код 0400200005 описание повторная регистрация первичного документа

ИФНС не принимает отчетность: как быстро найти и исправить ошибку

Если инспекция присылает уведомление об отказе в приеме отчетности, бухгалтеру важно быстро определить причину отказа, устранить ошибку и оперативно отправить верный документ. Это поможет избежать негативных последствий — штрафов, блокировок банковских счетов и т.д. Сократить число отказов и быстро разбираться в уведомлениях налоговиков поможет система для подготовки, проверки и отправки отчетности «Контур.Экстерн», которая обзавелась рядом новых полезных функций.

Разработчики «Контур.Экстерна» изучили самые частые ошибки, которые пользователи допускают при составлении электронной отчетности, и добавили в систему следующие полезные возможности.

Ошибка 0400200005

Ошибка с кодом «0400200005 — Повторная регистрация первичного документа» — одна из самых частых. Уведомление об отказе в приеме отчетности, содержащее такой код, приходит в том случае, когда бухгалтер указал неверный номер корректировки отчетности. Проблема в том, что в уведомлении налоговики не сообщают, с каким номером корректировки необходимо повторить отправку отчетности. Но теперь за налоговиков это сделает «Контур.Экстерн», который подскажет правильный номер.

Неправильные реквизиты в отчетности

«Контур.Экстерн» поможет избежать отправки отчета с реквизитами ранее отправленного отчета:

Инструкции и комментарии в интерфейсе программы

Теперь пользователи могут быстро понять, почему отчет не был принят налоговым органом, и исправить ошибки с помощью комментариев экспертов и инструкций прямо в интерфейсе программы. Данная функциональность уникальная на рынке отчетности, т.к. сформирована на базе знаний техподдержки «Контур.Экстерна».

Источник

Как понять уведомление ФНС об отказе: шпаргалка для бухгалтера

Проверив отчет, ФНС в течение следующего рабочего дня направляет компании квитанцию о приеме или уведомление об отказе. В документе пишут код ошибки и расшифровку этого кода. Чтобы бухгалтерам было проще разобраться, в чем ошибка и как ее исправить, эксперты Экстерна составили шпаргалку по 10 самым распространенным причинам отказов.

В Контур.Экстерне бухгалтеры видят не только само уведомление об отказе, как оно приходит из налоговой, но и комментарии к ошибкам и ссылки на нужные инструкции. Мы свели подсказки по самым частым отказам в таблицу. Она будет полезна вам, если вы отчитываетесь через другую программу или хотите систематизировать информацию.

Отказ в приеме отчетности: как действовать

Возможно, ранее вы подали документ с тем же номером корректировки. Если это так, укажите в реквизитах отчета следующий номер корректировки и отправьте снова.

Если вы впервые сдавали отчет с таким номером корректировки, ошибка может быть связана с тем, что файл повторно загрузился базу данных ИФНС. Отчет в этом случае считается представленным.

Как проверить, что отчет принят, описано в инструкции

Отказы с такой формулировкой приходят на РСВ.

Причина в том, что в базе ФНС суммы в приложении 1 Раздела 1 не сходятся с суммой значений за 3 месяца из Приложения 1 и соответствующих значений по всем сотрудникам за предыдущие периоды.

Как исправить эту ошибку, описано в инструкции

Код ошибки	Что пишет ИФНС	Что это значит и что делать
0400200005	Повторная регистрация первичного документа
0400400011	Нарушено условие равенства значения суммы страховых взносов по плательщику страховых взносов совокупной сумме страховых взносов по застрахованным лицам	Такой отказ приходит на РСВ. Убедитесь, что вы правильно заполнили в отчете строки 060, 061, 062 в Подразделе 1.1 Раздела 1 и что суммы страховых взносов в Разделе 3 соответствуют суммам в Разделе 1.. Как проверить, есть ли ошибка, и исправить ее, рассказано в инструкции
0400100001	Не найден плательщик по ИНН\КПП, представленным в файле	Ошибка может появляться из-за того, что неверно указан КПП или код инспекции, куда отправлен отчет, из-за перевода организации в другую инспекцию или нестыковки в данных самой инспекции. Как действовать в каждом случае, читайте в инструкции
0400400018	Нарушено условие равенства значения базы для исчисления страховых взносов по плательщику страховых взносов совокупной сумме по застрахованным лицам
0400400017	Нарушено условие равенства значения суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, по плательщику страховых взносов совокупной сумме по застрахованным лицам

Экстерн помогает «отловить» большинство ошибок до отправки отчета, а если придет отказ — быстро сориентироваться, что и как исправить.
Попробуйте — 14 дней бесплатно.

Отказ в приеме отчетности: как действовать (продолжение)

Если документ подписывал не руководитель организации, убедитесь, что вы представили в инспекцию доверенность на право подписи. Если вы уверены, что передавали доверенность, или отчет подписывал сам руководитель, воспользуйтесь инструкцией.

Про оформление доверенности для отчетности мы писали в статье. Там же можно скачать образцы доверенностей для разных случаев

Код ошибки	Что пишет ИФНС	Что это значит и что делать
0100500001	Отсутствуют сведения о доверенности в налоговом органе
0100200009	Файл направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит получение данной информации	Проверьте, что вы правильно указали код ИФНС, в которую был направлен документ. Если инспекция была указана верно, убедитесь, что данные заполнены правильно
0400300001	Регистрация уточненного документа без первичного	Убедитесь, что вы подавали первичный документ, налоговая его приняла и ИНН-КПП первичного и корректирующего отчета совпадают. Если отказ пришел на 6-НДФЛ, проверьте ОКТМО. Удостоверьтесь также, что правильно выбран период отчета, а организация не переводилась в другую инспекцию. Как действовать в каждом случае, читайте в инструкции
0300100002	Файл xsd-схемы не найден	Решение зависит от того, на какую форму пришел отказ. Инструкции, которые помогут проверить, правильно ли заполнены данные, собраны на странице
0000000002	Декларация (расчет) содержит ошибки и не принята к обработке	Если отказ пришел на РСВ, то рекомендуем отправить его еще раз. Если отказ пришел на другой отчет — обратитесь в техническую поддержку. Сообщите, пожалуйста, ИНН и КПП организации, название отчета и дату его отправки, а также текст ошибки, указанный в уведомлении об отказе

Отказов в приеме отчетности в десятки раз больше — мы рассмотрели только самые частые. Отчитывайтесь через Экстерн, чтобы не допускать ошибок, а если ошибки все же закрались — быстро их исправлять.
Попробуйте — 14 дней бесплатно.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Документ с указанным «Видом документа» и «Номером корректировки» уже зарегистрирован

Получили от ФНС уведомление об отказе в приеме налоговой декларации с ошибкой:

Код: 0400200005 Описание: Документ с указанным «Видом документа» и «Номером корректировки» уже зарегистрирован (см. документ № 22342508).
Код: 0400200005 Описание: Повторная регистрация первичного документа (см. документ № 22342508)

Данная ошибка говорит о том, что в базе налоговой инспекции уже зарегистрирован первичный отчет. Для исправления данной ошибки вам необходимо отправить корректирующую декларацию в электронном виде. Для этого откройте отчет и на титульном листе измените номер корректировки с 0 на 1.

Основные услуги компании

Контакты компании

Телефоны: 8 (499) 499-15-85,
8 (903) 961-81-35 (Мы есть в Viber, WatsApp, Telegram)
E-mail: info@astralbuh.ru
Skype: astral_buh

Адрес: г. Москва, Земляной Вал ул, дом № 38-40, стр. 5

Время работы офиса: Пн-Пт с 09-00 до 18-00

Пройти в офис можно пешком от метро:

Чкаловская
Курская (Арбатско-Покровская)
Курская (Кольцевая)
А так же от Курского вокзала

Техническая поддержка

1С-Отчетность
8 (800) 700-86-68
+7 (495) 663-73-58, доб. 20
1c@astral.ru

Астрал ЭТ
8 800-700-39-84
+7 (495) 663-73-58, доб. 25
et.help@astral.ru

Астрал Отчет
8 (800) 700-98-89
+7 (495) 663-73-58, доб. 10
support@astral.ru

Регионы, относящиеся к 4 ценовой зоне:

г. Москва, Нижегородская область, Приморский край, Свердловская область

Регионы, относящиеся к 3 ценовой зоне:

Амурская область, Астраханская область, Брянская область, Воронежская область, г. Санкт-Петербург, Ленинградская область, Иркутская область, Калужская область, Камчатский край, Кемеровская область, Костромская область, Красноярский край, Курская область, Магаданская область, Московская область, Мурманская область, Новгородская область, Новосибирская область, Оренбургская область, Пермский край, Республика Алтай Республика Северная Осетия – Алания, Ростовская область, Самарская область, Ставропольский край, Тверская область, Тульская область, Чукотский автономный округ, Ярославская область.

Регионы, относящиеся ко 2 ценовой зоне:

Архангельская область, Псковская область, Рязанская область, Тамбовская область.

Регионы, относящиеся к 1 ценовой зоне:

Алтайский край, Белгородская область, Владимирская область, Волгоградская область, Вологодская область, г. Севастополь, Еврейская автономная область, Забайкальский край, Калининградская область, Кировская область, Курганская область, Ивановская область, Кабардино-Балкарская Республика, Краснодарский край, Липецкая область, Омская область, Орловская область, Пензенская область, Республика Адыгея, Республика Башкортостан, Республика Бурятия, Республика Дагестан, Республика Ингушетия, Республика Калмыкия, Республика Карачаево-Черкесия, Республика Карелия, Республика Коми, Республика Крым, Республика Марий Эл, Республика Мордовия, Республика Саха (Якутия), Республика Татарстан, Республика Тыва, Республика Хакасия, Саратовская область, Сахалинская область, Смоленская область, Томская область, Тюменская область, Удмуртская Республика, Ульяновская область, Хабаровский край, Ханты-Мансийский АО-Югра, Челябинская область, Чеченская Республика, Чувашская Республика, Ямало-Ненецкий автономный округ

Возник технический вопрос или проблема?
Ниже указаны контакты технической поддержки по продуктам!

1С-Отчетность
8 (800) 700-86-68
1c@astral.ru

Астрал ЭТ
8 800-700-39-84
et.help@astral.ru

Астрал Отчет
8 (800) 700-98-89
support@astral.ru

Запросить документы

Запрос документов для сдачи отчетности

Получить консультацию по бухгалтерии

[contact-form-7 404 «Not Found»]

Отправьте заявку и мы вышлем вам все действующие скидки и акции на выбранную вами услугу.

Начать электронный документооборот с ФНС со своим сертификатом вы можете одним из следующих способов:

1С-Отчетность — Сдача отчетности через интернет из программы 1С 7.7, 8.2, 8.3 в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН, ФСТ.

Астрал Отчет — Продукт для отправки электронной отчетности, документооборота. Проверка контрагентов.

Создание учетной записи — сдача отчетности через уполномоченного представителя используя ваш сертификат электронной подписи.

Шаг 1. Наименование компании:
Укажите краткое наименование компании по которой отправляется отчетность
Шаг 2. Загрузите отчетность:
Необходимо загрузить отчетность выгруженную из бухгалтерской программы, которую вы хотите отправить в контролирующий орган. Если такой возможности нет, то добавьте отчетность в любом формате или данные для нее. При необходимости заполнения нулевых деклараций вместо отчетности необходимо приложить реквизиты организации. При загрузке более 10 файлов предварительно упакуйте их в архив. Файлы не должны превышать 5 МБ
Шаг 3. Контактные данные:
Укажите контактные данные ответственного лица, для связи при возникновении вопросов и отправки ответов полученных от контролирующих органов.
Шаг 4. Выберите способ оплаты:
Выберите удобный способ оплаты за услуги электронной отчетности. Реквизиты для оплаты вам пришлют сразу после получения заявки.

Остались вопросы? С удовольствием на них ответим любым способом указанным в конце страницы.

Источник

Ошибки от ФНС

Неправильное указание места представления сведений. Код 0100200000.

Ошибка появляется, если неверно указан код налоговой инспекции. Проверить код во избежание ее можно через специальный сервис на сайте ФНС России.

После исправления ошибки, отчет необходимо направить в ИФНС повторно.

Также может быть «Неправильное указание места представления сведений» при отправке информационного запроса (ИОН) в ПО «Астрал Отчет» (если при формировании запроса не указано «получить выписку за обособленные подразделения или филиалы»).

Неправильное указание (отсутствие) сведений по доверенности. Код 0100500000.

Возникает, если подписант в доверенности указан неверно, и когда доверенность отсутствует в налоговой.

В случаях, когда налоговую декларацию подписывает уполномоченный представитель, на титульном листе в разделе «Достоверность и полнота сведений» проставляется код «2», указывается Ф. И. О. представителя и наименование, дата и номер его доверенности. Оригинал доверенности также нужно предоставить в налоговую.

Соответственно, необходимо проверить, верный ли признак подписанта на титульном листе отчета, правильно ли указаны сведения о доверенности, отправлен ли оригинал доверенности и ее копия в ФНС России.

Отсутствует сообщение о доверенности. Код 0100500006.

Если декларацию отправляет представитель, необходимо предоставлять и сообщение о доверенности.

Это отдельный файл формата xml, с наименованием NO_DOV_A_K_O_GGGGMMDD_N, где:

A и К – 4-разрядные идентификаторы инспекции получателя O – ИНН, КПП GGGG – год, MM – месяц, DD – день N – уникальное имя файла, формируемое в учетной программе

Расширение имени файла – xml. Текущий действующий формат – 5.03.

Если указанное сообщение о доверенности не прилагается, отчет не будет принят.

Необходимо будет сформировать документ и перенаправить отчет.

Неправильное указание сведений о руководителе организации, индивидуальном предпринимателе. Код 0100600000.

Сведения о подписанте указываются на титульном листе отчета. Если это руководитель фирмы или ИП, ставится код «1», а его личные данные (ФИО) должны совпадать со сведениями из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, и сданными, содержащимися в электронной подписи.

Если в последней ошибка, ее нужно перевыпустить.

Ошибка в последовательности представления сведений. Код 0100800000.

Это общая ошибка, свидетельствующая о том, что где-то указан не тот состав данных или нарушена последовательность предоставления сведений.

При этом, в отказе может быть указана дополнительная информация о том, что именно неверно в отправленной декларации. После исправления ошибок данные необходимо перепредоставить.

Посмотреть требования для конкретной декларации или расчета можно через бесплатный сервис на сайте ФНС России.

Файл с таким именем уже зарегистрирован. Код 0200200017.

У каждого файла отчета должно быть уникальное имя (универсальный уникальный идентификатор).

Файл XSD-схемы не найден. Код 0300100002.

К структуре и составу налоговых деклараций есть определенные требования. Проверка их происходит по xsd-схемам (актуальные описаны в бесплатном сервисе ФНС России). Выберите налог, документ, которым отчитываетесь, период, и сможете просмотреть нужную форму, шаблон и формат отчета.

К данной ошибке могут быть примечания, что и где нужно исправить. Если их нет, стоит обратиться в ИФНС.

Не найден плательщик по ИНН и КПП или ИНН, представленному в файле. Код 0400100001.

ИНН и КПП в декларации должны совпадать с данными в Свидетельстве о постановке на учет.

Если выдается ошибка, проверьте правильность заполнения кодов. После исправления вновь отправьте данные в налоговую.

Документ с указанным «Видом документа» и «Номером корректировки» уже зарегистрирован. Код 0400200005.

У двух принятых отчетов за один и тот же период не может быть одинаковый номер корректировки. Если первичный отчет принят без ошибок или принят с уточнениями, то повторно надо подавать уже уточненную декларацию.

Когда эта ошибка пришла в ответ на уточненный отчет, нужно проверить номер корректировки предыдущей принятой уточненной декларации (в следующем отчете он должен быть на единицу больше).

Проще говоря, если принята корректировка № 2, укажите № 3, выгрузите отчет и перенаправьте повторно в ИФНС.

Нарушение условия присутствия (отсутствия) элемента (атрибута). Код 0400300000.

Это тоже общая ошибка, свидетельствующая об отсутствии или избыточности какого-то элемента. Как правило, отказ дополняется более подробными сведениями об ошибках.

Перечень обязательных элементов для налоговой декларации можно проверить с помощью бесплатного сервиса на сайте ФНС России (выберите вид отчета и период, затем нажмите «Формат документа». Вы увидите раздел «Состав и структура документа (Документ)», где прописаны все обязательные элементы файла и требования к ним. Если в колонке «Признак обязательности элемента» стоит «О», без этого показателя отчет не примут).

Нужно проверить отчет и отправить его заново.

Регистрация уточненного документа без первичного. Код 0400300001.

Как правило, в строке «номер корректировки» в первичной декларации проставляется «000», при представлении уточненной декларации указывается номер корректировки: «001», «002», «003» и т. д.

ФНС может направить уведомление об отказе в приеме, если:

в первичной декларации в строке с номером корректировки вместо «000» указаны другие значения; уточненная декларация направлена в инспекцию, в которой организация снята с учета.

Нужно проверить строку «номер корректировки», исправить ошибку, выгрузить данные заново и отправить их в налоговую.

Важно: не отправляйте уточненную декларацию без квитанции о приеме первичного отчета и не подавайте уточненный расчет в один день с первичным.

В ЕРСВ нарушено равенство взносов. Код 0400400011.

Это означает, что расчет не прошел логистический контроль.

В соответствующих строках раздела 1 приложения 1 к расчету необходимо указать:

общее количество застрахованных лиц; общую и необлагаемую сумму выплат; базу для начисления взносов; сумму исчисленных взносов.

Данная ошибка, как правило, возникает, если:

в расчете указаны отрицательные значения; нарушены контрольные соотношения внутри расчета ; есть между документами несостыковки с расчетом 6-НДФЛ и информацией ФСС; в разделе 3 расчета есть неточности в данных СНИЛС, Ф. И. О. и ИНН сотрудников.

Проверьте расчет по контрольным соотношениям ФНС и ФСС в бесплатной программе Tester (требует регулярного обновления). Теперь она проверяет не только формат, но и контрольные соотношения (информация ФНС от 26.12.2017). Тестовую программу регулярно обновляйте.

Ошибки в персональных данных сотрудников могут быть в базе налоговой инспекции. В таких случаях необходимо направить в инспекцию письмо с точными данными СНИЛС, ФИО и ИНН каждого сотрудника.

Ошибки в приеме могут быть также вызваны обновлением приемного комплекса в налоговой инспекции, значит, нужно несколько дней подождать и отправить отчеты повторно.

Источник

Код ошибки 0400200005 ошибка повторная регистрация первичного документа

0400200005 Повторная регистрация первичного документа

Код: 0400200005
Описание: Документ с указанным «»Видом документа»» и «»Номером корректировки»» уже зарегистрирован (см. документ № 48334907).
Доп. сведения: —

Если налоговая не приняла отчет, нужно быстро определить причину отказа, устранить ошибку и отправить верный документ. Чем больше организаций ведет бухгалтер, тем больше времени у него уходит на обработку отказов. Теперь сократить число отказов и быстро разбираться в уведомлениях ФНС поможет Экстерн.

Изучив ТОП ошибок в отчетах, которые приводят к отказам от ФНС, разработчики Экстерна добавили в систему ряд полезных возможностей. Теперь Экстерн помогает:

— быстро Понять, почему отчет не был принят ФНС, и исправить ошибки с помощью комментариев экспертов и инструкций (читайте подробнее, как найти комментарии к отказам);

— Избежать одну из самых частых ошибок «0400200005 — Повторная регистрация первичного документа», когда указывается неверный номер корректировки. При этом в уведомлении об отказе ФНС не сообщает, с каким номером корректировки нужно повторить отправку отчета.

— Избежать отправки отчета с реквизитами ранее отправленного отчета:

Когда вы узнаете об ошибке

Экстерн показывает ошибки или предупреждения только в следующих случаях:

— если точно известно, с каким номером был отправлен отчет. Если вы отправили не через Экстерн или на бумаге, Экстерн покажет предупреждение на протоколе контроля;

— если в отчетах, которые сверяются между собой, совпадают эти данные:

Проверка на номера корректировок выполняется для всех форм, где предусмотрен номер корректировки, кроме декларации НДС (проверка по этой форме еще в работе).

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет Однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически Регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.

Регистрацию документов принято производить в пределах групп, в зависимости от типа документопотока и вида документа.

Для каждой регистрируемой группы документов организация устанавливает правила регистрации и включает их в инструкцию по делопроизводству. При этом в инструкции по делопроизводству организации рекомендуется отразить следующие положения, касающиеся регистрации каждой группы документов, а именно:

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения. Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается Перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к Инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).

В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержится перечень сведений, которые должны вводиться в систему электронного документооборота (далее — СЭД) при регистрации документов. Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся: адресант, дата поступления документа, входящий номер документа. При этом вышеуказанные Правила разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах. То есть состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться органом (организацией). Регистрационная форма может быть в виде журнала или регистрационно-контрольных карточек (далее — РКК).

Регистрационный номер служит единым понятием, которое используют разные организации, вне зависимости какая система учета, классификации и идентификации применяется в их делопроизводстве и в СЭД.

Принцип однократной регистрации

Действующие сегодня Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие положения по регистрации документов и не включают положений, запрещающих или разрешающих повторную регистрацию документов. Однако Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, говорят о том, что регистрация документов должна быть Однократной:

3.4.1. … При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.

При этом рекомендательно они могут использоваться для построения системы документооборота компаний с госучастием и для любых коммерческих структур.

Повторная регистрация документа

Термин «повторная регистрация документа» и его определение не содержатся в нормативно-методической базе делопроизводства.

Но на практике в некоторых организациях документы повторно регистрируют при передаче между подразделениями. Другими словами, при повторной регистрации документ сначала регистрируется в одном подразделении (при создании или получении от сторонней организации или гражданина), а затем передается на исполнение в другое (второе) подразделение. При этом во втором подразделении сведения о документе повторно вносятся в другую регистрационную форму (другой журнал или другую регистрационную карточку), а самому документу может быть присвоен новый регистрационный номер.

Понятие «повторная регистрация» также может использоваться в отношении входящих документов, то есть документов, поступающих от организаций и граждан. Например, при уже зарегистрированной копии входящего письма, поступившей по электронной почте или факсу, повторно регистрируют подлинник документа, который поступает позднее.

Основная причина использования повторной регистрации заключается в отсутствии удобных средств поиска и в потребности учета документов, поступающих для работы в конкретное подразделение. К такому часто прибегают из-за отсутствия специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать работу с документами – проще говоря СЭД.

Если в организации не используется специализированное программное обеспечение, то осуществлять учет всех документов в подразделении можно только с помощью заполнения «своих» регистрационных форм. Соответственно, в данном случае при передаче документа между подразделениями сведения о передаваемом документе приходится вручную повторно вноситься в регистрационные формы каждого из подразделений.

Недостатки повторной регистрации документа

Повторная регистрация документа при передаче его между подразделениями одной организации увеличивает трудоемкость работ по обработке документов. В данном случае в каждом подразделении нужно от начала до конца заполнить регистрационную форму. То есть если в подразделение поступает много документов, то повторная регистрация документов будет отнимать «львиную» долю рабочего времени сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.

А если во время повторной регистрации документу присваивается новый регистрационный номер, то это будет негативно влиять на дальнейшую работу с документом. При такой технологии работы документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат. Соответственно, при поиске документа по его регистрационному номеру могут возникнуть проблемы, а при подготовке ответа на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер необходимо указывать.

Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение.

Регистрация документов в СЭД

СЭД позволяют отказаться от дублирования регистрационно-контрольных карточек в большинстве случаев и двойной работы, при этом выдержать высокие стандарты документационного обеспечения управления. СЭД позволяют отслеживать полный цикл работы с документом, в том числе движение документов, как в электронном, так и бумажном виде.

Документ регистрируется в СЭД однократно: один раз создается РКК, в которую в процессе регистрации вносятся основные данные о документе и к которой, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронный образ документа.

РКК, направленные вместе с документами в подразделение, автоматически включаются в электронную картотеку подразделения и могут использоваться для учета и поиска документов, формирования отчетов, осуществления контроля за исполнением поручений и т. д. Отметим, что в большинстве СЭД пользователи работают с единой регистрационной карточкой документа и в итоге в одну РКК вводится вся информация о работе с документом, которую выполнили разные должностные лица. Кроме того, СЭД автоматически фиксирует пересылку регистрационной карточки и электронного документа (электронного образа документа) между подразделениями.

При этом СЭД могут и не запрещать двойную регистрацию документов. Поэтому может возникнуть ситуация, когда даже при использовании СЭД в организации используют двойную регистрацию. Рассмотрим типичные кейсы и рекомендации по оптимальному построению процесса.

Кейс 1. Документы, доставленные разными способами

Если ранее уже поступавший и зарегистрированный документ, поступает в организацию но другим способом доставки, то такие документы повторно Не регистрируются.

Рекомендация

Нужно найти первоначальную РКК в СЭД и в ней отразить, что поступил оригинал или копия документа и дату поступления. Чтобы избежать дублей пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.

Кейс 2. Документы, поступившие в разные места регистрации

Если Бумажный документ поступил на новое место регистрации (например, территориально удаленное подразделение), то там он регистрируется под тем же номером: создается новая РКК с таким же номером, но с новой датой и новым местом регистрации.

Таким образом повторно осуществляется регистрация, только чтобы отразить факт поступления Бумажного документа на другое место регистрации. В любом случае при поступлении документа в организацию его регистрационный номер должен быть один, не зависимо от количества мест регистрации.

Рекомендации

Чтобы избежать дублей и правильно заполнить номер пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.

С внедрением системы электронного документооборота нужно стараться по максимуму сокращать места регистрации. Оставлять только в том случае, если на это место регистрации поступают Бумажные документы напрямую, минуя другие места регистрации.

Благодаря единой СЭД сотрудники могут с лёгкостью использовать один электронный документ в разных подразделениях, разделённых огромными расстояниями.

СЭД позволяет минимизировать внутреннюю бумажную переписку.

Кейс 3. Документооборот холдинга и его дочерних организаций

И хотя холдинговые структуры, как правило, предполагают общие стандарты и принципы работы, гражданский кодекс разные юридические лица трактует как Разные субъекты права. Соответственно каждое юридическое лицо ведет свое делопроизводство (хоть и на общих принципах) и самостоятельно ведет регистрацию и хранение документов.

Официальное письмо одного предприятия холдинга в другое с точки зрения переписки является двумя учетными делопроизводственными единицами: Исходящим письмом для первой компании и Входящим письмом для второй компании. И, соответственно, имеет номер документа, присвоенный в первой компании и регистрационный номер, присвоенный во второй компании. То есть хотя по содержанию эти два объекта и идентичны, но по сути и реквизитному составу это два разных письма. И это не является повторной (двойной) регистрацией. Так ГСДОУ, говоря о запрете повторной (двойной) регистрации, понимает под этим регистрацию в пределах одного юридического лица.

Далее это письмо должно быть учтено в делах обоих организаций (и при этом вполне возможно будет иметь разные сроки хранения). И тот факт, что эти две организации работают в рамках одной информационной системы, ничего не меняет. То есть официальный документооборот между предприятиями холдинга должен строится на тех же принципах, что и документооборот с любым другим корреспондентом.

Рекомендации

Технически и организационно если предприятия холдинга используют одну СЭД, можно и нужно Оптимизировать документооборот между ними:

Кейс 4. Документооборот между госорганами разного уровня

Ситуация, подобная холдингам, наблюдается и органах гос. власти. Например, органы исполнительной власти области или федеральное министерство и его территориальные отделения с точки зрения документооборота отдельные самостоятельные хозяйственные единицы. Даже если они работают в одной информационной системе, учет документов – разный.

Частично эта бюрократизация сейчас тоже снижается за счет единых информационных систем. Например, СМЭВ в рамках административных регламентов позволяет отправлять/получать «информацию» между госорганами с минимум делопроизводственных операций.

Кейс 5. Финансовые документы и другая специализированная информация

В некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию. Например, входящие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. На службу ДОУ может быть возложено отслеживание местонахождения бумажных экземпляров, которые передаются по подразделениям, а бухгалтерия отказывается брать на себя эту функцию.

Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:

Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации.

При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку.

Выводы

Итак, в настоящее время Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение. Повторная (двойная) регистрация:

Является ли ошибкой отсутствие информации в справке?

1. Неправильное указание места представления сведений. Код 0100200000.

Ошибка появляется, если неверно указан код налоговой инспекции. Проверить код во избежание ее можно через специальный сервис на сайте ФНС России.

После исправления ошибки, отчет необходимо направить в ИФНС повторно.

Также может быть «Неправильное указание места представления сведений» при отправке информационного запроса (ИОН) в ПО «Астрал Отчет» (если при формировании запроса не указано «получить выписку за обособленные подразделения или филиалы»).

2. Неправильное указание (отсутствие) сведений по доверенности. Код 0100500000.

Возникает, если подписант в доверенности указан неверно, и когда доверенность отсутствует в налоговой.

В случаях, когда налоговую декларацию подписывает уполномоченный представитель, на титульном листе в разделе «Достоверность и полнота сведений» проставляется код «2», указывается Ф. И. О. представителя и наименование, дата и номер его доверенности. Оригинал доверенности также нужно предоставить в налоговую.

Когда фирма сама за себя сдает документы, подписант в отчете – руководитель, признак подписанта – «1».

Соответственно, необходимо проверить, верный ли признак подписанта на титульном листе отчета, правильно ли указаны сведения о доверенности, отправлен ли оригинал доверенности и ее копия в ФНС России.

3. Отсутствует сообщение о доверенности. Код 0100500006.

Если декларацию отправляет представитель, необходимо предоставлять и сообщение о доверенности.

Это отдельный файл формата xml, с наименованием NO_DOV_A_K_O_GGGGMMDD_N, где:

Расширение имени файла – xml. Текущий действующий формат – 5.03.

Если указанное сообщение о доверенности не прилагается, отчет не будет принят. Необходимо будет сформировать документ и перенаправить отчет.

4. Неправильное указание сведений о руководителе организации, индивидуальном предпринимателе. Код 0100600000.

Сведения о подписанте указываются на титульном листе отчета. Если это руководитель фирмы или ИП, ставится код «1», а его личные данные (ФИО) должны совпадать со сведениями из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, и сданными, содержащимися в электронной подписи.

Если в последней ошибка, ее нужно перевыпустить.

5. Ошибка в последовательности представления сведений. Код 0100800000.

Это общая ошибка, свидетельствующая о том, что где-то указан не тот состав данных или нарушена последовательность предоставления сведений.

При этом, в отказе может быть указана дополнительная информация о том, что именно неверно в отправленной декларации. После исправления ошибок данные необходимо перепредоставить.

Посмотреть требования для конкретной декларации или расчета можно через бесплатный сервис на сайте ФНС России.

6. Файл с таким именем уже зарегистрирован. Код 0200200017.

У каждого файла отчета должно быть уникальное имя (универсальный уникальный идентификатор).

7. Файл XSD-схемы не найден. Код 0300100002.

К структуре и составу налоговых деклараций есть определенные требования. Проверка их происходит по xsd-схемам (актуальные описаны в бесплатном сервисе ФНС России). Выберите налог, документ, которым отчитываетесь, период, и сможете просмотреть нужную форму, шаблон и формат отчета.

К данной ошибке могут быть примечания, что и где нужно исправить. Если их нет, стоит обратиться в ИФНС.

8. Не найден плательщик по ИНН и КПП или ИНН, представленному в файле. Код 0400100001.

ИНН и КПП в декларации должны совпадать с данными в Свидетельстве о постановке на учет.

Если выдается ошибка, проверьте правильность заполнения кодов. После исправления вновь отправьте данные в налоговую.

9. Документ с указанным “Видом документа” и “Номером корректировки” уже зарегистрирован. Код 0400200005.

У двух принятых отчетов за один и тот же период не может быть одинаковый номер корректировки. Если первичный отчет принят без ошибок или принят с уточнениями, то повторно надо подавать уже уточненную декларацию.

Когда эта ошибка пришла в ответ на уточненный отчет, нужно проверить номер корректировки предыдущей принятой уточненной декларации (в следующем отчете он должен быть на единицу больше).

Проще говоря, если принята корректировка № 2, укажите № 3, выгрузите отчет и перенаправьте повторно в ИФНС

10. Нарушение условия присутствия (отсутствия) элемента (атрибута). Код 0400300000.

Это тоже общая ошибка, свидетельствующая об отсутствии или избыточности какого-то элемента. Как правило, отказ дополняется более подробными сведениями об ошибках.

Перечень обязательных элементов для налоговой декларации можно проверить с помощью бесплатного сервиса на сайте ФНС России (выберите вид отчета и период, затем нажмите «Формат документа».

Вы увидите раздел «Состав и структура документа (Документ)», где прописаны все обязательные элементы файла и требования к ним.

Если в колонке «Признак обязательности элемента» стоит «О», без этого показателя отчет не примут).

Нужно проверить отчет и отправить его заново.

11. Регистрация уточненного документа без первичного. Код 0400300001.

Как правило, в строке «номер корректировки» в первичной декларации проставляется «000», при представлении уточненной декларации указывается номер корректировки: «001», «002», «003» и т. д.

ФНС может направить уведомление об отказе в приеме, если:

Нужно проверить строку «номер корректировки», исправить ошибку, выгрузить данные заново и отправить их в налоговую.

Важно: не отправляйте уточненную декларацию без квитанции о приеме первичного отчета и не подавайте уточненный расчет в один день с первичным.

12. В ЕРСВ нарушено равенство взносов. Код 0400400011.

Это означает, что расчет не прошел логистический контроль.

В соответствующих строках раздела 1 приложения 1 к расчету необходимо указать:

Данная ошибка, как правило, возникает, если:

Проверьте расчет по контрольным соотношениям ФНС и ФСС в бесплатной программе Tester (требует регулярного обновления). Теперь она проверяет не только формат, но и контрольные соотношения (информация ФНС от 26.12.2017). Тестовую программу регулярно обновляйте.

Ошибки в персональных данных сотрудников могут быть в базе налоговой инспекции. В таких случаях необходимо направить в инспекцию письмо с точными данными СНИЛС, ФИО и ИНН каждого сотрудника.

Ошибки в приеме могут быть также вызваны обновлением приемного комплекса в налоговой инспекции, значит, нужно несколько дней подождать и отправить отчеты повторно.

Как понять уведомление ФНС об отказе: шпаргалка для бухгалтера

Проверив отчет, ФНС в течение следующего рабочего дня направляет компании квитанцию о приеме или уведомление об отказе. В документе пишут код ошибки и расшифровку этого кода. Чтобы бухгалтерам было проще разобраться, в чем ошибка и как ее исправить, эксперты Экстерна составили шпаргалку по 10 самым распространенным причинам отказов.

В Контур. Экстерне бухгалтеры видят не только само уведомление об отказе, как оно приходит из налоговой, но и комментарии к ошибкам и ссылки на нужные инструкции. Мы свели подсказки по самым частым отказам в таблицу. Она будет полезна вам, если вы отчитываетесь через другую программу или хотите систематизировать информацию.

Отказ в приеме отчетности: как действовать

Код ошибки Что пишет ИФНС Что это значит и что делать

0400200005	Повторная регистрация первичного документа	Возможно, ранее вы подали документ с тем же номером корректировки. Если это так, укажите в реквизитах отчета следующий номер корректировки и отправьте снова. Если вы впервые сдавали отчет с таким номером корректировки, ошибка может быть связана с тем, что файл повторно загрузился базу данных ИФНС. Отчет в этом случае считается представленным. Как проверить, что отчет принят, описано в инструкции
0400400011	Нарушено условие равенства значения суммы страховых взносов по плательщику страховых взносов совокупной сумме страховых взносов по застрахованным лицам	Такой отказ приходит на РСВ. Убедитесь, что вы правильно заполнили в отчете строки 060, 061, 062 в Подразделе 1.1 Раздела 1 и что суммы страховых взносов в Разделе 3 соответствуют суммам в Разделе 1.. Как проверить, есть ли ошибка, и исправить ее, рассказано в инструкции
0400100001	Не найден плательщик по ИНН\КПП, представленным в файле	Ошибка может появляться из-за того, что неверно указан КПП или код инспекции, куда отправлен отчет, из-за перевода организации в другую инспекцию или нестыковки в данных самой инспекции. Как действовать в каждом случае, читайте в инструкции
0400400018	Нарушено условие равенства значения базы для исчисления страховых взносов по плательщику страховых взносов совокупной сумме по застрахованным лицам	Отказы с такой формулировкой приходят на РСВ. Причина в том, что в базе ФНС суммы в приложении 1 Раздела 1 не сходятся с суммой значений за 3 месяца из Приложения 1 и соответствующих значений по всем сотрудникам за предыдущие периоды. Как исправить эту ошибку, описано в инструкции
0400400017	Нарушено условие равенства значения суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, по плательщику страховых взносов совокупной сумме по застрахованным лицам

Экстерн помогает «отловить» большинство ошибок до отправки отчета, а если придет отказ — быстро сориентироваться, что и как исправить.
Попробуйте — 3 месяца бесплатно.

Отказ в приеме отчетности: как действовать (продолжение)

Код ошибки Что пишет ИФНС Что это значит и что делать

0100500001	Отсутствуют сведения о доверенности в налоговом органе	Если документ подписывал не руководитель организации, убедитесь, что вы представили в инспекцию доверенность на право подписи. Если вы уверены, что передавали доверенность, или отчет подписывал сам руководитель, воспользуйтесь инструкцией. Про оформление доверенности для отчетности мы писали в статье. Там же можно скачать образцы доверенностей для разных случаев
0100200009	Файл направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит получение данной информации	Проверьте, что вы правильно указали код ИФНС, в которую был направлен документ. Если инспекция была указана верно, убедитесь, что данные заполнены правильно
0400300001	Регистрация уточненного документа без первичного	Убедитесь, что вы подавали первичный документ, налоговая его приняла и ИНН-КПП первичного и корректирующего отчета совпадают. Если отказ пришел на 6-НДФЛ, проверьте ОКТМО. Удостоверьтесь также, что правильно выбран период отчета, а организация не переводилась в другую инспекцию. Как действовать в каждом случае, читайте в инструкции
0300100002	Файл xsd-схемы не найден	Решение зависит от того, на какую форму пришел отказ. Инструкции, которые помогут проверить, правильно ли заполнены данные, собраны на странице
0000000002	Декларация (расчет) содержит ошибки и не принята к обработке	Если отказ пришел на РСВ, то рекомендуем отправить его еще раз. Если отказ пришел на другой отчет — обратитесь в техническую поддержку. Сообщите, пожалуйста, ИНН и КПП организации, название отчета и дату его отправки, а также текст ошибки, указанный в уведомлении об отказе

Отказов в приеме отчетности в десятки раз больше — мы рассмотрели только самые частые. Отчитывайтесь через Экстерн, чтобы не допускать ошибок, а если ошибки все же закрались — быстро их исправлять.
Попробуйте — 3 месяца бесплатно.

Ошибки в справке о доходах госслужащего: практика и разъяснения

В справке о доходах часты ошибки и недостоверные сведения. Иногда не декларируют объекты, доходы и расходы. Расскажем на примерах из судебной практики и рекомендаций ведомств, что учесть, разъясняя служащим порядок заполнения справок, когда можно увольнять за ошибки, а какие из них лучше простить.

Допустил техническую ошибку

Не привлекайте служащего к ответственности, если он совершил ошибку не по своей вине или она является результатом опечатки.

Минтруд приводит четыре примера:

Сдал справку неуполномоченному лицу

Желательно письменно разъяснить служащим, кому и как сдавать справки, а также попросить их расписаться на разъяснении. Если вы этого не сделали, не привлекайте к ответственности сотрудника, который нарушил порядок.

Муниципальный служащий представил справку о доходах на себя и своих детей. Об этом свидетельствовал проставленный на них штамп входящей корреспонденции. Однако его проставил практикант, а не сотрудник, ответственный за прием справок. Поэтому работодатель посчитал, что служащий не представил сведения, и уволил его со службы.

Суд признал увольнение незаконным, решив, что служащий исполнил обязанность надлежащим образом. Работодатель не разъяснил служащему, кому и как сдавать справку.

Суд также отметил, что кадровая служба не провела проверку информации о совершении служащим коррупционного правонарушения. Докладная записка в адрес председателя комиссии была составлена секретарем комиссии, служебная проверка не назначалась.

Не указал подотчетные суммы

Деньги, которые выданы под отчет, показывать в справке не нужно, разъяснил Минтруд. Такие средства не являются собственностью сотрудников, у последних нет возможности использовать их на личные нужды. Если на имя служащего открыт банковский счет для перечисления подобных сумм, то сведения о нем нужно отразить в разделе 4.

Правило действует и в отношении компенсаций служащему документально подтвержденных расходов, связанных с деятельностью организации.

Поделил сумму кредита на число созаемщиков

В справке должны быть указаны любые заемные обязательства на сумму более 500 тыс. руб., даже когда кредит брали несколько заемщиков, отвечающих по обязательству солидарно.

Госслужащий не указал в справке обязательства по кредитному договору. Он решил, что его долг не превышает 500 тыс. руб., поскольку был созаемщиком. Работодатель с этим не согласился и привлек его к дисциплинарной ответственности.

Суд поддержал работодателя. Кредитным договором было предусмотрено, что созаемщики отвечают солидарно. Поэтому кредитор может требовать исполнения обязательства в полном объеме как от всех должников совместно, так и от каждого в отдельности.

Не указал кредитную карту, открытую без банковского счета

Служащий должен отчитаться не о картах, а о счетах в банках. При этом к одному счету может быть открыто несколько карт.

Госорган посчитал, что служащий не указал банковские счета, а также остатки по ним. Речь шла о банковской карте, открытой для оплаты кредитного договора.

Однако в суде служащий пояснил, что данные о счетах указал на основании сведений, полученных от банка. Банк подтвердил наличие банковской карты, которая использовалась для оплаты кредитного договора и при этом не имела банковского счета.

Остатки на ней доходом клиента не являлись, так как сумма остатка входила в состав ежемесячного платежа по кредиту.

Таким образом, суд не нашел оснований полагать, что служащий представил заведомо недостоверные и неполные сведения.

Новое имущество указал, но забыл рассказать о доходах и расходах

Служащие склонны ошибаться, когда нужно несколько раз отчитаться, по сути, об одном и том же факте или объекте. Так, при покупке квартиры ее нужно указать в разделе 3.

1, а если стоимость жилья превышает общий доход сотрудника и его супруга (супруги) за три последних года, должен быть заполнен и раздел 2.

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, рекомендуем разъяснять такие моменты служащим особенно тщательно.

Служащий получил от своей матери деньги на покупку квартиры, а на следующий год приобрел ее. Однако в справке о доходах он отразил только сведения о самой квартире, а о доходах (договор дарения денежных средств для приобретения квартиры, заключенный служащим и его матерью) и расходах (приобретение квартиры) — нет. В связи с этим нарушением он был уволен.

Хотя служащий утверждал, что у него не было умысла скрывать эти сведения, а при приеме справки ему не указали на явные несоответствия, которые можно было устранить (есть сведения о квартире, нет сведений о расходах и доходах), суд посчитал действия работодателя правомерными.

Здравствуйте! Меня зовут Олег. На страницах своего журнала я собираю интересную и любопытную информацию из разных источников в интернете, обрабатываю, проверяю и выкладываю. Если вы видите ошибки и неточности, то напишите о них в комментариях, в группе ВК или Одноклассниках. Также, я всегда отвечу на любые вопросы. Задавайте их на соответствующей странице вверху сайта.

Источник