командировка на личном транспорте какие документы в 2020 году
В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.
Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.
Приказ на командировку
Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».
Скачать образец приказа на командировку
Путевой лист
Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.
Служебная записка
По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.
По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).
А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.
Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
После этого работодатель издает:
Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).
Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства
В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.
Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
В командировку на автомобиле
Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы
Проезд на автомобиле
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов
Налог на прибыль
Страховые взносы
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Какими документами оформляется командировка в 2021 году
Документы для командировки в 2021 году: направляем сотрудника в поездку
Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:
Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.
На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.
В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.
Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.
Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.
Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы
По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.
Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.
Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.
Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.
Итоги
Пакет документов по командировке в 2021 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.
Как экономить на разъездной работе и в командировках
И не позволять работодателю себя обманывать
Я проработал региональным менеджером 10 лет. Много раз меня и моих коллег обманывали с зарплатой, компенсациями и условиями труда.
Это разъездная работа: за все время я проехал больше 80 тысяч километров по России. Я работал в пяти компаниях — московских и региональных. Не утверждаю, что честных работодателей не существует — возможно, мне просто не везло. Но факт такой: в каждой из пяти компаний меня пытались надуть.
Я узнал на собственных ошибках, как вести переговоры с работодателем и на что обращать внимание в трудовом договоре. Разобрался, как планировать и учитывать расходы в поездках, на чем экономить, как получать компенсации. Расскажу все, что знаю.
Что такое разъездная работа и командировки
Разъездная работа — это когда сотрудник постоянно работает вне организации и все время перемещается по определенной территории. География таких поездок может быть разной: по городу, региону или даже по всей стране. В 2016 году я помогал лесоперерабатывающему комбинату продавать стройматериалы. Нужно было организовать продажи в 16 регионах России. Каждый месяц я посещал по пять разных городов и жил в каждом по четыре дня. Иногда просыпался с утра и не мог сразу вспомнить, где нахожусь. Это была разъездная работа.
Командировка — это когда работодатель отправляет работника в служебную поездку в конкретное место с конкретным заданием на конкретный срок.
Компенсация расходов. По закону работодатель обязан компенсировать работникам в командировках и во время разъездной работы следующие расходы:
Обычно деньги на проживание, проезд и суточные расходы выдают перед поездкой или на несколько поездок сразу. А компенсацию за использование личного автомобиля начисляют в конце месяца вместе с зарплатой.
Работник должен отчитаться перед работодателем о всех расходах, кроме суточных. Компенсация суточных выдается не на конкретные траты, а за каждый день, который работник провел в поездке. Работодатель выделяет сотруднику фиксированную сумму, а уж на что тот их потратил — это его дело.
Чтобы отчитаться, работник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему чеки и счета, подтверждающие расходы. Бухгалтер или финансовый контролер проверяет документы и согласовывает отчет, если все нормально.
Как оформляется командировка. Каждая командировка оформляется приказом, который подписывает директор. Приказ должен иметь номер, дату, указание длительности командировки и конкретного места, куда едет сотрудник.
На время командировки работнику могут выдать командировочное удостоверение. Сейчас это необязательный документ, но многие фирмы по старинке его используют. На обратной стороне удостоверения есть место для отметок об отъезде и прибытии.
Вот работник приезжает в другой город и приходит в компанию, куда его командировали. Он предъявляет командировочное удостоверение, а сотрудник компании ставит отметку о прибытии. По этим отметкам работодатель может понять, что сотрудник действительно побывал там, куда его отправили.
Как оформляется поездка при разъездной работе. Каждая организация сама решает, как ей оформлять поездки разъездных сотрудников. Обычно такую информацию указывают в положении о разъездном характере работы и в должностной инструкции работника. Расскажу, как это было у нас.
В начале каждого месяца разъездные работники согласовывали с руководителем план поездок. Этот документ в разных компаниях выглядит по-разному : единого шаблона нет. В нашей организации это был просто список мест с датами посещения. Я сам составлял план, утверждал его у директора и ехал. Но есть фирмы, где руководитель устанавливает план единолично без совещаний с работниками.
Когда план поездок согласован, под него верстается бюджет — расчет предстоящих расходов работника. Бюджет основывается на стоимости бензина, плате за гостиницу и суточных по количеству дней. После согласования бюджета бухгалтерия перечисляет работнику деньги на поездки. Или не перечисляет, потому что «пока денег нет, поезжайте в долг, а мы потом все вернем». Кредитовать работодателя или нет — личный выбор работника, но я бы не советовал соглашаться ехать «в долг»: не факт, что эти деньги потом удастся вернуть.
В чем разница. Грань между командировками и разъездной работой очень тонкая. Но принцип такой: разъездная работа — это постоянно, а командировка — разовое событие, связанное с конкретной задачей.
Условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовом договоре. Там же очерчивается территория, по которой придется перемещаться. Если работника отправляют за пределы этой зоны, то поездка оформляется как командировка. Если же он перемещается по «домашней» территории, то это обычная разъездная работа.
Некоторых работников можно отправлять в командировки только с их письменного согласия. Например, женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет, вправе не ехать, если не хотят. А беременных женщин вообще запрещено привлекать к командировкам, даже когда они сами не против.
Но на разъездную работу эти ограничения не распространяются. А еще разница есть для сотрудников госучреждений: там размер возмещения командировочных расходов определяет государство. Значит, конкретная организация не может взять и урезать его по своему желанию. А вот компенсации для разъездной работы государство уже не регулирует.
Как не дать себя обмануть
Не все работодатели ценят труд разъездных сотрудников. Например, в компаниях, где я работал, руководители пренебрежительно называли нас «бегунками». Зачастую руководство относится к разъездным работникам как к расходному материалу. Принцип такой: эксплуатировать по максимуму, платить по минимуму, а как сломается — заменить на другого.
Расходы на разъездных работников — существенная часть бюджета работодателя. И он всеми способами пытается урезать эти траты. Не сомневайтесь: если позволите на себе экономить — на вас сэкономят. Мои коллеги соглашались на мизерные компенсации от работодателя и закрывали расходы в поездках за счет своей же зарплаты. Они работали практически бесплатно, но сами того не понимали.
В разъездной работе есть нюансы, которые надо заранее обговорить с работодателем. Не стоит стесняться и замалчивать вопросы, не нужно надеяться, что руководитель сам разберется. Вот что следует обсудить при трудоустройстве.
Чтобы понять предстоящую географию перемещений, уточните, куда придется ездить. У разъездных работников есть своя домашняя территория — она может быть любой, как договоритесь. Например, в пределах одного города, региона или нескольких регионов.
Почему это важно. Может внезапно выясниться, что предстоят поездки не только в соседние города и области, но и на другой край страны. А вы совсем не рассчитывали на такие путешествия, да еще и на собственном автомобиле.
Или, например, человек живет в Самаре. До этого он уже работал торговым представителем на территории Самарской области. В этом регионе он наладил полезные связи, лично знает руководителей всех торговых сетей и готов приносить пользу работодателю. Он заключает трудовой договор в надежде, что будет работать на знакомой территории.
А потом выясняется, что на самом деле ему нужно отправиться в Воркуту. В итоге: потерянное время, конфликт с работодателем и разочарование. Поэтому обязательно письменно закрепляйте территорию работы в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Многие разъездные сотрудники, когда не находятся в поездке, работают из дома, а не в офисе. Работодатель обычно не возражает, ему так даже удобнее: не надо выделять стол и компьютер в офисе. Но важно, чтобы конкретный адрес вашего рабочего места был прописан в трудовом договоре.
Почему это важно. Например, начальник поругался с работником и решил от него избавиться. Но по собственному желанию он не уходит, увольнять не за что, а сокращать невыгодно, ведь придется платить выходное пособие и средний заработок на время поиска работы.
Тогда начальник начинает искать нарушения, чтобы избавиться от сотрудника. Он долго думает и наконец находит решение: этого разъездного работника вечно нет в офисе — значит, нужно «нарисовать» ему прогул и уволить.
Если работаете из дома, а не из офиса, то убедитесь, что в трудовом договоре указан ваш домашний адрес. Рабочий день из дома я всегда начинал так: включал компьютер, писал начальнику дежурное письмо, отправлял отчет за прошлый день. Все, выход на работу зафиксирован.
Обсудить на словах недостаточно: вся процедура должна быть описана на бумаге с подписью работодателя. Постарайтесь ознакомиться с этими документами до заключения трудового договора, чтобы обойтись без сюрпризов.
Почему это важно. Если работник письменно не согласовал с работодателем свои действия, то они могут выглядеть как его личная инициатива или самоуправство.
Допустим, начальник говорит Васе: «Едешь в Киров, расходы компенсируем потом, сейчас мало денег». По правилам работодатель в начале месяца составляет план поездок и дает сотрудникам на подпись. Но в плане на этот месяц про Киров почему-то ничего нет. А еще компенсацию за бензин, гостиницу и суточные обычно давали сразу, а не потом.
Вася не знает, как в компании оформляются служебные поездки. Поэтому он покорно собирается и уезжает — надо так надо. Но по документам все выглядит иначе: работника никто никуда не отправлял. Он вероломно бросил работу и сорвался в незапланированное путешествие.
Вася сильно рискует: нечестный работодатель может отказаться компенсировать расходы на поездку или даже объявить ему прогул.
Строгое оформление документов перед каждой поездкой защищает права работника и мешает работодателю мухлевать с компенсациями. Не соглашайтесь никуда ехать, пока документы не оформлены — так должно быть по закону.
Почему это важно. Не стоит верить вакансиям: там не всегда указана вся правда. Например, в вакансии пишут, что командировки занимают 60% времени, но по факту работники месяцами не появляются дома, а машину глушат только на заправках. Я советую подробно расспросить работодателя об условиях поездок и изучить документы, где они зафиксированы.
Учтите, что в однодневных поездках суточные расходы не возмещаются. Работодатели пользуются этим: отправляют работников на огромные расстояния и заставляют возвращаться в тот же день. Нужно преодолеть 250—300 км туда и столько же обратно, а еще потратить 5—6 часов в месте назначения.
Поэтому следует заранее обсудить с работодателем максимальную дальность однодневных поездок. Если предстоит ездить дальше, чем за 150 км от своего города, и возвращаться в тот же день, то будет тяжело. Я не советую соглашаться на такие поездки.
Обязательно обсудите, как вы будете перемещаться между городами: на собственной или служебной машине, автобусе, поезде, самолете. Если работодатель настаивает, что ездить нужно на личном автомобиле, то уточняйте, какая компенсация за это предусмотрена.
Вы будете эксплуатировать машину: ее пробег вырастет, а рыночная стоимость уменьшится. В этом случае компания берет на работу не только вас, но и ваш автомобиль — он достоин собственного вознаграждения.
Почему это важно. Большинство работодателей заставляют работников перемещаться в поездках лишь на личных автомобилях. Будьте готовы, что вам предложат подрабатывать курьером и водителем, причем бесплатно.
Например, работодатели часто требуют, чтобы разъездные работники возили с собой образцы товаров, каталоги, демонстрационные материалы или даже небольшие товарные партии. Зачем платить транспортным и курьерским компаниям, если «вы же все равно туда едете». Еще иногда приезжают большие начальники, которых нужно встречать и возить по рабочим и личным вопросам.
Я проходил собеседование на должность территориального менеджера в воронежской фирме. На мой вопрос о компенсации за автомобиль рекрутер ответила:
На этом наша беседа закончилась. Я отказался: понял, что с такой компенсацией буду работать себе в убыток.
Если не всегда, то хотя бы при сложных погодных условиях старайтесь не пользоваться в поездках личным автомобилем. Попробуйте договориться с работодателем о том, что на дальние расстояния — свыше 300 км — будете ездить на поездах или междугородних автобусах.
Р каждый месяц, а еще возмещал стоимость бензина и расходы на проезд по платным дорогам» loading=»lazy» data-bordered=»true»>
Работодатели часто между делом подсовывают и просят подписать договор о материальной ответственности. Они говорят, что это просто формальность, такие уж правила. Но для работника этот документ обычно не предвещает ничего хорошего.
По такому договору работник обязуется отвечать своими деньгами за имущество организации, которое ему доверили. Если работодатель предлагает взять на себя материальную ответственность, то обязательно выясните, за что конкретно и чем придется отвечать.
Скорее всего, на вас дополнительно повесят обязанности экспедитора, инкассатора или кладовщика. Например, некоторые работодатели заставляют сотрудников брать товары под отчет и перевозить их на дальние расстояния. Так они экономят на доставке и перекладывают на других свои риски. Если с грузом что-то случится, можно обвинить в этом работника и требовать ущерб с него.
По закону работодатель не вправе заключать договоры о материальной ответственности со всеми подряд. Список работ, где это допустимо, можно посмотреть в постановлении Минтруда. Если вашей должности там нет, то не нужно брать на себя дополнительную финансовую ответственность.
Обязательно просите зафиксировать все устные договоренности письменно. Я советую прописывать условия в трудовом договоре или дополнительных соглашениях к нему.
Можно зафиксировать все во внутренних положениях компании, но работодатели легко меняют эти документы. Сотрудникам просто дадут бумажку на подпись, что они ознакомились с изменениями. А вот переписать условия трудового договора уже сложнее — в большинстве случаев нужно согласие работника.
Почему это важно. Не верьте никому на слово: чтобы нанять вменяемого и трудолюбивого сотрудника, работодатель может слегка или не слегка приукрасить действительность.
Чем больше пунктов об условиях работы и размерах компенсаций пропишете в трудовом договоре, тем сложнее будет вас обсчитывать, обвешивать и эксплуатировать «за спасибо». Не забывайте, что экономия на работниках — важная статья снижения издержек работодателя.
Р на суточные расходы и 3000 Р в сутки на гостиницу. Но сами слова не гарантируют, что я получил бы эти деньги. Поэтому я настоял, чтобы мы прописали условия в дополнительном соглашении к трудовому договору» loading=»lazy» data-bordered=»true»>
Планировать расходы нужно не только разъездному сотруднику. Допустим, обычного офисного работника отправляют в командировку и дают с собой какое-то количество денег. Ему надо выяснить, хватит ли их или придется ночевать в палатке, питаться дошираком и просить милостыню на обратную дорогу.
Расскажу, как считать расходы и на чем можно сэкономить.
Как считать суточные
Работодатели не любят прописывать компенсацию суточных расходов в трудовом договоре. Так они оставляют себе возможность менять эти цифры по своему желанию.
По моему опыту, для трехразового питания нужно как минимум 800 Р в день. Если работодатель предлагает меньше — придется голодать. А в поездках, когда активно работаешь, страшно хочется есть. Я проводил по восемь сеансов напряженных переговоров в день — по ощущениям, расход энергии почти как на силовой тренировке.
минимальная компенсация суточных, чтобы питаться три раза в день
Вдобавок в последние годы у разъездных работников обострилась проблема с парковками, особенно в центральной части городов. Например, в Воронеже и Белгороде весь центр — сплошная платная парковочная зона с эвакуацией нарушителей. А вот в Орле, Курске и Тамбове можно парковаться на любом свободном парковочном месте — за исключением мест, где это прямо запрещено.
Когда едете в регионы, дополнительно закладывайте 40—60 рублей в час на платную парковку. Если работодатель не возмещает эти расходы — а так обычно и бывает — то платить придется из суточных.
Как сэкономить. Скорее всего, на поход по ресторанам суточных не хватит. Поэтому перед поездкой стоит поискать на карте города бюджетные заведения, где можно вкусно и не вредно поесть. Кто-то спасается термосом с напитком и бутербродами. Искушенные гурманы покупают еду в продуктовом магазине, идут в «Макдональдс», берут там только кофе и обедают.
Во все поездки я беру термос с чаем. Когда нестерпимо хочется спустить все суточные на вредный, но аппетитный фастфуд, я пью зеленый чай с имбирем. Он придает энергии и заглушает голод — рекомендую всем разъездным работникам.
Хитрят не только работодатели, но и работники
Может сложиться впечатление, что работодатели — воплощение зла, а сотрудники — ангелы. Но это не так. Работодатели экономят на работниках, работники пытаются обхитрить работодателей. Эта необъявленная война идет столетиями, и разъездные сотрудники находятся на передовой.
Работодатель знает, что сотрудник может врать. Скажет, что поехал работать, а сам отправится по личным делам. Поэтому работодатель вынужден следить за перемещениями сотрудников. Вот как он это делает.
По GPS-маякам можно узнать, где работник находится сейчас и где он был раньше. В некоторых компаниях местоположение сотрудников отслеживают по сотовому телефону с корпоративной симкартой.
Просит сделать фотографию в месте прибытия. Сотрудник приезжает на место и фотографирует табличку с адресом дома или вывеску магазина. Эту фотографию он показывает работодателю как доказательство того, что он выполнил задание.
Но сотрудники тоже находчивы. Например, я несколько раз «выгуливал» чужие GPS-маяки : возил с собой в командировках по просьбе знакомых менеджеров. Еще я не для себя фотографировал фасады нужных магазинов.
Еще бывает, что ушлые сотрудники устраиваются сразу в несколько компаний и получают двойную компенсацию за одну и ту же работу.
Как считать расходы на проживание
В фирмах, где я работал, сотрудники сами выбирали себе гостиницы. В российских представительствах крупных европейских компаний есть специалисты, которые организовывают командировки. Они находят и оплачивают гостиницы. Когда работника направляют в поездку, ему сообщают, где ночевать. Как правило, это гостиницы среднего уровня с завтраками и бесплатной охраняемой парковкой.
Как сэкономить. Советую завести банковскую карту с повышенным кэшбэком на оплату гостиниц и расплачиваться ей. Я бронирую гостиницы через «Букинг» — там самые бюджетные варианты.
При выборе учитывайте скрытые статьи экономии:
Если питание включено, то можно не тратить суточные. Но это в теории, потому что некоторых работодателей охватывает лютая жадность. Дело в том, что работник по возвращении должен отчитаться за расходы на проживание. Для этого он предоставляет работодателю подтверждающие документы, например кассовый чек и счет из гостиницы.
Бухгалтер смотрит на эти документы, видит, что сотрудник не платил за еду, и требует вернуть суточные. Это незаконно, но такое бывает. Поэтому работники тоже жульничают: договариваются с администратором гостиницы, чтобы в счет за проживание не включали стоимость завтрака, ужина и парковки.
Некоторые сотрудники идут еще дальше: живут где придется, а подтверждающие документы об оплате гостиницы покупают у мошенников. Один мой знакомый для этого во время командировки по Краснодарскому и Ставропольскому краю больше месяца жил в палатке. Хорошо, что было лето.
Настоятельно не рекомендую покупать поддельные документы о расходах в поездке — можно получить судимость. Бухгалтерия работодателя легко выявляет такие манипуляции с помощью сервиса «Проверка фискального документа» на сайте налоговой.
Если вы готовы экономить радикально, то можно ночевать в гостиницах на трассе. Некоторые люди снимают квартиры посуточно, но я никогда не прибегал к такому способу.
Другой мой знакомый сэкономил, удачно совместив отпуск с работой. Работодатель отправил его в командировку в Крым. Парень приехал туда с семьей, снял номер в гостинице в небольшом городке и усердно работал, пока его близкие отдыхали на море.
Как считать расходы на личный автомобиль
Если работаете на своем автомобиле, нужно учитывать расходы на его обслуживание. Чтобы рассчитать их, определите, сколько километров в среднем придется проезжать каждый месяц.
Я уже рассказывал, что при трудоустройстве необходимо четко зафиксировать рабочую территорию, обговорить частоту и продолжительность поездок. Если у вас есть вся информация, можно примерно рассчитать месячный пробег.
Я работал сразу в 16 регионах и проезжал за месяц по 3000 км на личном Форде Фокусе. Вот примерный расчет моих расходов на автомобиль.
я трачу в месяц, если работаю на своем автомобиле
Примерно каждые четыре месяца работы я проходил ТО и отдавал в среднем по 10 000 Р официальному дилеру. Я мог бы обслуживаться в гаражных СТО — было бы дешевле. Но у меня маленький бзик: предпочитаю официальные сервисы. Ничего не имею против ребят из гаражей, но доверить им машину пока не готов.
Снижение рыночной стоимости автомобиля. Чем больше пробег у машины, тем ниже ее стоимость на вторичном рынке. Можно зайти на любой сайт с объявлениями о продаже подержанных автомобилей и посмотреть разницу в цене.
Мойка машины. Считаю, что ездить на грязной машине неприлично и неприятно, особенно на деловые встречи. Я заказываю экспресс-мойку — это бюджетный способ освежить внешний вид автомобиля.
Зимой и в межсезонье приходилось мыть машину четырежды в месяц, в теплое время года — реже. Стоимость одной мойки в моем городе — 350 рублей. В среднем за месяц я тратил 1000 Р на мойку.
Износ шин. Я много езжу — шины изнашиваются, так что с учетом сезонности раз в несколько лет должен покупать новые. Комплект моих шин «Континенталь» стоит примерно 16 000 Р : летний дешевле, зимний — дороже.
Трачу в месяц, если работаю на своем автомобиле — 8717 Р
| Снижение рыночной стоимости автомобиля | 4000 Р |
| Техническое обслуживание | 2500 Р |
| Мойка | 1000 Р |
| Износ шин | 800 Р |
| Омывающая жидкость | 417 Р |
Какая компенсация нужна. Кажется, если судить по моему расчету, что компенсации в 9000 Р вполне хватит. Но это не так. Надо понимать, что расчет примерный: я не учитывал незапланированные траты. Например, из-под фуры вылетел камень и разбил лобовое стекло. Или после поездок по ухабистым дорогам требуется срочный ремонт подвески.
Если работодатель предлагает меньше 10 000 Р в месяц, скорее всего, это будет невыгодно. Первая же дорогостоящая поломка загонит ваш разъездной бюджет в глубокий минус.
Компании умеют считать деньги — они понимают, что компенсация за использование личной машины чаще всего не покрывает расходы на ее обслуживание. По сути, работодатель перекладывает содержание служебного автопарка на плечи наемного работника, а взамен выплачивает ему лишь символическую сумму. Не поленитесь: поработайте с цифрами, прежде чем соглашаться на все, что предлагают.
Как сэкономить. Самый очевидный вариант — не пользоваться личным автомобилем в рабочих целях. Постарайтесь договориться с руководителем, чтобы он разрешил ездить на поезде или междугородних автобусах.
Покупайте билеты на поезд через сайт РЖД или мобильное приложение — его можно скачать для iOS и Android. За покупки начисляются баллы, которые получится потратить на следующие поездки и сэкономить на дорожных расходах. Я расплачиваюсь картой Tinkoff Black, потому что банк часто дает повышенный кэшбэк на железнодорожные билеты.
По городу можно перемещаться на общественном транспорте. Я ездил на маршрутках и автобусах, все успевал и не напрягался: посещал десятки торговых точек ежедневно, проводил переговоры. Советую пользоваться общественным транспортом хотя бы в непогоду, когда выше шанс попасть в аварию и разбить машину.
Если же работодатель настаивает, чтобы вы ездили именно на своем автомобиле, то все равно есть способы сэкономить.
Например, я работал региональным менеджером в компании, которая возила стройматериалы из-за границы. У меня есть приятель — региональный менеджер в мебельной компании. Мы работали на одной и той же территории с одними и теми же клиентами. Наши маршруты поездок практически полностью совпадали.
Мы договорились ездить вместе то на моей, то на его машине. Так я снизил расходы на автомобиль в два раза.
Еще можно сэкономить, если правильно распланировать маршрут поездок. По моему опыту, оптимально ездить не радиальными, а круговыми маршрутами. При круговом маршруте водитель захватывает несколько городов за одну поездку: это сильно сокращает пробег. А вот при радиальном маршруте приходится возвращаться в исходную точку и только потом двигаться дальше.
Учтите, что некоторые работодатели не разрешают ничего планировать самостоятельно: они дают готовый маршрут и контролируют работников через GPS-маяки.
Как подсчитать расходы на бензин
Каждая компания сама решает, как будет платить компенсацию за бензин. Чтобы узнать порядок и суммы выплат, изучите внутренние документы компании. В нашей фирме эта информация была в положении о размере компенсаций сотрудникам за использование автомобиля.
Везде, где я работал, компенсацию за бензин выдавали авансом на месяц: работник еще нисколько не проехал, а деньги уже получил. Сумма рассчитывалась по запланированному пробегу, норме расхода топлива у конкретного автомобиля и стоимости литра бензина в регионе. Чтобы отчитаться о расходах, работник подавал авансовый отчет, к которому прикладывал чеки с заправок.
Если оказывалось, что работник потратил на бензин больше, чем получил авансом, и эти расходы обоснованы, то бухгалтерия ему доплачивала. И наоборот: если он израсходовал только часть денег, то остаток шел в аванс на следующий месяц.
Как считается пробег. Запланированный пробег определяется по плану поездок. В конце месяца работодатель смотрит, совпал ли фактический пробег с планом. Фактический пробег определяют по GPS-маякам либо вообще со слов работника.
Некоторые компании считают его с помощью путевого листа. Это такой документ, где работник фиксирует пробег до и после поездки. Иногда бухгалтерия дополнительно требует у работников фотографии одометра, чтобы проверить, а не приписали ли они себе лишние километры.
Как считается норма расхода топлива. Работодатель сам выбирает, какими способами будет считать норму расхода. Эти способы он должен прописать в своих внутренних документах. Например, он может подсмотреть расход в документах на автомобиль, взять его из распоряжения Минтранса или даже с какого-нибудь автомобильного сайта.
Расход бензина повышается в холодный сезон, в пробках, из-за неисправности автомобиля. Минтранс об этом знает, поэтому в своем распоряжении устанавливает повышающие коэффициенты к норме для подобных случаев. Например, если работник использует кондиционер в машине, то норма расхода увеличивается до 7%. Если автомобиль ездит по городу, где живет более 5 млн человек, то норма вырастает до 35%.
Работодатель обязан использовать эти коэффициенты, только если определяет расход топлива по распоряжению Минтранса. Если он выбрал любой другой способ расчета, то может не принимать во внимание эти коэффициенты. Поэтому обязательно уточняйте до трудоустройства, как в компании считают норму расхода топлива и в каких документах это прописано.
Например, у вас внедорожник с реальным расходом под 20 литров на 100 км, а работодатель компенсирует бензин по нормативу 10 литров на 100 км. Тогда с каждой заправки из своего кармана придется доплачивать половину.
Как сэкономить. Заведите банковскую карту с повышенным кэшбэком за бензин и карты лояльности популярных сетей заправок. Оплатили бензин банковской картой — получили кэшбэк. Показали карту лояльности — заработали баллы, на которые потом заправились бесплатно.
Как договориться с работодателем
Если не хотите работать в минус, то можно и нужно обсуждать компенсации с работодателем. Другой вопрос, как это делать.
Важно знать свои расходы — так проще вести переговоры насчет их компенсации. Листок бумаги с подробным расчетом расходов творит чудеса. Вы уже не обнаглевший работник, которому все мало, сколько ни дай, а компетентный специалист, который умеет считать деньги и не требует лишнего.
Я стараюсь разговаривать с работодателем на его языке: объясняю, почему ему выгодно платить мне больше. Ведь компенсации — это ресурсы, которые есть у работника, чтобы выполнять рабочие задачи. Много ресурсов — хороший результат, мало ресурсов — провал.
Я езжу в командировки на собственной машине — это мой рабочий инструмент, как компьютер для программиста или графический планшет для художника. Чтобы автомобиль был в работоспособном состоянии, его нужно обслуживать, а это стоит денег. Работодатель не хочет, чтобы я сорвал переговоры, потому что сломался на трассе и не добрался до города. Тогда ему же выгоднее не экономить на компенсации.
Я продвигаю бизнес работодателя и защищаю его интересы на сложных переговорах, убеждаю и вдохновляю наших партнеров. Моя эффективность напрямую зависит от качества сна, значит, перед встречей надо хорошо выспаться. Но ночь за рулем на заснеженной трассе и койка в дешевом хостеле этому не способствуют. Если работодателю нужен результат, то в его же интересах оплатить мне проживание в нормальной гостинице и билеты на поезд.
Никогда не обсуждайте компенсации с простыми рекрутерами: они часто занижают размеры выплат. Не знаю почему, может быть, пытаются достичь каких-то своих внутренних показателей. Лучше дождитесь встречи с руководителем. Самый удачный момент, чтобы поднять эту тему — когда вы обговорили должностные обязанности и предстоящие цели.
Например, руководитель говорит, что нужно заключить восемь договоров и организовать первые отгрузки товара в Смоленске. Вот тут самое время обсудить, какие ресурсы он готов предоставить, чтобы достичь этой цели.
Некоторые работодатели предлагают копеечный оклад и смешные компенсации, но обещают, что это временно. Вот пройдет испытательный срок, тогда будете деньги мешками домой носить. Верить или нет — дело работника, но, как правило, после испытательного срока ничего не меняется.
Если работа вам нравится, но компенсации не устраивают — возьмите паузу. Возможно, вы произвели впечатление на работодателя и он еще вернется с более щедрым предложением.
Однажды я проходил собеседование в строительной компании. Мне предложили очень низкие компенсации: 250 Р на суточные расходы и 2000 Р в день на гостиницу.
Я взял листок бумаги, примерно расписал расходы и доказал, что выжить на эти деньги будет крайне сложно. Сотрудник станет голодать, а его мотивация — падать. В итоге он уволится — придется опять искать нового.
Так и было: за полтора года на этой должности сменились четыре сотрудника. В конце беседы я спросил, неужели небольшая экономия на командировочных расходах стоит текучки на важной должности. Руководитель взял время подумать и через пять дней сделал мне более выгодное предложение: 800 Р на суточные расходы и 3500 Р на гостиницу. Я согласился и проработал в той фирме почти четыре года.
Как экономить на командировках и разъездной работе
В моей компании категорически запрещено ездить в командировку на личном автомобиле. Я удивлен, что где-то люди работают в разъездах на личных машинах.
Дмитрий, может быть, это дешевле для компании, но если для этой компании не важна безопасность собственных сотрудников, то зачем в такой компании работать.
Артём, как вы спите-то по ночам, зная, что живут на свете люди, которые неидеально слова в предложения слагают?
Сэкономить иногда выходило за счёт завтраков в отеле, включённых в стоимость номера (который оплачивала компания), также бывали обеды и ужины за счёт принимающей стороны. В целом, в 2 командировках не смог потратить все суточные и только в одной вышел в минус, но зато купил много полезного и приятного (сувениры, техника и т.п.).