канцтовары на какой счет отнести в бухгалтерии с 2021
Учет материальных запасов с 2021 года
Учет запасов с 2021 года — тема, которую мы продолжаем рассматривать. В предыдущих статьях мы обсудили общие изменения в учете запасов с 2021 года, подробно разобрали учет спецодежды. Сегодня рассмотрим другие аспекты учета, связанные со вступлением в силу ФСБУ 5/2019, главное внимание уделим управленческим запасам и учету инвентаря.
Содержание статьи:
1. Учет запасов с 2021 года — Запасы для управленческих нужд
2. Учет запасов с 2021 года — Примеры учета канцтоваров
3. Учет запасов с 2021 года новые правила
4. Учет материальных запасов в 2021 году
5. Учет запасов по ФСБУ 5/2019 — Примеры учета инвентаря
1. Учет запасов с 2021 года — Запасы для управленческих нужд
Учет запасов по ФСБУ 5 2019 позволяет по-новому подходить к запасам для управленческих нужд. Сегодня ни один нормативный документ в российском учете не содержит ни определения, ни хотя бы примерного перечня управленческих запасов (затрат).
Поэтому каждая компания с 2021 года должна определиться с собственным перечнем затрат для управленческих нужд. Раньше можно было работать и без такого перечня, при квалификации запасов руководствуясь лишь здравым смыслом.
Сейчас все по-другому. И важно для любых компаний, хотя и по разным причинам:
Любая компания может учет запасов по ФСБУ 5 2019 не вести в отношении запасов для управленческих нужд. В этом случае рекомендовано затраты, которые раньше формировали бы стоимость запасов, учитывать в расходах периода, в котором они понесены (п. 2 ФСБУ 5/2019).
При этом организация может сразу отражать такие расходы, например, на счете 26. Разработчики 1С на настоящий момент предлагают нам два варианта:
первый — при проведении Списания с расчетного счета, выбрать в строке «Расчеты» вариант не по «актам и накладным», а «без закрывающих документов». Такой вариант подойдет для организаций, применяющих УСН с объектов налогообложения «Доходы».
второй — сначала отразить расходы на одном из затратных счетов, используя документ «Услуги (акт, УПД). Проводки по счету 10 в этом случае тоже не будет.
Раньше такой вариант применяли некоторые компании, имеющие право на упрощенный учет.
Если решили учет запасов по ФСБУ 5 2019 в отношении запасов для управленческих нужд не вести, отражаем это решение в учетной политике, сопровождая списком управленческих расходов. При составлении отчетности информацию раскрываем в бухгалтерской отчетности.
Когда и как это сделать? Составляя отчетность за 2021 год. Например, в Пояснениях к бухгалтерской отчетности, сформированных в виде текстового файла.
Но так следует поступить, предварительно оценив последствия такого решения для компании.
Возможно, в вашей немаленькой фирме так организован учет управленческих запасов, что каждая ручка выдается после утверждения заявки на канцтовары от подразделения. Учет ведется помесячно, движение запасов отражается и в бухгалтерском, и в управленческом учете. Если отказаться от признания управленческих затрат запасами, будет сломана годами сложившаяся система учета. Пусть и управленческого. Но базирующегося на бухгалтерском.
Еще один момент, который нужно учесть, особенно производственным компаниям, – управленческие запасы теперь не формируют себестоимость продукции. Производственникам придется пересмотреть локальные акты по расчету себестоимости продукции, убрать из расчетов управленческие затраты. И также определиться с перечнем управленческих расходов, выделив дополнительно те управленческие расходы, которые связаны с созданием продукции (п. 18, б) и п. 26 г) ФСБУ 5/2019). Их нужно оставить в расчете себестоимости.
Но придется по-другому организовать учет.
Учет запасов с 2021 года новые правила в отношении тех затрат, которые учитывались на счете 26, теперь этот порядок нужно пересмотреть.
Разработчики 1С внесли изменения в программу. Теперь вести учет управленческих затрат, непосредственно связанных с производством, нужно на счете 25 (либо другом бухгалтерском счете, в соответствии с учетной политикой фирмы). Но не на счете 26, который с 01.01.2021 закрывается в полной сумме на счет 90.08 «Управленческие расходы».
Остатки на счете 26 на начало года (если они были), следует перевести со счета 26 на тот счет, где теперь будут учитываться аналогичные запасы.
2. Учет запасов с 2021 года — Примеры учета канцтоваров
Вариант 1 – принято решение управленческие запасы по ФСБУ 5/2019 не учитывать, затраты относить на расходы текущего периода.
Дебет 26 Кредит 60 — поступление канцтоваров,
Дебет 60 Кредит 51 — оплата канцтоваров.
Вариант 2 – ФСБУ 5/2019 в отношении управленческих запасов применяются.
Вся канцелярия, материальные затраты на содержание офиса, учитываются по прежним правилам, например:
Дебет 10.06 Кредит 60 — поступление канцтоваров,
Дебет 26 Кредит 10.06 — канцтовары переданы в эксплуатацию.
Более дорогие офисные принадлежности, которые, возможно, ранее учитывали на счете 10.09 (после передачи в эксплуатацию — за балансом, на счете МЦ.04), можно учитываются в прежнем порядке. Те, которые приняты на учет до 01.01.2021. Новые аналогичные учитываем в запасах, только если срок их службы менее 12 месяцев.
3. Учет запасов с 2021 года новые правила
Правил достаточно много, мы их уже обсуждали в предыдущих статьях. Еще раз напомним некоторые.
Микропредприятия вообще могут не применять ФСБУ 5/2019. Кроме тех, у кого нет права применять упрощенные способы учета. Но и им не следует торопиться с решением. Сначала нужно оценить возможные последствия.
Например, если маленькая фирма занимается торговлей, складской учет необходим. Без него практически невозможно отслеживать движение товаров, следить за их сохранностью. Проще применять новый стандарт по запасам. Тогда не придется прописывать свои собственные правила учета в учетной политике относительно материальных расходов. Просто написать, что ФСБУ 5/2019 не применяется, на наш взгляд, недостаточно. Нужно сформулировать свой способ учета.
Запасы со сроком полезного использования более года, теперь и не запасы вовсе (п. 3 ФСБУ 5/2019). В отношении них, учитывая применяемые в организации нормы по учету основных средств (ОС), существенность информации о таких активах для пользователей отчетности, и, помня про метод рациональности, следует выработать новый подход. И также прописать этот подход в учетной политике по бухгалтерском учету.
Учет запасов с 2021 года новые правила в отношении спецодежды мы рассмотрели в отдельной статье. Аналогичные действия, на наш взгляд, нужно проводить в отношении всех активов со сроком использования более года. Сейчас такие активы стали называть малоценными объектами, малоценными ОС, несущественными ОС, но суть не изменилась.
Можно часть таких запасов учесть и в составе основных средств (ОС). Но только в случае, когда:
предполагается экономическая выгода от использования таких активов,
данные о стоимости таких активов существенны для пользователей бухгалтерской отчетности.
Напомним, что если вы определили для себя, что последствия перехода на ФСБУ 5/2019 вы будете отражать перспективно, то остатки инвентаря на счетах учета на 01.01.2021 можно оставить без изменений.
4. Учет материальных запасов в 2021 году
В учете материальных запасов (теперь мы к ним относим только те, которые используем в течение года или операционного цикла). Многие правила остались прежними, но есть и отличия.
Формирование первоначальной стоимости запасов.
Появились новые составляющие такой стоимости. Например, стоимостное выражение оценочного обязательства по будущему демонтажу, утилизации запасов и восстановление окружающей среды (при необходимости).
В некоторых случаях при формировании стоимости запасов нужно определять их справедливую стоимость, а не фактическую или рыночную, как мы делали ранее. Например, когда материалы оплачиваются неденежными средствами, вносятся в уставный капитал, когда получены безвозмездно.
Порядок определения справедливой стоимости в стандарте не прописан. Есть лишь отсылка к международному стандарту IFRS 13 «Оценка справедливой стоимости». Одно из положений IFRS 13 (п. 9) определяет справедливую стоимость как цену, которая была бы получена при продаже актива или уплачена при передаче обязательства в ходе обычной сделке на активном рынке.
Изменился подход к последующей оценке запасов, формированию резерва под обесценение. Незавершенное производство теперь включается в состав запасов и регулируется по тем же правилам ФСБУ 5/2019, что и материалы, товары и готовая продукция.
Кроме того, учет материальных запасов в 2021 году нужно вести, переосмыслив некоторые правила, которые ранее были прописаны, например, в Методических указаниях (МУ) по учету МПЗ.
Уже появились новые рекомендации по отражению привычным операций. Например, по оприходованию излишков материальных запасов, обнаруженных при инвентаризации.
Советуем ознакомиться с рекомендациями центра БМЦ. Например, с Рекомендацией Р-120/2020-КпР «Активы, выявленные в результате инвентаризации».
Ранее применялись правила МУ по учету МПЗ, теперь можно применять ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». Да, новый подход заключается в том, что обнаруженные излишки или недостачи трактуются как результат ранее допущенных ошибок в учете. В зависимости от срока возникновения ошибки, срока ее обнаружения, существенности стоимости излишков, необходимо сделать ту или иную корректировку в учете.
5. Учет запасов по ФСБУ 5/2019 — Примеры учета инвентаря
Рассмотрим примеры по учету малоценных объектов. Объектов, которые раньше отражали на счете 10.09 и относили к «инвентарю и хозяйственным принадлежностям».
Пример 1
Приобретение производственного инвентаря стоимость ниже лимита ОС (20 тысяч рублей, без НДС), со сроком полезного использования более года. Компания в 2021 в отношении ОС применяет ПБУ 6/01.
Учет ведем по-прежнему, например, на счете 10.09. После передачи в производство (счет учета 20, 23, 25, но не 26) учитываем на забалансовом счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».
Актив удовлетворяет критериям признания ОС, а не запасов. И, на наш взгляд, должен квалифицироваться как ОС. Из-за малой стоимости (менее 40 тыс. рублей за единицу без НДС), в соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 можно признать его малоценным ОС, учитывать в составе материально-производственных запасов (МПЗ), т.е. по правилам ФСБУ 5/2019, ведь именно они действуют с 2021 года.
На счетах учета такой актив должен отражать обособленно. Счет 10.09 для этого вполне подходит.
Далее, в соответствии с п. 36 ФСБУ 5/2019 стоимость такого актива списывается по мере отпуска в производство (или ином выбытии) одним из способов, определенных в учетной политике:
по средней себестоимости,
по себестоимости единицы
по ФИФО (первых по времени поступления).
И отражается за балансом на счете МЦ.04.
Пример 2
Приобретение офисной оргтехники стоимость ниже лимита ОС, со сроком полезного использования 3 года. Например, МФУ (принтер, копир, сканер) стоимостью 18 тыс. руб., в т.ч. НДС 3 тыс. руб. Компания в 2021 в отношении ОС применяет ПБУ 6/01, от учета управленческих расходов по ФСБУ 5/2019 не отказалась.
Подход тот же, что и в Примере 1.
Различие — при передаче МФУ для собственных управленческих нужд счет учета выбираем 26.
На забалансовом счете МФУ тоже отражаем.
Пример 3.
Условия Примера 1, кроме того, что компания применяет ФСБУ 6/2020 досрочно, с 2021 года, либо МФЦ поступило в 2022 году, когда применения ФСБУ 6/2020 стало обязательным для всех организаций.
Возможны два варианта:
По ФСБУ 6/2020 можно установить любой лимит ОС, например 10 тыс. руб. Тогда МФУ будет «полноценным» ОС, будет учитываться в обычном порядке (вернее, по новым правилам ФСБУ 6/2020).
Если стоимость МФУ ниже установленного лимита по ОС, признавать в качестве ОС не будем. Затраты на приобретение МФУ будем отражать в расходах периода приобретения.
И учитывать на забалансовом счете МЦ.04.
Обращаем ваше внимание, что в программе 1С появляются новые (измененные документы) для учета запасов.
Так, с релиза 3.0.90 для отражения использования материальных запасов в производстве и для собственных нужд, передачи материалов работнику используется документ «Расход материалов» (аналог документа «Требование-накладная»). Но вид операции различается. В первом случае — это «Использование материалов», во втором — «Передача сотруднику».
Мы с вами рассмотрели учет материальных запасов в 2021 году. Если у Вас остались вопросы, пишите их в комментариях ниже.
Подписывайтесь на наш инстаграм и телеграм
Учет и оприходование канцтоваров, на каком счете необходимо учитывать канцелярские товары
Каждому бухгалтеру необходимо знать, на каком счете(субсчете) все же учитывать канцтовары, чтобы правильно вести учет и вовремя снимать закончившиеся материалы с остатков. Только на первый взгляд может показаться, что это мелочи, с которыми не придется возиться. Но на самом деле даже опытные специалисты допускают массу ошибок, когда пытаются отразить все перемещения канцелярии. Причем разные профессионалы говорят о различном, и каждый из них обосновывает свое решение законами и требованиями налоговой. Давайте вспомним об общих правилах, которыми стоит пользоваться, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны проверяющих органов и разберемся, как же лучше отражать подобные операции.
Оприходование канцтоваров: что к ним относится
В соответствии с Инструкцией №157 и пунктом 118 к канцелярии можно отнести:
Это основные предметы, которые всегда можно отнести к канцелярским товарам, но в реальности их намного больше. Иногда их определяют как изделия, которые применяются для переписки или оформления документов, но это не полная формулировка.
В соответствии с ней к канцелярии относят:
Кроме всего этого, работа предприятия почти всегда связана с печатями и подготовкой материалов к хранению. Поэтому сюда причисляют также:
Отдельно стоит отметить еще несколько предметов инвентаря, которые тоже относят к категории КТ:
Учет канцтоваров в бухгалтерии
Стоит отметить, что если нефинансовый актив отнести к канцелярии, то это еще не значит, что его следует автоматически причислять к категории матзапасов. Главным критерием того, засчитывать его на основные средства или все же на запасы, относится срок использования. Важно понять, предмет будет использоваться постоянно, многократно или лишь однажды.
Как правильно вести
Обычно их принимают в формате МПЗ (материально-производственные запасы), зачисляют по реальной стоимости закупки, другими словами – по сумме потраченных на покупку денег:
Прием оформляют по ПКО (приходно-кассовый ордер), который имеет форму №М-4. Движение будет отражаться в карточках учета по ф. №М-17. Все делится по видам, товарным группам и другим признакам. Заполняет эти документы кладовщик по приходно-расходной документации, которую ему предоставляют в тот день, когда совершается хозоперация. В конце месяца подсчитывают остатки, их подписывает бухгалтер после сверки данных аналитики с фактически имеющимися.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Как это закреплено законодательно
Есть методические рекомендации, которые указывают, как учитывать эти ценности. Это все вписано в 49 пункт указаний:
Всю документацию придется вести МОЛ (материально ответственное лицо) на основании бумаг прихода и расхода с проставленной датой, когда именно произошла хозяйственная операция, чтобы можно было учесть КТ по этой стоимости.
Поступление проходит по дебету 10, который именуется «Материалы». Затем по Инструкции организация может самостоятельно определить субсчета каждому виду из МПЗ. Поэтому в одном бухучете значится 10.01, отвечающий за КТ, а в другом это 10.09, необходимый для прочих товаров.
Таблица, на каком субсчете допускается учитывать и как правильно оприходовать разнообразные канцтовары
Выплачено поставляющей компании
ТН, заполняется по ф. М-4
Учитывается входящий НДС
К предыдущему добавляется СФ
Еще одна счет-фактура
Работникам, которые отправляются в командировку, выдаются деньги
Принятие канцелярии от командировочного лица
Выписывается товарный чек, подкрепляется к делу
Возвращаются денежные средства, которые подотчетные лица не потратили
На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету
Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.
Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:
В соответствии с чем
Прикрепляется документация от банка
Все переносится в складские помещения
ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ
НДС на приобретение канцелярии
СФ от поставляющей организации
Учет входящего НДС
Бумаги, которые подтверждают приход
Чек, в котором выведен НДС отдельно
На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать
В работе организации применяют два разных способа:
Стоит помнить, что 1 способ более достоверный, к нему нет вопросов у налоговых органов. Его просто использовать, если приобретается много канцелярии, но в расход сотрудникам она отправляется постепенно, небольшими порциями. Еще один плюс метода – можно рассчитывать потребность для обеспечения нормального рабочего процесса.
Основные проводки будут связаны со счетами Дт 10 и Кт 60 и 71. Нет большой разницы в том, на какой субсчет все зачислять, главное – отразить свое желание вести дела определенным способом в УП.
Засчитываем весь приход как одну штуку
Если был выбран этот вариант, то все зачисляется как 1 единица и списывать будут так же. Чтобы пользоваться подобным путем, нужно издать приказ, на его основании канцелярия будет приниматься и сразу же уходить на нужды.
В этом случае ПКО скрепляется с копией товарной накладной от поставщика, это позволит при необходимости отследить поступление.
Чтобы снять с учета, крепят заявки работников к накладной или другому подобному документу.
Среди плюсов – удобство применения. Но этот метод способен спровоцировать массу вопросов у налоговой инспекции.
Приемка по количеству
Это еще один вариант, который используют не так часто. Здесь считать будут только купленный объем, без названий и формы. Выглядеть это будет как «Канцелярка, 15 шт.». Это удобно, но может создать вопросы из-за большой разницы в стоимости. Например, списание одного кресла обойдется во много раз дороже, чем шариковой ручки.
Как вести учет без счета 10
В практике иногда бухучет ведется без «Материалов». Обычно данный способ избирается, когда планируется тут же использовать КТ на нужды компании. И эти расходы допускается записывать в виде услуг на затраты. Все это расписывается бухгалтерскими проводками, где Дт 25-26 и 44, а Кт считается как 60 и 71.
Если в этом алгоритме будут использоваться только незначительные суммы, то у налоговых служб не появляется вопросов. Но если на это регулярно тратится много денег и статья часто повторяется, то подобная ошибка спровоцирует интерес проверяющих.
Трудности могут появляться и в случае, если необходимо вычесть сумму входного НДС, ведь покупку не приняли к учету по правилам.
Еще одна сложность заключается в попытке отследить, что именно и в какой цех или отдел было потрачено. При проверке будет очень сложно понять, какие работники заказывают слишком много, приобретение для какого подразделения обходится дорого и неоправданно.
Как это будет выглядеть в бухгалтерии — основные проводки
Какой бы способ не был выбран, его предстоит вписать в УП фирмы. В любом случае бухучет проводится, как указано выше. Обязательно потребуется бухгалтерская проводка Дт распространенных 25, 26 и в отдельных случаях 44 счетов, а Кт 60 и иногда 71.
Как документально оформить покупку и использование канцелярии
Есть два варианта приобретать и приходовать:
Заранее определенный способ следует отметить в учетной политике компании и всегда его придерживаться.
Когда КТ передаются ответственному по материалам лицу, приходится делать определенное действие:
Во втором случае ответственный работник должен поставить подпись в этом документе. Себестоимость использованных товаров будет расходами по ПБУ 10/99, то есть считается, что это обычные виды деятельности организации.
Когда они выдаются сотрудникам, то списываются в соответствии с составленным требованием-накладной по ф. М-11.
Для упрощения работы и повышения эффективности стоит иметь соответствующие программы, которые облегчат оформление документации. Чтобы было проще выбрать среди многообразия ПО, советуем обратиться в «Клеверенс». Наши специалисты помогут найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса, автоматизирующее рабочие процессы за счет обьединения работы учетных систем и оборудования, например, терминалов сбора данных. Так, для тех, кто использует 1С:Бухгалтерию есть программный продукт «Инвентаризация ОС».
Списание канцтоваров
Осталось разобраться, на какой счет учета отнести израсходованные канцелярские товары. Тут стоит помнить, что эта группа материальных ценностей напрямую участвует в основной деятельности. Поэтому списать можно на сч. 26, который отвечает за общехозяйственные расходы, и на 44, в котором отражают затраты на продажу.
Когда их дают работникам, то берут со склада. Для этого необходима накладная-требование, которая заполняется по ф. М-11. Еще один вариант – воспользоваться типовой формой, которую разработали в компании специально для этой задачи, но в этом случае документ должен быть вписан в учетную политику и применяться всегда. Следует обязательно указать стоимость КТ на дату, в которую осуществлялась выдача.
На каком счете в бухгалтерии отразить канцтовары, подлежащие списанию
Бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:
У «упрощенки» алгоритм немного другой. Им можно по закону списывать все затраты в стандартную и основную деятельность сразу же после приобретения. По этой причине они не оформляют передачу сотрудникам. Все суммы будут признаны после оплаты.
Как будут выглядеть проводки по списанию канцелярии – образцы актов
Если «канцелярка» была учтена как производственные запасы, то предприятие имеет право полностью снимать их с баланса, когда их выдадут сотруднику. Дальше контроль уже не ведется. Оформляется это как Дт 91-94 и Кт 209.
Как мы уже говорили, если предмет выдается со склада, то заполняется форма М-11, которая станет основанием, чтобы составить акт списания. Его можно писать в произвольном виде, главное, чтобы его подписали МОЛ. Также в нем важно указать все наименования и стоимость принадлежностей.
Порядок, в котором будет списываться КТ
После того как мы разобрались, на какой счет относить канцелярские товары, стоит выяснить, как происходит их снятие с учета. Когда письменные принадлежности переходят со склада ответственным сотрудникам, необходимо оформить бумаги:
Иногда бухгалтерия относит сюда же заправку картриджей, но это неверный подход. Об этом говорит пп. 2 из п. 1 в статье 254 НК РФ. Эти затраты следует переводить на материальные.
Осталось понять, на какой счет учета относить канцелярию, которая отслужила свое. Сначала составляется соответствующий акт. В нем обязательно вписывается: