Инструкция по импорту файлов от поставщика в «Декларант-Алко»
Инструкция по импорту файлов от поставщика в Декларант-Алко. Легасофт.
Одним из методов управления и контроля органами государственной власти изготовления, движения и реализации алкогольной продукции является сдача предпринимателями алкогольных деклараций. Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) требует своевременную передачу актуальной и корректной информации о движении алкоголя, и чтобы подготовка и сдача деклараций не отнимала много нервов и сил, необходимо заранее проработать стратегию учёта продукции.
Если вы используете для подготовки алкогольных деклараций программу «Декларант-Алко», и ваш поставщик присылает вам файлы для импорта данных в 11 и 12 формы декларации, а также в справочник контрагентов, то дальнейшая инструкция поможет избежать ошибок при их загрузке в ваши базы данных и сократить время подготовки деклараций.
При подготовке к проверке деклараций убедитесь, что Вы используете актуальную версию программы. Версию установленного «Декларант-Алко» можно увидеть при запуске программы в левом верхнем углу окна:
Рекомендуется проверять наличие новых версий программы как можно чаще, чтобы избежать сложностей в формировании деклараций. Номер актуального релиза, файл для обновления и инструкцию вы сможете найти по ссылке.
После того, как вы убедились, что дальнейшая работа будет проведена в программе актуальной версии, важно убедиться в корректности присланных файлов. Для этого перейдите по ссылке в меню Декларации > Проверка формата XML:
После этого откроется окно, где вы сможете загрузить файл, необходимый для проверки. Программа проверит корректность заполнения документа и при наличии ошибок, укажет на проблемные строки.
Чтобы приступить к проверке, в поле «Выберите файл» укажите путь к файлу, полученному вами от поставщика. Автоматически будет подобран список только xml-файлов, что делает использование программы более удобным:
Если вы выбрали файл с информацией об отгрузках в течение отчетного квартала, то в поле «Тип декларации» необходимо выбрать «Импорт декларации 11» для файла с алкогольной продукцией или «Импорт декларации 12» для файла с данными по отгрузкам пива.
Для проверки файла с информацией о контрагентах в поле «Тип декларации» необходимо выбрать «Импорт контрагентов»:
Обратите внимание на обязательность корректного выбора типа декларации. Даже если проверяемый вами файл сам по себе сформирован правильно и не содержит ошибок, то в случае неверно указанного типа система выдаст предупреждения вида:
«В строке №2 Атрибут «ВерсФорм» недействителен: значение «4.32» недействительно с зрения его типа данных «String» — Сбой ограничения Enumeration. В строке №3 Элемент «Файл» имеет недопустимый дочерний элемент «Документ». Список ожидаемых элементов: «ФормаОтч».»
Часто при проверке импорта 11 формы декларации пользователи указывают в типе «Декларация об объемах розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции», что неправильно, так в присланном поставщиком документе содержится только часть декларации, и в «Декларант-Алко» для проверки подобного вида файлов должен указываться «Импорт деклараций 11».
Поэтому, если вы видите вышеуказанные предупреждения, перепроверьте выбранный для проверки тип декларации, а также номер формата, актуальный на момент проверки декларации.
Однако номер формата для сдачи декларации может не совпадать с форматом присланных файлов. Зачастую это не критично, и файлы, которые проходят проверку хотя бы одного из формата (например, 4.31) позволяют корректно загружать данные в декларацию.
Если же все форматы при проверке вызывают ошибки, значит необходимо либо исправить файлы самостоятельно вручную, либо обратиться к поставщику.
Какие ошибки возникают наиболее часто при импорте файлов от поставщика?
Самостоятельное исправление ошибок происходит непосредственно в XML-файле, присланном поставщиком, поэтому для удобной работы с ним рекомендуется скачать редактор Notepad++.
Можно также открывать документы в блокноте, однако в нём отсутствует нумерация строк, и чем больше файл, тем сложнее будет отыскать некорректный элемент кода.
Далее на конкретных примерах будет объяснено, как работать с редактором Notepad++.
При проверке файлов для импорта в 11 и 12 формы деклараций, а также файла со списком поставщиков может возникнуть подобная ошибка:
В строке №5 Атрибут «INN» недействителен: значение «8822020117 » недействительно с зрения его типа данных «ИННЮЛТип» — Сбой ограничения Pattern. Или В строке №5 Атрибут «KPP» недействителен: значение «50190200» недействительно с зрения его типа данных «КППТип» — Сбой ограничения Pattern.
В данном случае необходимо проверить корректность заполнения реквизитов контрагентов. Нужно обратить внимание на наличие лишних пробелов или иных символов, а также убедиться, что длина заполненного поля ИНН составляет 10 знаков, а КПП — 9 знаков.
На скриншоте представлен файл декларации, открытый в редакторе Notepad++. Как и указано в тексте сообщения, ошибка локализуется в строке 5:
В данном примере видно, что в поле ИНН присутствует лишний пробел, который добавляет лишний символ и делает запись некорректной, а в поле КПП наоборот не хватает еще одного знака.
Кроме того, достаточно часто возникает следующая ошибка:
В строке №4 Атрибут «П000000000003» недействителен: значение «500» недействительно с зрения его типа данных «String» — Сбой ограничения Enumeration.
Подобное сообщение показывает, что в файле имеется оборот, не соответствующий типу декларации.
В данной ситуации это предупреждение относится к коду продукции 500 («Пиво с содержанием объемной доли этилового спирта свыше 0,5% и до 8,6% включительно»). Если ошибка появилась при проверке 11 формы декларации, в которую по какой-то причине попали пивные напитки (пивные напитки, сидр, медовуха и пуаре отображаются в 12 форме декларации – приказ от 06 мая 2014 № 129), то необходимо обратиться к поставщику, либо исправить ошибку самостоятельно, если у вас имеется достаточно информации для этого.
Также при проверке может появиться такая ошибка:
В строке № Элемент «СведПроизвИмпорт» имеет недопустимый дочерний элемент «СведПроизвИмпорт». Список ожидаемых элементов: «Поставщик, Движение» или В строке № Элемент «Оборот» имеет недопустимый дочерний элемент «Оборот». Список ожидаемых элементов: «СведПроизвИмпорт».
Подобное может возникнуть в том случае, если версия используемого Декларант-Алко устарела. Необходимо скачать актуальный релиз и продолжить проверку уже в нём.
При загрузке файла со списком поставщиков программа можем выдать предупреждение:
В строке №2 Элемент «Справочники» не объявлен.
Такая ошибка — сигнал того, что указан неверный тип декларации. В данном случае нужно выбирать тип «Импорт контрагентов», после чего ошибка исчезнет.
При возникновении следующей ошибки:
В строке №8 Элемент «КодРегион» недействителен: значение «» недействительно с точки зрения его типа данных «CCРФТип» — Сбой ограничения Pattern.
Необходимо убедиться, что корректно заполнен адрес поставщика.
Таким образом вы сможете самостоятельно выявить и в большинстве случаев устранить ошибки и своевременно сдать декларацию в контролирующие органы, избавив себя от головной боли на весь последующий квартал.
Отчет представляют в налоговую инспекцию (ИФНС) по месту вашей регистрации ежеквартально. Форма документа утверждена Федеральной налоговой службой. Сдать отчет обязаны:
Подавать отчет нужно даже при условии, что компания не ведет деятельность, а из работников в штате числится только директор, заработная плата которому не начисляется. В этой ситуации придется подготовить нулевой отчет. В его состав войдет титульный лист, раздел 1 (без приложений) и раздел 3. В разделе 1 по графе 001 укажите код 02. Это означает, что выплат сотрудникам не было.
Способ подачи документа зависит от численности работников или подрядчиков, которые получали те или иные выплаты:
Как проверяют расчет по взносам в инспекции
Если отчет сдается в электронном виде он попадает в проверочную программу ФНС. Она проводит проверку по двум направлениям: ФЛК и контрольные соотношения. Если в отчете допущены ошибки, налоговая инспекция может его не принять или направить компании требование представить пояснения причин несовпадения показателей в форме.
Если отчет не принят, ИФНС об этом вас уведомит. Срок, в который получите такое уведомление, зависит от способа сдачи расчета:
После того как вы получите уведомление, расчет нужно поправить. На это дается 5 рабочих дней. Если правки внесены датой сдачи расчета будет считаться день, когда вы его представили первоначально.
Проверка по ФЛК
Как мы сказали выше, программа налоговиков проверяет соответствие файла с расчетом тем требованиям к его формату и реквизитам, которые установила налоговая служба.
В большинстве случаев ошибки ФЛК связаны:
Вот рейтинг ошибок ФЛК, которые встречаются наиболее часто:
Проверка по контрольным соотношениям (КС)
В отношении расчета по страховым взносам налоговая служба утвердила более 200 контрольных соотношений. Их состав периодически дополняется. Например, в 2020 году были введены новые тарифы по взносам. В результате налоговики увеличили для этих тарифов и количество контрольных соотношений.
В нашем сервисе все контрольные соотношения поддерживаются в актуальном состоянии. После выхода новых КС мы дополняем сервис новыми проверками.
Чаще всего ошибки, по которым срабатывают КС, допускают:
Взносы к уплате (КС 0.1)
Чаще всего в расчете по страховым взносам нарушается контрольное соотношение 0.1. Оно касается раздела 3 формы. Арифметика простая. Базу, облагаемую взносами (строка 150), умножают на тариф взносов. В результате мы получаем сумму взносов, начисленную к уплате за тот или иной месяц (строка 170). Сложности возникают при выборе тарифа, то есть ставки взносов. Он зависит как от кода категории застрахованного сотрудника (строка 130 раздела 3), так и от кода тарифа, который применяет компания (строка 001 приложения 1 к разделу 1). Если допущена ошибка в любом из этих показателей, то данные в расчете не сойдутся. Сервис «Главбух Аудит» проводит эти расчеты автоматически. На основании кода тарифа и категории застрахованного он определяет ставку взносов. Умножает базу на ставку и получает сумму взносов, которую сравнивает с аналогичным показателем в вашем расчете. Если будут выявлены расхождения, «Главбух Аудит» подскажет, как их исправить.
Сравнение среднего заработка с МРОТ (КС 2.6)
На втором месте по “популярности” контрольное соотношение 2.6. Оно не связано с проверкой самого расчета. Это соотношение предназначено для проверки среднего уровня зарплат сотрудников компании. Для этого общую сумму выплат сотрудникам (строка 140 раздела 3) уменьшают на все выплаты по гражданско-правовым договорам (строка 160 раздела 3). В результате получают сумму всех выплат, облагаемых взносами, очищенную от расходов по ГПД. Предполагается, что это заработок сотрудников. Затем эту сумму делят на количество месяцев по каждому работнику, за которые этот заработок был начислен. Получают средний доход одного сотрудника. После чего его сравнивают с федеральным МРОТ. Если средний заработок меньше МРОТ, то это сигнал для налоговиков. Они могут вам выслать требование пояснить причины такой низкой зарплаты. Сервис самостоятельно рассчитывает средний заработок по РСВ и сравнивает его с тем размером МРОТ, который действовал в году за который составлена форма.
Раздел 3 расчета будет заполнен так:
Средний заработок директора составит: (9000 руб. + 13 500 руб. + 12 900) : 3 мес. : 1 чел. = 11 800 руб.
Это меньше МРОТ. Значит, налоговики могут прислать пояснения. Кстати, подготовить их вы можете в нашем сервисе. В нем есть шаблоны готовых ответов налоговикам. Вам достаточно лишь выбрать причину, по которой заработок начислялся в незначительных суммах.
База, облагаемая взносами (КС 0.14)
Показатели раздела 1 и 3 должны совпасть. Если это не так, компании направляется требование дать пояснения расхождений. «Главбух Аудит» проводит такую проверку автоматически. При выявлении расхождений вы увидите рекомендации, как их поправить.
Если форма заполнена правильно, то необходимые данные будут выглядеть так (форма заполнена по одному человеку за I квартал):
Как видно из приведенного примера, база, облагаемая взносами, в пределах ее максимальной величины по разделу 1 (подраздел 1.1) и разделу 3 (подраздел 3.2.1) составляет:
Месяц/ Раздел
подраздел 1.1 (стр.050 минус строка 051)
подраздел 3.2.1 (строка 150)
1-й месяц
450 000
450 000
2-й месяц
450 000
450 000
3-й месяц
Показатели совпали. Значит, форма заполнена верно и контрольное соотношение 0.14 не нарушено.
Как проверить бухгалтерскую отчетность перед отправкой в инспекцию
Переместите отчет сюда или Загрузите с компьютера
Состав отчета за год
Годовая бухгалтерская отчетность включает в себя Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах и приложения к ним. В свою очередь, приложениями к балансу и отчету являются Отчет об изменениях капитала, Отчет о движении денежных средств и Пояснения, составленные в текстовой и (или) табличной формах. Таким образом, в состав бухгалтерской отчетности входят следующие документы:
Малые предприятия вправе составлять отчетность в упрощенной форме. В состав упрощенной бухгалтерской отчетности входят:
Аудиторское заключение должны представлять в налоговую инспекцию лишь те организации, которые обязаны проводить аудит.
Кто и как сдает бухгалтерскую отчетность
Годовую отчетность представляют в налоговую инспекцию (ИФНС) по месту вашей регистрации раз в год. Предоставлять ее в органы статистики в большинстве случаев не нужно. Формы отчетов утверждены Минфином России. Сдать отчет обязаны те, кто должен вести бухучет. Это все организации независимо от правового статуса и применяемой системы налогообложения Освобождаются от этой обязанности только индивидуальные предприниматели и структурные подразделения иностранных организаций.
До 2020 года сдать бухотчетность можно было:
С 1 января 2021 года вся годовая бухгалтерская отчётность представляется в налоговую инспекцию исключительно в электронном виде по ТКС. Это касается и малых предприятий – тех, чья среднесписочная численность не более 100 человек и чей доход не превышает 800 млн руб.
Напомним, что, например, в отношении отчетности за 2019 год они вправе были выбрать: отчитаться в виде электронного документа или на бумажном носителе. Но уже с отчетности за 2020 год такого выбора у них нет.
Как проверяют бухотчетность в инспекции
Если бухгалтерский отчет сдается в электронном виде, он попадает в проверочную программу ФНС. Она проводит проверку по двум направлениям: ФЛК и контрольные соотношения. Если в отчете допущены ошибки, налоговая инспекция может его не принять или направить компании требование представить пояснения причин несовпадения показателей в форме.
Проверка по ФЛК
Как мы сказали выше, программа налоговиков проверяет соответствие файла с расчетом тем требованиям к его формату и реквизитам, которые установила налоговая служба.
В большинстве случаев ошибки ФЛК связаны:
Вот рейтинг ошибок ФЛК, которые наиболее часто встречаются в бухгалтерской отчетности:
В бухгалтерском балансе блоки данных «Капитал и резервы» и «Целевое финансирование» являются взаимоисключающими. В вашем отчете должен быть заполнен блок «Капитал и резервы» с подразделами: долгосрочные и краткосрочные обязательства.
В вашем отчете нет номера корректировки. Это поле должно быть заполнено обязательно. Для первичного отчета укажите значение «00», для первой уточненки – «01», для второй – «02» и т.д.
Проверка по контрольным соотношениям (КС)
Например, показатель строки 1100 «Итого по разделу I» должен быть равен сумме всех строк этого раздела (сумма строк 1110, 1120, 1130, 1140, 1150, 1160, 1170, 1180 и 1190). Если это правило нарушено, значит в форме допущена ошибка.
В нашем сервисе все контрольные соотношения поддерживаются в актуальном состоянии. После выхода новых КС мы дополняем сервис новыми проверками.
Чаще всего ошибки, по которым срабатывают КС, допускают:
Итоговые суммы по балансу
Зачастую в бухгалтерской отчетности нарушается контрольное соотношение, которое предназначено для проверки всех итоговых сумм по балансу:
Если ошибки нет, то показатель итоговой строки равен сумме всех строк соответствующего раздела. Если он отличается от этой суммы в большую или меньшую сторону, то в балансе допущена ошибка. Правильно заполненный раздел будет выглядеть так (на примере актива бухгалтерского баланса)
Валюта актива и пассива бухгалтерского баланса
Ошибки возникают и при подсчете валюты актива или пассива баланса. Напомним, что валюта баланса это итоговый показатель строки:
Валюта баланса должна быть равна сумме указанных строк. Если она отличается в большую или меньшую сторону, то бухгалтерский баланс составлен неверно. Если валюта баланса сформирована правильно, то заполненный баланс будет выглядеть так (на примере пассива):
Прибыль (убыток) от продаж в Отчете о финансовых результатах
В отчете о финансовых результатах контрольные соотношения срабатывают при проверки прибыли от продаж. Напомним, что показатель прибыли от продаж (строка 2200) должен быть равен разнице между валовой прибылью (строка 2100), коммерческими и управленческими расходами (строки 2210, 2220).
Правильно сформированный Отчет будет выглядеть так:
Декларант- Алко проверяет файл на соответствие формату и указывает, в каких строках содержатся ошибки. На региональном и федеральном порталах производятся аналогичные проверки, поэтому для успешной сдачи отчета необходимо устранить ошибки, выявленные в Декларант- Алко.
Контроли в разных версиях Декларант- Алко могут отличаться, поэтому необходимо удостовериться, что используется последняя версия программы.
Чтобы установить актуальную версию программы, достаточно перейти на веб- диск по адресу https://install.kontur.ru/rar и нажать кнопку Начать проверку. Дождаться окончания проверки и нажать Установить (подробнее см. «Установка необходимых компонентов и подготовка файлов деклараций для представления отчетности в Росалкогольрегулирование» ).
Ниже приведены наиболее распространённые ошибки и способы их устранения.
1. «В строке №.. Содержимое элемента Лицензии является неполным. Список ожидаемых элементов: Лицензия».
Для устранения ошибки необходимо:
В программе Декларант- Алко открыть раздел Работа с декларациями, выделить нужный отчет, нажать кнопку Изменить.
Рис. 1. Раздел «Работа с декларациями»
В появившемся окне поставить галку напротив лицензии, выданной организации (см. рис. 2).
Рис. 2. Отметка о наличии лицензии
2. «В строке №.. Атрибут «П000000000003» недействителен: значение «010» недействительно с зрения его типа данных «String» — Сбой ограничения Enumeration».
Данная ошибка говорит о том, что в декларации есть оборот с кодом продукции (в данном случае 010), который не соответствует типу декларации (см. «Коды видов продукции в 11 и 12 формах» ). Необходимо исправить код, для этого открыть раздел Работа с декларациями, выделить нужный отчет, нажать кнопку Изменить данные.
Например, в декларации был указан код продукции 010 (спирт- сырец), который может содержаться только в отчете организации, осуществляющей оптовую продажу алкогольной продукции. Или в форме 11 были выбраны коды, соответствующие пивной продукции, которые должны указываться в форме 12.
3. В строке №. Элемент «СведПроизвИмпорт» имеет недопустимый дочерний элемент «СведПроизвИмпорт». Список ожидаемых элементов: «Поставщик, Движение»
В строке №. Элемент «Оборот» имеет недопустимый дочерний элемент «Оборот». Список ожидаемых элементов: «СведПроизвИмпорт».
Для устранения подобных ошибок необходимо обновить Декларант- Алко. Для этого достаточно перейти на веб- диск по адресу https://install.kontur.ru/rar и нажать кнопку Начать проверку. Дождаться окончания проверки и нажать Установить (подробнее см. «Установка необходимых компонентов и подготовка файлов деклараций для представления отчетности в Росалкогольрегулирование» ).
4. «В строке №. Атрибут «П000000000006» недействителен: значение «ХХХХХХ» недействительно с точки зрения его типа данных «КППТип» Сбой ограничения Pattern»
В строке №. Атрибут «П000000000005» недействителен: значение «ХХХХХХ» недействительно с точки зрения его типа данных «ИННТип» Сбой ограничения Pattern»
«В строке №. Атрибут «П000000000005» недействителен: значение «ХХХХХХ» недействительно с точки зрения его типа данных «String» Фактическая длина меньше значения MinLength».
Формулировка ошибки не содержит информации о том, у какого именно контрагента некорректно заполнены реквизиты. Если производителей/поставщиков очень много, то найти контрагента, в данных которого допущена ошибка, можно, открыв файл отчета через блокнот. Данный способ описан в примере ниже.
Для устранения подобных ошибок необходимо проверить правильность заполнения реквизитов производителей. Для этого перейти в раздел Контрагенты и удостовериться, что у организаций- контрагентов указаны корректные ИНН и КПП (см. рис. 3).
Рис. 3. Раздел «Контрагенты»
Также необходимо нажать кнопку Изменить и проверить, верно ли указан тип организации. Если выбран тип Юр. Лицо, то обязательно должны быть заполнены и ИНН (10 знаков), и КПП (9 знаков), если отметка стоит у пункта Физ. Лицо, то должен быть заполнен только ИНН (12 знаков).
Рис. 4. Изменение реквизитов контрагента
5.«В строке №.. Атрибут «П000000000012» недействителен: значение «» недействительно с зрения его типа данных «ДатаТип» — Сбой ограничения Pattern»
«В строке №.. Атрибут «П000000000013» недействителен: значение «» недействительно с зрения его типа данных «ДатаТип» — Сбой ограничения Pattern»
«В строке №. Атрибут «П000000000014» недействителен: значение «» недействительно с зрения его типа данных «String» — Фактическая длина меньше значения MinLength».
Формулировка ошибки не содержит информации о том, у какого именно контрагента некорректно заполненыреквизиты. Если производителей/поставщиков очень много, то найти контрагента, в данных которого допущена ошибка, можно, открыв файл отчета через блокнот. Данный способ описан в примере ниже.
Для устранения подобных ошибок необходимо проверить правильность заполнения реквизитов поставщиков. Для этого перейти в раздел Контрагенты, выделить организацию в списке, нажать кнопку Изменить (см. рис. 3) и проверить, верно ли заполнены данные. Также необходимо открыть лицензию, соответствующую данному поставщику, и удостовериться, что заполнены все строки (см. рис. 5).
Рис. 5. Данные о лицензии контрагента
6.«В строке №… Последовательность ключей «…» в Keyref не ссылается на какой- либо ключ»
Для устранения ошибки необходимо проверить следующее:
Рис. 6. Отсутствие лицензии у поставщика в разделе «Контрагенты»
Рис. 7. Указание лицензии у поставщика
Если ошибка сохранится, то необходимо проверить, что в таблице 2 добавлены все необходимые поступления (в особенности при удалении/добавлении какого- либо контрагента), и в таблице 1 верны все данные по удаленным/добавленным производителям.
Как найти контрагента, в данных которого допущена ошибка?
Например, при проверке обнаружены ошибки, описанные в пунктах 4 и 5:
В строке №7 Атрибут «П000000000006» недействителен: значение «» недействительно с зрения его типа данных «КППТип» — Сбой ограничения Pattern.
В строке №10 Атрибут «П000000000014» недействителен: значение «» недействительно с зрения его типа данных «String» — Фактическая длина меньше значения MinLength.
Чтобы найти контрагентов, в реквизитах которых допущены ошибки, необходимо:
1. Открыть файл отчета с помощью блокнота.
2. В меню Формат убрать галку Перенос по словам (см. рис. 8).
Рис. 8. Отключенный перенос по словам в блокноте
3. В меню Вид убедиться, что стоит галка у пункта Строка состояния (см. рис. 9).
Рис. 9. Включенная строка состояния
4. Ориентируясь на строку состояния, найти в файле отчета строки, в которых обнаружены ошибки.
В примере обнаружены две ошибки в строках № 7 и 10. В строке №7 обнаружена ошибка в КПП:
В строке №7 Атрибут «П000000000006» недействителен: значение «» недействительно с зрения его типа данных «КППТип» — Сбой ограничения Pattern.
Необходимо найти данную строку в блокноте (см. рис. 10), в ней будет содержаться название фирмы- контрагента, в данных которого допущена ошибка. Из рисунка видно, что в рассматриваемом примере это организация ООО «Производитель», у которой не заполнен КПП.
Рис. 10. Строка № 7 с ошибкой в реквизитах производителя
В строке №10 обнаружена ошибка в заполнении лицензии поставщика:
В строке №10 Атрибут «П000000000014» недействителен: значение «» недействительно с зрения его типа данных «String» — Фактическая длина меньше значения MinLength.
Необходимо найти данную строку в блокноте (см. рис.11). Из рисунка видно, что допущена ошибка при заполнении лицензии у контрагента, название которого содержится в строке выше в рассматриваемом примере это организация ООО «Поставщик». Ошибка состоит в том, что в лицензии не указано, кем она была выдана.
Рис. 11. Строка №10 с ошибкой в лицензии поставщика
