читаемого или воспринимаемого на слух текста.
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА
Адресант — отправитель речи, говорящий.
Адресат — получатель, воспринимающийречь.
Аккредитив — документ, содержащий распоряжение одного кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в нем суммы.
Акт— документ, составленный комиссией из нескольких лиц и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации).
Акцепт — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
Акцептант — лицо, принявшее на себя обязательство уплатить по представленному счету, векселю.
Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст с пропущенными строками для заполнения (прилагается к письму-заявке, письму-предложению).
Архивная выписка — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях, заверенная в установленном порядке.
Бланк — чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста, предназначенный для составления документа.
Бизнес-план — план, программа осуществления бизнес-операции, действий фирмы, содержащая сведения о фирме, рынках сбыта,маркетинге, организации операций и их эффективности и т.д.
Валентность (глагола) — способность сочетаться с существительными и местоимениями в определенной падежной форме. Русские глаголы чаше всего бывают двухвалентными и трехвалентными.
Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т.д.).
Виза — подпись руководителя, должностного лица, означающая согласие с содержанием документа.
Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.
Гарантийное письмо — письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.
Гриф — пометка, указывающая на особый характерили особый способ пользования документом («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).
Дата — важнейший реквизит письма. Датой письма является дата его подписания. Датой факсового или электронного отправления является дата его пересылки. Само наличие этого реквизита указывает на официальный статус документа. Даты поступления и отправления письма фиксируются в регистрационных журналах. Дата приводится при ссылках на документ.
Дебет — левая сторона счета в бухгалтерской книге, куда вносятся все наличные поступления по данному счету, а также все имеющиеся по этому счету долги и расходы.
Дежурный лист — талон для регистрации деловойкорреспонденции.
Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
Делопроизводство — ведение канцелярских дел,совокупность работпо документированию деятельности учреждений и по организациидокументов в них.
Депонирование документов — установленный порядоких хранения в справочно-информационном фонде.
Дилер — лицо (фирма), осуществляющее биржевое или торговое посредничество за свой счет и от своего имени. Обладает местом на бирже, производит котировку любых бумаг.
Директ мейл — вид рекламы: прямая адресная рассылка рекламных материалов потенциальным покупателям, клиентам, заказчикам по почте.
Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. В деловой речи представлен жанрами приказов, инструкций, распоряжений, постановлений.
Дистрибьютор — фирма, осуществляющая сбытна основе оптовых закупоку крупных промышленных фирм — производителейготовой продукции.
Доверенность— документ, дающий его предъявителю полномочия на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор — документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.
Договорное письмо — один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.
Докладная записка — документ, адресованный руководству организации, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ — информацияна материальном носителе, бумага, имеющая юридическую силу.
Документальная (документная) лингвистика — отрасль прикладной лингвистики, изучающая язык и стиль документов.
Документооборот — 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Досье — подборка документов, относящихся к какому-либо одному делу.
Дубликатный документ — один из экземпляров размноженного документа.
Жаргонные эквиваленты терминов — жаргонизмы, обозначающие экономические понятия и реалии экономических отношений: челнок — физическое лицо — импортер, накрутка — торговая наценка, черный нал — денежная масса, не контролируемая государством.
Заголовок письма — реквизит документа, указывающий на содержание письма, выражается сочетанием в предложном падеже с предлогом «о».
Инвентаризационная опись (ведомость) — перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов, их стоимости.
Индексация — присвоение индекса документам.
Индексы — условные обозначения,присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Инициалы — начальные буквы имени и отчества при пофамильном именовании в документе.
Инициативные письма — деловые письма, требующие ответа.
Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Исходящий документ— документ, отправленный из учреждения.
Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации документов и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах, и на делах.
Клишированные выражения — стандартные, часто воспроизводимые в текстах деловых писем фразы и выражения, закрепленные за определенным жанром и композиционным фрагментом текста и являющиеся знаком стандартной ситуации.
Ключевая фраза — стандартное выражение, включающее речевое действие и представляющее собой важнейший информационный сегмент текста документа.
Ключевые слова — слова, каждое из которых необходимо,а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.
Коммерческое письмо— название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготавливающего или оформляющего сделку.
Коммуникативная цель— цель, побуждающая адресанта вступить в речевой контакт. В деловом общении различаютсясрочные и перспективные цели. Срочные, или оперативные, цели могут быть достигнуты в данном коммуникативном акте. Перспективные цели (установление и упрочивание деловых отношений, участие в долгосрочных проектах и т.п.) достигаются в процессе устного и письменного диалога.
Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
Контрагенты — лица, вступающие в договорные отношения и сотрудничающие в процессе выполнения договора: продавец — покупатель, кредитор — заемщик, комиссионер — комитент, арендатор — арендодатель и т.п.
Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правовых отношений, то же, что «договор».
Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
Корреспондент — учреждение илиотдельное лицо, с которымведется переписка.
Кредит— включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность; ссуда, предоставленная кредитором заемщику на условиях возвратности.
Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов из государственных фондов.
Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачукакого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу.
Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице(о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Маркировка — индексация технических документов или товаров.
Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Менеджер— наемный профессиональный управляющий предприятия, член руководящего состава компании, банка, финансового учреждения,их структурных подразделений; специалист в области управления.
Мотивация — определение целей деятельности фирмы, предприятия.
Накладная — документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работмежду рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейсяим зарплаты.
Номенклатура — перечень наименований.
Номенклатура дел — систематизированныйперечень, список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
Номер входящего письма — регистрационный номердокумента, проставляемый секретарем организации-адресата.
Номер исходящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, выпускаемой продукции, приходящиесяна какую-либо единицу (изделие, операцию).
Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа; 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись — юридически оформленный перечень документов.
Оригинал документа— 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки — это отметки, указывающие на особенности работы с документом: степень секретности, срочность исполнения документов и т.д.
Оферент — физическое или юридическое лицо, выступающее с офертой.
Оферта— см. Предложение.
Официальные документы — документы, составленныеучреждением илидолжностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и между учреждениями и частными лицами.
Письмо информационное — письмо, информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.
Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается.
Письмо-напоминание — письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте. Такое письмо по лаконизму приближается к телеграмме.
Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее фактотправки документов, участия и каком-либо мероприятии, и т.п.
Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, принятии какого-либо решения, получении документации или материальных ценностей.
Подлинник документа — 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.
Подпись на документе — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
Поисковые данные документа — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.
Полный пакет предложения — текст предложения (оферты), каталог или образцы материалов, текст контракта (договора), возможно вложение дополнительных документов — паспортов качества и т.п.
Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.
Прайс-лист — перечень видов товаров, услуг и т.п. с указанием их цены или расценок на них.
Предложение — письменное заявление от имени одной организации другой организации о готовности заключить договор на определенных условиях.
Предметный каталог — каталог документов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах.
Предметный указатель — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Презентация— 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж: 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).
Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров разного рода обязательств.
Программа — документ, излагающий основные направленияработы учреждения или предприятия на определенный период.
Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Производственный график — календарный план выпуска продукции.
Протокол — документ, содержащий последовательную, адекватную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
Распоряжение — 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) приказание.
Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве.
Регистрационный штамп — штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помешен документ.
Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках) кратких сведении о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.
Регламент — правила, регулирующие порядок деятельности государственных органов, учреждений, порядок и время проведения мероприятий и действий (например, регламент проведения собраний, совещаний).
Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (реестр описей).
Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Резюме — 1) краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог речи, доклада и т.п.; 2) жанр самопредставления, включающий анкетные данные.
Реквизиты — обязательные содержательные элементы служебного документа.
Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе, то же, что и претензия.
Речевое действие — содержание ключевого глагола, с помощью которого реализуется основная коммуникативная цель адресанта (просьба, требование, извещение, приглашение и т.п.).
Решение — I) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.
Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказчик примет условие такого предложения, сделка считается заключенной.
Сертификат— письменное свидетельство; документ, удостоверяющий какой-либо факт (сертификат качества).
Система документирования — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
Состав удостоверения — подпись и печать.
Социальные роли — коммуникативные роли, обусловленные социальным статусом и целями говорящих: партнер — партнер, поставщик — потребитель, руководитель — подчиненный.
Спецификация — документ, содержащий подробную опись отправляемых деталей какого-либо изделия, конструкции и т.п.
Справка — документ, содержащий запрашиваемую информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справочно-информационный фонд — совокупностьсистематизированных произведений печати и неопубликованнойнаучной и технической документации, использующейся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий единицы величин, термины и их определения, требования к продукции и производственным процессам.
Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель отчетности).
Таблица— форма документа, в котором текстовые или цифровые сведения размещены по графам.
Табуляграмма — таблица, отчетный документ с результатом решаемой задачи, выписанный на табуляторе или на многоразрядном печатающем устройстве ЭВМ.
Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
Тезаурус— полный лексикон, свод данных, полностью охватывающий термины, понятия какой-либо специальной сферы.
Телеграмма (служебная) — вид документа, переданного по телеграфу.
Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).
Терминологические эквиваленты — дублеты и русские соответствия иноязычной терминологической лексики: девальвация — обесценивание, оферент — предлагатель, инвестор — вкладчик, контракт — договор, реестр — кадастр — лист, банк — эмитент — эмиссионный банк, страховой полис — страховое свидетельство и т.п.
Техническая документация— обобщающее название документов, отражающих результат проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготовлению изделий промышленного производства.
Технологическая документация — обобщающее название документов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных дляописания и оформления технологических процессов.
Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по одинаковым образцам.
Товарный знак — зарегистрированное в установленном порядке название фирмы, товара. Товарный знак является важнейшим инструментом маркетинга и рекламы организации, предприятия.
Трансферт — 1) перенос сделки с одного счета на другой; 2) перевод денег из одного финансового учреждения в другое; 3) перевод именных бумаг с одного владельца на другого.
Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.
Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Факторинг — 1) разновидность торгово-комиссионной операции, сочетающейся с кредитованием оборотного капитала клиента; 2) продажа права на взыскание долгов.
Физическое лицо— гражданин, участвующий в экономической деятельности и выступающий в качестве полноправного субъекта этой деятельности.
Формулировка — языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.
Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.)
Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Чартер — договор на аренду судна (самолета) в рамках конкретного срока.
Электронная почта — система пересылки сообщений между пользователями вычислительных машин, в которой компьютер, подключенный к общественной (или специальной) телефонной системе с помощью модема, беретнасебя функции по хранению и пересылке сообщений. По каналам электронной почты передаются биржевые сводки, платежные документы и коммерческая документация.
Юридическое лицо — организация, учреждение, предприятие, фирма, выступающая в качестве единого, самостоятельного носителя прав и обязанностей. Юридическое лицо имеет свое фирменное наименование, устав, юридический адрес, а также печать и расчетный счет в банке.
Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №. в. отделении. банка».
СЛОВАРИ
1.Орфоэпический словарь русского языка: Произношение, ударение, грамматические формы.М.: Русский язык, 1989.
2. Розенталь Д.Э.; Теленкова М.А.Словарь трудностей русского языка.М.: Русский язык, 1987.
3. Розенталь Д.Э.Управление в русском языке: Словарь-справочник.М.: Книга, 1986.
4. Ожегов С.И., Шведова Н.Ю.Толковый словарь русского языка. 4-е изд., доп. М.: Русский язык, 1997.
5. Бельчиков Ю.А., Панюшева М.С.Словарь паронимов современного русского языка. М.: Русский язык, 1994.
6. Соловьев Н.В.Русское правописание. Орфографический справочник (словарь, комментарии, правила). СПб., 1997.
7. Ефремова Т.Ф., Костомаров B.Г.Словарь грамматических трудностей русского языка. М.: Русский язык, 1986.
8.Современный словарь иностранных слов. М.: Русский язык, 1993.
9. Современный словарь иностранных слов. СПб.: Дуэт, Комета, 1994.
10.Современный экономический словарь. М.: Инфра-М, 1997.
11. Коммерческий словарь / Под общ. ред. А.Н. Арзилияна. М.:Фонд «Правовая культура», 1992.
12. Словарь терминов рыночной экономики. В 2-х ч. Рук. авт. колл. В.М. Лукашевский. М.: Менеджер, 1991.
13.Правовой словарь предпринимателя. М.: Большая Российская Энциклопедия, 1993.
14.Маркетинг. Толковый терминологический словарь-справочник.М.:Инфоконт, 1991.
15. Большой экономический словарь. М.: Фонд «Правовая культура», 1994.
16.Бизнес, коммерция, рынок. Словарь-справочник. М.: Информпечать, 1993.
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1.Акишина А.А., Формановская Н.И.Русский речевой этикет. М.: Русский язык, 1978.
2. Андреев В.И.Деловая риторика. Казань: Изд-во Казанского ун-та, 1993.
3. Атватер И.Я вас слушаю. М., 1988.
4. Веселов П.В.Современное деловое письмо в промышленности.М.:Изд-во стандартов, 1990.
5. Веселов П.В.Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М.: Маркетинг, 1993.
6. Голуб И.Б., Розенталь Д.Э.Секреты хорошей речи.М.: Международные отношения, 1993.
7. Гольдин В.Е.Речь и этикет. М.: Просвещение,1983.
8. Гольдин В.Е.Этикет и речь. Саратов, 1978.
9. Граудина Л.К., Миськевич Г.И.Теория и практика русского красноречия. М.: Наука, 1989.
10. Колесов В.В.Культура речи — культура поведения. Л.: Лениздат, 1988.
11. Колтунова М.В.Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М.: Дело,1998.
12.Культура устной и письменной речи делового человека:Справочник.Практикум. М.: Флинта, Наука, 1997.
13.Культура русской речи: Учебник для вузов / Под ред. Л.К. Граудиной, Е.Н.Ширяева. М.: Издательская группа «Норма-ИНФРА», 1998.
14. Лапинская И.П.Русский язык для менеджеров: Учебное пособие. Воронеж: Изд-во ВГУ, 1994.
15. Лебедева М.М.Вам предстоят переговоры. М., 1993.
16. Манко Г. Организация и проведение технических совещаний. М., 1974.
17. Михальская А.К.Русский Сократ: Лекции по сравнительно-исторической риторике: Учебное пособие для студентовгуманитарных факультетов. М.: Издательский центр «Academia», 1996.
18. Мицич П.Как проводить деловые беседы. М.: Экономика, 1987.
19. Мучник Б.С. Культура письменной речи. М.: Аспект Пресс, 1996.
20. Одинцов В.В.Структура публичной речи. М.: Знание, 1976.
21. Прокуровская Н.А., Болдырева Г.Ф., Соловей Л.В.Как подготовить ритора: Учебно-практическое руководство. Ижевск: УдГУ, 1994.
22. Рахманин Л.В.Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа, Инфра-М, 1997.
23. Розенталь Д.Э.Справочник по орфографии и пунктуации (любое издание).
24.Русский язык делового общения/ Под общ. ред. И.А. Стернина. Воронеж: Изд-во ВГУ, 1995.
25.Русский язык и культура общения для государственных служащих.Саратов: Слово, 1998.
26.Русский язык и культура общения для деловых людей.Саратов:Слово,1997.
27.Русский язык и культура общения для нефилологов: Учебное пособие для студентов нефилологических специальностей вузов. Саратов:Слово, 1998.
28. Сиротинина О.Б.Что и зачем нужно знать учителю о разговорной речи. М.: Просвещение, 1996.
29. Снелл Ф.Искусство делового общения. М., 1990.
30. Сопер П.Основы искусства речи. М.: Прогресс, 1992.
31. Cmepнин И.А.Практическая риторика. Воронеж, 1993.
32. Стешов А.В. Устное выступление: логика и композиция (В помощь лектору). Л.: Знание, 1989.
33. Сычев О.А.Обучение риторике в эпоху компьютеров: введение в опыт США. М.: Знание, 1991.
34. Фишер Р., Браун С.Путь к совместному успеху. СПб.: Академический проект, 1997.
35. Фишер Р., Юри У.Путь к согласию, или Переговоры без поражения.М.: Наука, 1990.
36. Формановская Н.И.Вы сказали: «Здравствуйте!» М.: Знание,1989.
37. Эрнст Отто.Слово предоставлено вам: Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров. М.: Экономика, 1988.
38. Юнина Е.А., Сагач Г.М.Общая риторика (современная интерпретация). Пермь,1992.
39. Якокка Ли.Карьера менеджера. М.: Прогресс, 1991.
Колтунова М.В.
ISBN- 5- 282- 02006- 8
Это по существу первое системное описание особенностей использования языка в деловом общении, стилевой природы устной и письменной форм деловой речи. Эти особенности раскрыты на примере распространенных жанров обеих форм речи: контракты, деловые письма, докладные и служебные записки, приказы, постановления, с одной стороны, и деловые переговоры, совещания, собрания, публичные выступления, с другой стороны. Информация о языковом облике жанров сопровождается методическими указаниями по их составлению (проведению) и использованию.
Теоретические сведения сочетаются с дидактическим материалом (заданиями, упражнениями), контрольными вопросами. В конце каждой главы поясняются использованные в ней лингвистические термины.
Для студентов высших учебных заведенийпо специальностям «менеджмент», «управленческий аудит», «маркетинг».
Учебное
Колтунова Мария Викторовна
ЯЗЫК И ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ.
нормы. риторика. этикет.
Зав. редакциейЕ. В. Полиевктова
РедакторЕ. В. Полиевктова
ХудожникА. М. Павлов
Компьютерная версткаВ. А. Пономарева
ЛР№ 064956 от 29.01.97
Подписано в печать с оригинал-макета 18.01.2000. Формат бОхОО 1 /16.
Бумага офсетная. Гарнитура Петербург. Печ. л. 17,0.
ОАО «НПО «Экономика»», 121864, Москва, Бережковская наб., 6.
Типография ООО “Галлея-Принт”, Москва, 5-я Кабельная ул., 26.
Содержание
Деловое общение и его особенности. 4
Культура речи делового общения и ее слагаемые. 5
Типы речевых культур в деловом общении. 7
Культура речи и принципы речевого поведения менеджера. 9
Речевая ситуация и ее составляющие. 10
Лингвистические термины. 13
Контрольные вопросы. 13
История формирования делового стиля. 16
Основные жанры письменной деловой речи. 20
Договоры (контракты). 20
Образцы договоров. 22
Образцы деловой переписки. 32
Информационное письмо. 33
Благодарственное письмо. 35
Гарантийное письмо-запрос. 36
Сопроводительное письмо. 37
Коммерческий запрос. 37
Коммерческое предложение (оферта). 38
Ответ на предложение (акцепт). 38
Служебная телеграмма*. 39
Бланки служебных телеграмм. 40
Схема текста служебной телеграммы. 40
Организационно-распорядительная документация. 41
Основные черты официально-делового стиля. 45
Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот.
ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры.
Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам.
ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: