какую технику подразумевают слова слон и бифштекс в тайм менеджменте
Тайм-менеджмент Глеба Архангельского
Время – отнюдь не деньги, как считают некоторые люди. Время обладает в жизни человека гораздо большей ценностью. Время – это самый ценный ресурс, который только у человека может быть, и восполнить его, если уж он потрачен или потерян, никак не удастся, в отличие от денег.
Именно эта позиция стала основой жизни и деятельности одного из ведущих специалистов в области тайм-менеджмента в России – Глеба Архангельского. И говоря сегодня об управлении временем, не упомянуть этого человека просто нельзя. Именно по этой причине мы решили посвятить одну из наших статей личности и основным идеям и концепциям этого интересного человека и настоящего профессионала своего дела.
Кто такой Глеб Архангельский?
Глеб Алексеевич Архангельский, как уже было отмечено, один из самых ярких специалистов по тайм-менеджменту в России. В настоящее время он является известным бизнес-тренером, автором нескольких популярных книг по тайм-менеджменту, среди которых «Корпоративный тайм-менеджмент» и «Тайм-драйв», ставшие бестселлерами, а также генеральным директором своей собственной компании «Организация Времени», главным редактором интернет-портала «Improvement.ru», заведующим кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии и кандидатом экономических наук.
Глеб Архангельский родился в Ленинграде. Окончил Санкт-Петербургский Государственный Университет, обучаясь в котором и начал интересоваться вопросами управления временем, т.к. этого требовало совмещение учёбы с работой.
После окончания университета, Архангельский начал работать в банке, однако с организацией временем его деятельность связана никак не была. Руководство поручило ему заниматься проектом производства шампиньонов. Но это было настолько муторным и скучным занятием, что Глеб пошёл к руководству и честно признался, что это занятие, как говорится, не его, а мотивация просто равна нулю. Вполне обычная ситуация, за которой, как подразумевается, должно было последовать увольнение. Но именно в этот момент в жизни Глеба Архангельского произошло событие, которое можно назвать судьбоносным.
Руководитель Глеба спросил его том, чем бы он хотел заниматься. Глеб ответил, что его интересует система учёта и анализа времени. И желание будущего профессионала заниматься представленным вопросом самым прекрасным образом совпало с потребностями банка в организации времени. Так Глеб Архангельский начал заниматься тем, что ему действительно нравится, постепенно налаживая и совершенствуя свои отношения с самым ценным ресурсом, который есть в его жизни – временем.
Оставив впоследствии работу в банке, герой нашей статьи принял решение об основании своей собственной консалтинговой компании «Организация Времени», главой которой он и является по настоящий день. Результатом предпринимаемых этим человеком усилий и стала его репутация основоположника российской школы тайм-менеджмента.
Нельзя, конечно, говорить о том, что вопрос организации временного ресурса не был актуальным в нашей стране – им всегда интересовались отечественные бизнесмены и менеджеры разных категорий, но именно Глебом Архангельским данная проблема была локализована и начала исследоваться на самом серьёзном уровне. Сегодня проводимые Глебом Архангельским семинары и мастер-классы, касаемо тематики тайм-менеджмента, пользуются невероятным успехом.
Здесь же напомним, что тайм-менеджмент вообще представляет собой особую технологию, позволяющую абсолютно любому человеку овладеть навыками планирования своего времени и добиться, в конечном счёте, максимальной личной эффективности и продуктивности в любом деле, каким бы он ни занимался. Именно это и обуславливает ту актуальность управления временем, которую мы можем наблюдать в наши дни.
Далее мы представляем вам несколько концепций Глеба Архангельского, которым он обучает других людей, и которые применяет в своей собственной каждодневной жизни и деятельности.
Идеи Глеба Архангельского
В общем и целом, суть методик Глеба Архангельского основывается на двух базовых принципах:
«Съедать по утрам лягушек»
Одним наиболее эффективным методом управления временем является формирование привычки «съедать по утрам лягушек». Под «лягушкой» здесь понимается самое неприятное дело, которое вам нужно выполнить в течение дня. «Съесть лягушку» означает выполнить это дело. Решая в начале дня самую неприятную задачу можно не только избавить себя от неприятных забот, но и зарядиться положительной энергией на весь предстоящий день.
«Резать слона на бифштексы»
Следующим отличным методом тайм-менеджмента является «разрезание слона на бифштексы». «Слон» — это какое-то глобальное дело, выполнить которое за один заход не удастся. Чтобы сделать это, нужно разделить его на более мелкие части, т.е. «порезать на бифштексы». Пошаговое решение сложной задачи – это и есть путь к её окончательному решению.
Пошаговое выполнение дел
Ещё одним действенным советом Глеба Архангельского является выполнение одновременно только одного шага. Это касается долгосрочных планов. Из всего объёма дел, которые нужно сделать, и задач, которые нужно решить, следует выбирать одну или две, и направить все свои усилия именно на их решение в течение нескольких ближайших недель. Причём, выбирать рекомендуется задачи, которые ориентированы на достижение конкретных результатов.
Расширение зоны деятельности
Вот ещё один совет: как только вы успешно завершили некоторое количество небольших проектов в какой-либо одной сфере, нужно начинать расширять зону охвата, т.е. приступать к планированию дел в какой-то новой области, а затем начать реализовывать эти планы, предварительно разбив их на несколько составляющих. Такой нехитрый манёвр позволит вам достигать высоких результатов в той сфере, к которой вы привыкли, а также постепенно выходить из зоны комфорта, занимаясь всё новыми делами.
Анализ
Помимо всего вышеуказанного, есть и ещё один существенный момент, касающийся управления временем – это анализ. В процессе своей деятельности человек должен уделять должное внимание аналитической работе, которая, в свою очередь, может подразделяться на две составляющих:
Анализ своей деятельности подразумевает анализ того, на что именно расходуется ваше время, куда уходит большая его часть, присутствуют ли в вашей жизни хронофаги – «пожиратели» времени и т.п. Здесь очень удобно пользоваться традиционными методиками анализа использования времени, такими, к примеру, как фиксация затраченного времени в течение нескольких недель, ведение ежедневника, анализ выполненных дел в конце дня и некоторыми другими.
А анализ своих наклонностей предполагает задавание самому себе вопросов, касающихся привычек в использовании времени. Такими вопросами являются:
Помимо этих вопросов, имеется также и ряд других.
Проанализировав при помощи такой методики затраты своего времени, вы сможете увидеть, каким образом распределяется в течение дня ваш временной ресурс, и какими вы обладаете склонностями в рамках этого вопроса. Это поможет вам исключить вполне привычную, но неэффективную организацию личного времени, заменив её более продуктивной.
Напоследок
Массу замечательных рекомендаций по управлению временем вы также можете получить, ознакомившись с книгами Глеба Архангельского:
Кроме того, мы можете посетить ресурс Глеба Архангельского – «Improvement.ru», а также записаться на его тренинги и семинары (информация есть на сайте Архангельского).
Если же вам интересно узнать о других специалистах в области тайм-менеджмента, вы можете сделать это, перейдя по этой ссылке. Не забудьте ознакомиться и с нашим курсом по тайм-менеджменту.
Метод слона в тайм менеджменте. Метод поедания слона
Метод слона в тайм менеджменте – это деление огромной задачи на мелкие подзадачи, которые можно выполнить за один день.
Никому не секрет, что большой проект пугает исполнителя. Хочется его отложить на потом. Время проходит. Наступает срок сдачи проекта, а он не готов: в результате – нервный срыв, невроз.
Объемные «задачи слоны» в тайм менеджменте рекомендуют рубить на небольшие ломтики, чтобы из туши слона приготовить бифштекс и сразу же съесть за один раз.
Вы спросите «где можно в жизни применить метод слона».
Везде, где хотите: студент — при написании курсовой работы, изучении иностранного языка; дома — при свадебном путешествии; на работе — разделение производственного месячного плана между рабочими.
Метод слона в тайм менеджменте
Задача – слон это глобальная, объемная работа. На осуществление достигнутой цели потребуется ни один месяц, … год упорного труда.
Например.
Строительство коттеджа, защита докторской диссертации, получение университетского диплома, школьного аттестата.
Только метод слона в тайм менеджменте научит правильно распределять ваши силы и стремления для достижения конечного, положительного результата.
«Умение рационально использовать личное время», так трактует принцип слона тайм менеджмент.
Приступим, медленно, но уверенно поднимаясь по ступеням вверх:
1 ступень: Список дел на недельный срок.
В этот перечень фиксируются все без исключения дела.
Например.
Признание в любви. Разговор с руководством о повышении заработной платы. Сдача экзамена, зачета.
Испанцы рекомендуют съедать по одной лягушке каждый день, а лучше с утра. Чтобы остаток дня казался удачным и плодотворным.
Глеб Архангельский пишет, что вокруг него устелен ковер из зеленых лягушек. Он утверждает, что за две недели можно избавиться, если съедать по одной штуки ежедневно.
Студент из Италии Франческо Чирилло готовился к экзаменам и прославился своим методом. На нашем сайте есть контент с подробным описанием метода помодора.
Например.
Поход мужа в магазин: составьте список продуктов для покупки, выделите денежную сумму, подготовьте сумки.
2-я ступень. «Разглобализация» крупного дела.
Слоны – дела довольно сложно выполнять без плановой подготовки. Достаточно разделить большой проект на подзадачи, более мелкие, но легко выполнимые. Сколько их получится: 30 или 50. Неважно. Главное, чтобы ежедневно выполнялись не менее 5-8 пунктов ваших подзадач, так называемых «зеленых лягушек».
Метод поедания слона в тайм менеджменте – это тоже глобализация конкретной проблемы. Методом деления слонового тела на небольшие бифштексы. Таким образом, проблема будет быстро решиться, если поедание слона будет плановым и ритмичным.
3-я ступень. Наказания и поощрения.
В качестве мотивации к трудовой деятельности придумайте себе наказания на случай не выполненного задания, и поощрения.
А если слон остался в том же объеме, или на немного уменьшился. Придумайте себе наказания.
Например. Мойте сами свою машину, не ходите на автомойку. Или до изнеможения делайте физические упражнения.
Если за неделю ваши слоны уменьшатся в размере, вы можете поощрить себя любимым занятием.
Например. Поездкой в лес на шашлыки, катанием на лодке, катке.
Метод поедания слона, способы
Поедание огромного слона можно осуществить разными способами, когда:
Слоны – это повседневные проблемы, которые встречаются повсюду: на работе, в быту, в школе, в фитнесе, в спорте.
Пример.
Жена испекла на день рожденье дочери вкусный, сладкий пирог со свежей вишней. Не дождавшись, когда остынет пирог, дочь украдкой выбирает торчащую вишню и с аппетитом ее кушает.
Вы не замечаете, а ваша дочь использует метод «швейцарского сыра» для поедания вкусняшки.
Но праздник этим не заканчивается.
Приходят гости, рассаживаются за столом. Праздничный пирог разрезают на количество присутствующих, на равные части. И дружно со смехом, под звуки музыки, чествования именинницы, пирог съедается, и остаются только крошки.
Вы так же не замечаете, что на глазах у всех был применен метод поедания слона, который принадлежит тайм менеджменту.
«Пинарик» в тайм менеджменте
Ваша задача вести контроль над выполнением подзадач. И в намеченный срок решить все проблемы. Для этого используйте «пинарик», в виде таблицы.
Задача: Подготовка к 50-ти летнему юбилею родителей
| План | 01.10 | 02.10 | 03.10 | 04.10 | 05.10 | 31.10 |
| Выбрасываем старую мебель | 1 | |||||
| Чистим окна, стираем шторы | 1 | |||||
| Передвигаем мебель | 1 | |||||
| Покупаем новый диван, в подарок | 1 | |||||
| Проводим профилактику сантехники | 1 | |||||
| Готовимся к встрече гостей | 1 | |||||
| Пустые банки выносим в гараж | 1 | |||||
| Вешаем шторы | 1 | |||||
| Подклеиваем обои | 1 | |||||
| Сверлим отверстия под часы | 1 | |||||
| Меняет кран в кухне | 1 | |||||
| Итого за каждый день | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 |
| Всего за месяц | 11 |
Метод поедания слона в тайм менеджменте глубоко внедрился в современную жизнь. Деление гигантского слона на малые части позволит приблизиться к цели, стать уверенным, работоспособным и жизнелюбивым.
«Слоны», «лягушки», «единороги». Забавный тайм-менеджмент, который научит доводить начатое до конца
Чтобы всё успевать и непременно доводить начатое до конца, учись управлять своим временем. Проще говоря, не держи дела в голове, а переноси на бумагу и планируй их. Представим, что ты уже записал в блокнот задачи, цели, мечты и желания. Список внушительный, правда? С чего начать? На помощь приходит тайм-менеджмент и техника планирования «Слоны и лягушки».
Попробуй каждый из пунктов отнести к своей категории: «лягушки», «слоны», «мамонты» и «единороги».
Маленькие, мерзкие и шустрые «лягушки»
«Лягушками» в тайм-менеджменте называют небольшие, но неприятные дела. Они не занимают много времени, но почему-то их всегда хочется отложить. Это может быть визит к врачу, необходимость отправить посылку, забрать документы, помыть полы — что угодно. И когда «лягушек» становится слишком много, они начинают вытягивать из нас всю энергию. Мы чувствуем, что по уши погрязли в болоте.
Поэтому одно из правил тайм-менеджмента гласит: «Ешьте лягушек на завтрак». Чтобы в течение дня не отвлекаться на их назойливое «кваканье» у себя в голове
Не давай «лягушкам» засиживаться у себя в списке дел. Задачу, дедлайн которой ты переноси л уже три раза, без сомнения отправляй в эту категорию.
Огромные, неподъёмные и непростые «слоны»
«Слоны» — объёмные и тяжёлые задачи. Это подготовка к выпускным и вступительным экзаменам, изучение иностранного языка, написание диплома или курсовой. Мы понимаем важность и глобальность таких целей, оттого и стараемся отложить на потом. Когда сроки начинают поджимать, не доведённые до конца дела-«слоны» окончательно раздавливают нас своим грузом, превращая в неудовлетворённую жизнью лепёшку.
«Слона», как «лягушку», не съешь за один раз. Поэтому его советуют «есть по кусочкам». То есть разбивать «слона» на много небольших дел-«бифштексов». Они уже не будут казаться такими глобальными и неподъёмными. К примеру, работу над написанием курсовой можно разбить на четыре задачи: выбрать тему, составить план, собрать материал, написать текст и оформить его. Всё ещё пугает? Тогда каждый пункт разбей на ещё более мелкие кусочки.
Чтобы гарантированно доводить все дела до конца, отмечай конкретные сроки их выполнения
«Мамонты», или заплесневелые «слоны»
Если «слона» долго и упорно откладывать на потом, со временем он «испортится» и превратится в «мамонта». Так в тайм-менеджменте называют большие цели, которые потеряли свою актуальность. «Мамонтов» лучше вовсе вычеркнуть из списка и не тратить на них свои силы.
Бывает так, что через год-два или даже больше, «мамонты» перерождаются и вновь становятся «слонами». Не исключаем и такой вариант.
Мифические, радужные, неуловимые «единороги»
«Единорогами» в тайм-менеджменте называют дела-мечты, за которые мы никак не можем взяться, потому что они кажутся нереальными и недостижимыми. Чтобы воплотить в жизнь «единорога», его нужно превратить в слона и «есть по кусочкам». Оставляя своего «единорога» нетронутым, ты рискуешь в скором времени обнаружить на его месте «мамонта».
Разделив все свои дела на забавные, говорящие категории, ты увидишь, что планирование не такая скучная штука. И выполнять все задачи в срок — большое удовольствие.
Если материал был для тебя полезен, не забудь поставить «мне нравится» в наших соцсетях ВКонтакте, Instagram, Telegram, ASKfm и поделись постом с друзьями. А мы сделаем ещё больше материалов, которые пригодятся тебе для учёбы.
Битва «слонов» и «лягушек»: тайм-менеджмент для чайников
Выше должность, больше обязанностей, больше ответственности – и кажется, что значительно, значительно меньше времени… Как вообще впихнуть это бесконечное количество задач в рабочий день? Здраво распределить время и расставить приоритеты. Приемы тайм-менеджмента помогают дать максимум эффекта при минимальных энергозатратах – если взяться за это всерьез.
Есть такие задачи, к которым сложно подступиться – так они масштабны. Их называют «слонами». Их опасно откладывать, потому что чем меньше времени остается, тем легче такую задачу сорвать.
Например, перед вами стоит задача: увеличить объем продаж в отделе вдвое за квартал.
Отвечает ли она критериям SMART? Да. Она конкретна (увеличить продажи), измерима (вдвое), соподчинена (ради премии), имеет срок (один квартал). Достижима?
Ох, без плана этого не понять.
Теоретически, чтобы увеличить продажи вдвое, каждый из членов команды должен делать вдвое больше продаж. Но на деле вы знаете, от кого ожидать больше, от кого меньше, кто рискует отправиться на больничный, а кто запланировал отпуск. Самое время приступить к тому, что называется «есть слона по частям».
Каждый маленький шаг должен быть заметен. Например:
– определить эффективность каждого сотрудника и возможности его роста;
– стимулировать малоэффективных сотрудников работать лучше;
– поддержать высокоэффективных сотрудников, чтобы предотвратить выгорание;
– понять соотношение перечисленных категорий и выбрать стратегию работы с теми, кто в них не попал.
Хвататься за все подряд – значит рассеивать внимание и не заниматься как следует ничем. Кроме того, некоторые подзадачи можно выполнить только последовательно: сначала разделить сотрудников на категории, а потом заниматься с каждой категорией по отдельности, например.
Постройте диаграмму Ганта – переведя в гистограмму ваш план, вы увидите, что можно делать параллельно, а что – только последовательно. Каждую подзадачу также разделите на шаги и добавьте в диаграмму. В результате у вас получится дерево целей – визуализированный план действий, образующий иерархическую структуру задач, выполнение которых приведет вас к цели.
Теперь, когда у вас есть план и график, кажется, что дело в шляпе, но так, к сожалению, никогда не бывает. По закону Мерфи, если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так. Поэтому всегда помните о том, что может вмешаться в ваши планы, и предусмотрите выходы из этих ситуаций.
Чтобы не промахнуться мимо дедлайна – заложите дополнительные 30% времени. Эту «подушку безопасности» можно будет потратить на доработку, если потребуется, или выполнение срочных задач, которые могут неожиданно свалиться на вашу голову.
Остальные задачи выстраивайте согласно матрице Эйзенхауэра, распределив по осям важности и срочности. Важные и срочные делайте немедленно. Важные, но несрочные – вносите в список задач и делайте при первой возможности. Неважные, но срочные – делегируйте и контролируйте, а прочие откладывайте до лучших времен.
– Используйте напоминания, чтобы ни одна встреча или задача не стали неожиданностью.
– Не забывайте периодически пересматривать списки задач, удаляя неактуальные и перенося выше срочные и важные дела.
– Напоминайте себе о важных, но несрочных делах стикерами – это наглядно.
– Не забывайте, что делегировать задачи можно не только вниз, но и по горизонтали, и даже вверх – собственному руководителю. Все зависит от задачи.
– Если вы зависли над подзадачей – переходите к следующей, не теряя времени.
Универсального инструмента, который сделает вас повелителем времени, нет. Но если следовать проверенным принципам, можно получить опыт. И этот опыт в конечном итоге даст вам уверенность в том, что вы в вилах довести любое дело до конца в точно обозначенный срок.
О слонах, лягушках и других животных тайм-менеджмента
Лягушки
«Лягушки» — это мелкие, но неприятные задачи, которые люди очень не любят выполнять. Как правило, это дела, которые связаны с дискомфортом, стрессом, скукой и другими неприятными ощущениями. Вот примеры типичных «лягушек»:
При этом у каждого человека свой собственный список «лягушек». совсем не боится стоматологов, но боится парикмахеров. спокойно общается с проблемными клиентами, но паникует, когда нужно позвонить в банк. Иными словами, «лягушастость» той или иной задачи — это вещь субъективная.
можно распознать по двум характерным признакам:
Проблема в том, что постоянное откладывание «лягушек» нередко приводит к серьезным неприятностям. Например, если все время отодвигать визит к стоматологу, то однажды это закончится зубной болью или флюсом. А если долго игнорировать «клиента из ада», он может заявиться к нам в офис и устроить небольшой апокалипсис.
Более того, откладывание таких дел негативно сказывается на продуктивности и самочувствии. Наши мысли, волей или неволей, постоянно возвращаются к «лягушке», а это портит нам настроение и отвлекает от других задач.
Что с ними делать?
Выражение «съесть лягушку» в означает «выполнить неприятное дело». Эта идиома позаимствована из известного афоризма, который приписывают Марку Твену:
Если с утра вы съедите лягушку, то ничего более страшного с вами в этот день не случится.
Именно так и следует поступать с неприятными задачами: выполнять их как можно раньше и желательно в самом начале дня.
Отсюда следует «правило лягушки»:
Всегда начинайте с самого неприятного.
Вот несколько примеров, как этот принцип может применяться на практике:
Для «лягушек» в органайзере удобно создать отдельную категорию (тег, метку или ярлык), чтобы сразу находить их в своем списке дел. Например:
Обратите внимание: хотя «лягушек» и следует выполнять в начале дня, однако сам день часто рекомендуют начинать с более приятного. Например: с чашки хорошего кофе, стакана сока, свежей выпечки, любимой музыки Это помогает с утра задать позитивный настрой на весь день.
Методика поедания лягушек
По поводу «поедания лягушек» в существуют три простых правила:
1. «Ешьте лягушек» с утра. Планируйте все неприятное и сложное на утро или хотя бы на первую половину дня.
Утром у нас обычно крепче нервы, выше уровень самодисциплины и лучше работает голова. Если же откладывать неприятные задачи на вторую половину дня или на вечер, у нас может просто не хватить «маны» для их выполнения. «Съев лягушку», мы сможем весь день спокойно занимать другими делами, не отвлекаясь на ее назойливое кваканье.
2. «Ешьте лягушек» каждый день. Старайтесь каждый день выявлять в своем списке самые неприятные задачи и расправляться с ними.
Такие «лягушки» существенно влияют на нашу жизнь, а их «неприятность» связана с выходом из пресловутой «зоны комфорта» (о том, что это такое на самом деле, мы поговорим в другой раз).
3. Из двух и более «лягушек» всегда выбирайте самую страшную. Если перед вами стоит несколько неприятных задач, начинайте с той, которая вызывает у вас наибольшее отвращение.
А в идеале следует выполнять задачи в порядке их «неприятности». Как мы уже говорили, неприятные дела — это обычно самые важные для нас дела, и такой подход очень повышает личную эффективность.
Как заставить себя съесть лягушку? 5 приемов
«Лягушки» не назывались бы лягушками, если бы с ними можно было легко справиться. Увы, мы можем знать все перечисленные выше правила, но откладывать все неприятные задачи на потом.
К счастью, существует несколько способов заставить себя выполнить неприятное дело. Мы рассмотрим пять из них. Три первых приема помогут сформировать правильный настрой на «поедание лягушек». А два последних помогут справиться с неприятным делом тогда, когда мы долго не можем решиться к нему приступить.
Прием № 1. «Лягушка» — это вызов. Воспринимайте ее не как потенциальный источник страданий, а как испытание, экзамен, вызов вашим способностям, как возможность показать себе и всему миру, чего вы стоите. Используя такой способ мышление, вы будете более решительно расправляться с неприятными делами и даже получить от этого удовольствие.
Прием № 2. Не думайте о неприятной задаче до момента ее выполнения. Думать о «лягушке» следует ровно столько, чтобы ее запланировать, но не более. Чем больше мы думаем о неприятном деле, тем сильнее «накручиваем» себя и тем большее отвращение оно у нас вызывает.
Чтобы избежать такого «самонакручивания», сосредоточьтесь на других делах. Если же вы поймали себя на ненужных мыслях о лягушке, мысленно отметьте: «Ага, я думаю о лягушке». Затем спокойно и без самоосуждения вернитесь к текущим задачам.
Прием № 3. Стремитесь к тому, чтобы выполнить неприятную задачу как можно быстрее. А в идеале ее следует выполнять, как только она появились:
Чем быстрее мы «съедаем лягушку», тем проще нам это сделать. Опять же: в этом случае мы меньше о ней думаем и меньше себя накручиваем. Сосредоточьтесь не на том, чтобы сделать задачу вообще, а на том, чтобы как можно скорее от нее избавиться.
Прием № 4. Метод швейцарского сыра. Если не получается заставить себя «съесть лягушку», воспользуйтесь методом швейцарского сыра. Разделите «лягушку» на небольшие подзадачи («лягушат» или «головастиков»), которые вам легче будет выполнить. Например:
Некоторые делают так: составляют очень подробный «поедания лягушки», а потом механически выполняют задачу, глядя в этот список.
Прием № 5. Прыжок в воду. Вы, наверное, замечали, что люди на пляже делятся на два типа:
Принцип «прыжка в воду» работает и с неприятными задачами. Нам вовсе не обязательно долго собираться с духом и думать о том, как выполнить их целиком и полностью. Достаточно совершить простое действие, после которого выполнение задачи станет неотвратимым. Например:
Обычно первый шаг сам по себе не вызывает негативных эмоций. Поэтому нам достаточно просто сделать этот шаг, не думая при этом о том, что будет дальше.
Слоны
В терминологии «слоны» — это крупные, грандиозные, масштабные задачи, к которым страшно подступиться. Вот примеры типичных «слонов»:
В отличие от «лягушек», «слоны» не вызывают у нас жгучего отвращения (хотя иногда встречаются и «слоновые лягушки»). Но при этом они требуют много времени, сил и других ресурсов. Браться за такие дела страшно, поэтому их, так же как и «лягушек», часто откладывают на потом.
Проблема в том, что долгое игнорирование «слонов» тоже нередко приводит к неприятностям или к упущенной выгоде. Например, пока работник откладывает задачу «выучить английский», он лишает себя возможности читать мануалы и актуальные статьи по своей тематике. А это, в свою очередь, негативно сказывается на его карьере и профессиональном росте.
Что с ними делать?
Название этого типа задач появилось благодаря присказке:
— Как съесть слона? По кусочку!
Именно так и поступают с : их делят на более мелкие задачи («бифштексы»), которые затем регулярно выполняют. Маленькие задачи не кажутся нам страшными, сложными, непонятными или невыполнимыми, поэтому у нас реже возникает искушение отложить их на потом. Вот пример нарезания «слонов» на «бифштексы»:
| «Слоны»: | Ежедневный «бифштекс»: |
| Написать книгу | Написать 1000 слов |
| Подготовиться к экзамену | Выучить один билет |
| Овладеть методом слепой печати | 20 минут заниматься на тренажере Stamina |
| Покрасить забор | После работы покрасить одну секцию забора |
| Навести порядок в гараже | 10 минут наводить порядок в гараже |
Зелеными стрелочками обозначены повторяющиеся задачи
В те дни, когда не получается съесть намеченный «бифштекс» целиком, рекомендуется откусить от «слона» хотя бы небольшой кусочек. Например, если не получается написать 1000 слов для книги, стоит написать хотя бы 200 или даже 100 слов. Это правило помогает сохранять рабочий настрой, «инерцию движения» и привычку к регулярной работе.
Разновидности бифштексов
Разных «слонов» нужно нарезать на «бифштексы». Рассмотрим три самых популярных способа.
1. Повторяющиеся задачи. «Слона» нарезают на одинаковые или сходные задачи, которые регулярно повторяются. Этот метод в основном используется тогда, когда слон состоит из потока однотипной работы. Например:
Также этот метод подойдет для некоторых измеримых целей, то есть таких, которые выражаются в неких числовых показателях (см. технику SMART). Например: «написать 30 заметок за 1 месяц», «отложить 50 000 за год»
Для планирования таких «слонов» в органайзере нужно создать проект или категорию, поместить туда нужное количество задач и настроить их повторение. Например:
Планирование таких «слонов» проходит в два этапа. На первом этапе следует разделить слоновую задачу на отдельные шаги (этот процесс называется декомпозицией). «Слона» нарезают до тех пор, пока не получатся «бифштексы», которые без проблем можно выполнить за день. Удобнее всего такую нарезку делать с помощью ментальных карт. Вот как это выглядит в самом простом случае:
На втором этапе полученные «бифштексы» равномерно распределить по времени:
Если «слон» очень большой и сложный, его лучше не нарезать сразу и целиком, а детализировать по мере выполнения. Предположим, у нас есть задача «ремонт комнаты», которая состоит из трех этапов: побелить полоток, поклеить обои, постелить ламинат. В этом случае мы подробно планируем побелку потолка, а остальные этапы просто намечаем, но пока не трогаем.
3. Повторяющиеся бюджетируемые задачи. В этом случае «бифштекс» представляет собой отрезок времени, который мы собираемся ежедневно тратить на поедание «слона»: 2 часа в день, 1 час в день, 15 минут в день
Этот вариант подходит для нарезки фактически любых крупных задач. Его можно смело использовать в тех случаев, когда время на ежедневный «бифштекс» ограничено или когда вы затрудняетесь с нарезкой «слона».
Планируются такие «бифштексы» почти так же, как и в первом варианте: создаем в органайзере повторяющуюся задачу, но при этом указываем время ее выполнения. Например:
Отмерять такие «бифштексы» удобнее всего с помощью таймера. Устанавливаем его на нужное время и, пока он не прозвенел, занимаемся «слоновой задачей».
Другие животные
Кроме «лягушек» и «слонов», в литературе по иногда встречаются и другие животные. Они не так популярны, но знакомство с ними может помочь сориентироваться в некоторых жизненных ситуациях.
Обезьяны
«Обезьяна на спине» — это ситуация, с которой сталкиваются руководители всех уровней. Суть ее в том, что подчиненные как бы «делегируют» нам свою работу.
Представим, что обезьяны — это задачи и проблемы, которые нужно решить. Мы даем сотруднику некое поручение (вручаем ему «обезьяну») и ждем результата. Но через некоторое время он приходит к нам с вопросом или проблемой: без их решения он не может выполнить поставленную перед ним задачу. Он возвращает инициативу нам, то есть пересаживает на нас свою «обезьяну». Рассмотрим два примера.
Пример 1. Мы поручили сотруднику посмотреть цены у конкурентов. После этого он начинает массово присылать вам вопросы:
— А у кого смотреть?
— А где смотреть?
— А на какие товары смотреть?
— А как составить отчет?
Пока мы не ответили на из этих вопросов, сотрудник ждет ответа. Получается, что в эти моменты не подчиненный, а руководитель занимается выполнением поставленной задачи.
Пример 2. Бытовая ситуация: перед уходом на работу мы просим ребенка купить новые фильтры для воды. Через некоторое время он звонит и спрашивает: а какие именно фильтры нужно купить? Вы не помните названия и обещаете вечером уточнить. Все, теперь это уже не его, а ваша задача.
Если подобные ситуации возникают слишком часто, руководители начинают терять массу своего времени на «кормление обезьян», а порученные ими задачи выполняются очень медленно.
Что делать?
Для уменьшения количества «обезьян» приучайте подчиненных самостоятельно искать ответы на свои вопросы. В идеале он должен приходить к вам не с проблемой, а уже готовыми вариантами ее решения. Например, в случае с ценами, следует предложить сотруднику самостоятельно составить список конкурентов и товаров. А в случае с фильтрами — попросить ребенка самостоятельно посмотреть их название и габариты.
Однако здесь важно понимать, что в управлении не бывает универсальных решений, а к каждому человеку зачастую требуется индивидуальный подход. Если, например, сотрудник совсем неопытный, лучше не оставлять его один на один с «обезьянами».
Мамонты
«Мамонты» — это крупные задачи, которые уже утратили актуальность («вымерли»), но которые мы по привычке все еще собираемся выполнить. Такие задачи обычно начинаются со слов « я найду время и…» или «однажды я соберусь и…».
Пример 2. Женщина мечтает завести земельный участок, чтобы обеспечивать семью дешевыми овощами. Через пару лет она открывает собственный магазин и в разы увеличивает доход. Теперь она может без проблем покупать любые овощи, но продолжает мечтать о своем огороде.
Проблема таких задач вовсе не в том, что они не выполнимы. Нет, «мамонтов» вполне можно «оживить и съесть» (точно так же, как и обычных «слонов»). Проблема в том, что эти задачи и цели, нам уже не нужны. Мечтая о них, мы лишь впустую расходуем энергию. Ну, а если мы их выполним, то, скорее всего, испытаем лишь разочарование.
Что делать?
Проверяйте свои старые цели на актуальность. Подумайте, почему вы хотите их достичь и действительно ли вы этого хотите. Если же цель превратилась в «мамонта», ее следует без всякой жалости вычеркнуть из своих планов.
Единороги
Вот примеры типичных «единорогов»:
Мечты о «сказочных единорогах» отнимают у нас время и силы, но ничего не меняют в нашей жизни. Это вовсе не значит, что от них нужно отказаться (как от «мамонтов»). Напротив: чтобы быть счастливыми, мы должны воплощать свои мечты в реальность. Как говорил английский поэт Уильям Блейк: «Кто хочет, но не делает, — порождает чуму».
Что делать?
«Единорогов» следует тщательно обдумывать, находить пути их реализации и превращать в слонов (а что делать с этими животными, мы уже знаем). Вот как это работает:
Для превращения «единорога» в «слона» нужно понять, что именно мешает воплотить мечту в реальность. Затем следует сформулировать задачу, которая будет направлена на преодоление этого препятствия (рекомендуем посмотреть нашу статью о многоходовом мышлении)
На этом наша «экскурсия в зоопарк» подошла к концу. Будем рады, если сегодня вы узнали для себя новое. А напоследок небольшая шпаргалка по всем сегодняшним животным: