Как называют завхоза по современному

Кто такой завхоз?

Любое предприятие и социальное учреждение нуждается в грамотном учете и управлении. Продукты питания, расходные материалы для оргтехники, инструменты и запчасти – всё это материальные ресурсы и деньги.

Строго следить за расходом и закупкой должны специально обученные и от природы дотошные люди – завхозы.

Обязанности завхозов на производстве

Для начала следует сказать, что официально эта профессия называется «Заведующий хозяйством». Наименование говорит само за себя: руководитель, который отвечает за материальную базу предприятия.

В силу универсальности такой специалист может работать по сути, где угодно: от учреждений соцкультбыта до агрофирм и заводов.

Должность завхоза включает в себя много различных обязанностей и все они так или иначе касаются закупок, учета и расходования материальных ресурсов. Так или иначе завхоз – это всегда материально ответственное лицо, которое обязано отчитываться руководству в лице директора и главного бухгалтера обо всех расходах.

Наиболее строгий учет, как показывает практика, в государственных учреждениях (школах, больницах, детских садах и т.д.). Оно и понятно: там всё закупается за счет бюджета и подлежит строгой отчетности. В случае серьезных растрат отвечает обычно именно завхоз. Однако и в частном секторе ситуация не менее напряженная, ведь владелец бизнеса всегда платит из своего кармана, а учет ресурсов – это наиболее распространенный способ сэкономить.

Так или иначе в обязанности завхоза, где бы он ни работал, входят несколько вещей:

Сохранность инвентаря, инструментов, расходных материалов на складе;

Наблюдение за чистотой в помещениях и на прилегающей территории;

Руководство обслуживающим персоналом: уборщиками, сантехниками, электриками, охранниками и т.д.;

Закупка необходимых предметов (канцелярии, продуктов питания для столовой и т.д.);

Наём рабочего персонала и подсобных рабочих;

Инвентаризация и ведение журнала учета.

Не стоит говорить, что завхоз при этом крайне важная фигура на любом предприятии. От его организаторских способностей напрямую зависит, будет ли вовремя накормлен персонал, будут ли чистыми туалеты, а помещения вовремя вымыты, будет ли работать освещение, не прорвет ли зимой коммуникации.

По понятным причинам на должности завхоза могут работать только люди со специфическим складом характера. Как правило, это дотошные и скрупулезные работники с высокой ответственностью, умеющие организовать и продумать снабжение. Хорошим завхозам свойственна энергичность, внимательность и высокая организованность, а также умение руководить.

Источник фото freepik/freepik

Какую ответственность несет завхоз

На любом предприятии со строгим учетом завхоз при приеме на работу вместе с трудовым договором подписывает также договор о материальной ответственности. На практике это означает, что работник может быть подвергнут взысканиям или в случае крупного нарушения и вовсе попасть под уголовное преследование.

Завхоз несет ответственность в случае:

ненадлежащего исполнения обязанностей;

игнорирование распоряжений начальства;

нарушение правил противопожарной безопасности, санитарных норм, техники безопасности;

растраты и нецелевое расходование средств;

перерасход материальных ресурсов;

аварии и неполадки на коммунальных сетях, в электроснабжении и т.д.

Конечно, все зависит от того, какой объем обязанностей у завхоза и за что конкретно он несет ответственность. Если здание в собственности у предприятия, то отвечает за него именно завхоз. В случае аренды помещения – сфера его ответственности значительно меньше.

Где выучиться на завхоза

Как такового специального образования для завхоза не существует. На эту должность принимают и работников со средним специальным образованием, и с высшим. Работодателям, как правило, требуются навыки и опыт: знание хозяйственного документооборота, ведение деловой переписки, навыки владения компьютером, умение руководить людьми. По сути таких специалистов готовят СПО, занимающиеся обучением административного персонала младшего звена.

Иной вариант обучения – это краткосрочные курсы завхозов (от 1 до 3 месяцев). На них как раз учат разным прикладным навыкам: как составлять отчеты, таблицы расходов, вести базы данных с отчетностью и т.д.

Источник фото lookstudio/freepik

Вакансии завхозов и средняя зарплата

Несмотря на высокую востребованность, устроиться завхозом не так уж просто. Во-первых, работодателям нужны люди со специфическими качествами – ответственные, надежные и умеющие отдавать распоряжения.

Более того, есть масса вакансий для завхозов, где нужно совмещать и обязанности секретаря, и заниматься снабжением, и выполнять ещё массу мелких поручений. По сути – это личный помощник руководителя.

Зарплата завхоза при этом практически всегда оговаривается индивидуально. В вакансиях работодатель указывает любые суммы – от 25 до 50 тысяч рублей. Но на практике (особенно в государственных учреждениях) завхозы редко получают более 26 тысяч.

Плюсы и минусы работы завхозом

Любая управленческая должность содержит массу плюсов и минусов. Профессия завхоза не исключение. Плюсы:

возможность быстрого трудоустройства;

большой выбор вакансий;

не требуется специальное образование.

Минусы, однако, куда более существенны:

высокий уровень ответственности;

много обязанностей, интенсивность работы;

высокий уровень стресса;

отсутствие карьерных перспектив (особенно для госучреждений).

Источник

АХО-2. Должности хозяйственных служб. Функционал и краткое указание их развития

Для понимания сути хозяйственного обеспечения организации необходимо правильно понимать чем занимаются специалисты этой службы. Итак.

Низший уровень, а точнее НАЧАЛЬНЫЙ уровень – специалист/разнорабочий/хозработник/плотник/сантехник и иные придуманные наименования.
РАНЕЕ (советские времена) к данной должности предъявлялись строгие и четко оформленные функциональные обязанности. Логика функций была проста – на крупных предприятиях (по советским нормам свыше 3000 сотрудников) существовала специализация: плотник, сантехник, электрик, дворник, озеленитель и разнорабочий. На малых предприятиях (по советским нормам менее 1000 сотрудников) хозяйственный сотрудник, как правило, совмещал две должности, но разнорабочий при этом присутствовал всегда. Предприятия и учреждения где в силу специфики было не выгодно держать хозяйственную штатную единицу, например – магазин, решали проблему путем привлечения совместителей – электрик, плотник, сантехник и т.д. и т.п.
Данное распределение исходило из принципа достаточности и обеспечительного минимума. Так на крупном предприятии выделенные люди хоть и не являлись основным персоналом (в экономическом смысле), но гарантировали бесперебойную круглосуточную работу заводов, совхозов и институтов. Затраты от всех общеорганизационных затрат в процентном соотношении составляли менее 2%, что экономически оправдывало содержание отдельной структуры и выделение денег на хозяйственную службу. На малых предприятиях для экономии денежных средств за счет ФОТ вводился институт совместительства, подкрепленный премиями и договорами на отдельные виды работ. Это позволяло отдельным, более сообразительным, но недостаточно шустрым сотрудникам в рамках родного предприятия зарабатывать больше обычного. А более шустрым сотрудникам получать деньги не только в родной организации, но и порой в нескольких одновременно. Микроскопические предприятия (магазины, музеи, районные типографии и иные) опирались на разовый найм сотрудников и зачастую лишь документальное совместительство, к примеру – ответственный за электрохозяйство – электрик.
Советская эпоха этому уровню выделяла низшее состояние сотрудников службы обеспечения. Подобных сотрудников было много. Их подготовкой по всей Стране занимались десятки тысяч профессиональных училищ, выпуская ежегодно до трех миллионов специалистов. Сейчас обучение потребных специалистов «запущен» настолько, что можно констатировать предстоящий кризис в ближайшие 5–7 лет. Стоит отметить, что данную экономическую нишу с удовольствием использовали и высококлассные специалисты с целью повысить собственное благосостояние, например – ответственные за электрохозяйство.
Отметим, что отношение к этому начальному уровню хоздолжности из Советской Эпохи перешло и в наше НАСТОЯЩЕЕ время. При этом наблюдаются устойчивые попытки хозяев бизнеса, да и руководителей компаний ЗНАЧИТЕЛЬНО расширить функционал данных должностей. В первую очередь идет объединение всех должностей (плотник, сантехник, слесарь, электрик и разнорабочий, а иногда еще кладовщик, дворник и озеленитель) в одну. К этому постоянно добавляется попытки использовать на данной должности автотранспорт с самыми различными функциями. Как результат – незначительное количество компаний и организаций могут похвастать постоянным составом на данном уровне хозяйственной службы.
Отдельного обсуждения заслуживает попытки симбиоза функционала начального и более высокого уровней хозяйственных функций. Самым распространенным на сегодняшний день распределение:
а) плотник + сантехник + энергетик
б) плотник + сантехник + электрик + энергетик
в) разнорабочий + дворник + слесарь + водитель
г) плотник + сантехник + электрик + водитель
д) плотник + сантехник + электрик + заведующий хозяйством
е) плотник + сантехник + электрик + заведующий хозяйством + водитель
и так далее и тому подобное
При этом в организациях зачастую наблюдается полное отсутствие логики в распределении функций – непонимание как трудочасы по данным функционалам сочетаются между собой и как это выливается в комфортность, успешность работы организации, как влияет все это на ее статус и имидж. Логика в выработке критериев эффективности таких должностей, да зачастую вообще элементарного понятия ППР (планово-предупредительного ремонта) отсутствует! Понятие ППР подменяется другим наполнением, сторонние люди формализуют те процессы, о которых не имеют представление, не зная противоречий и мотивировку этих должностей.
Следствия из данной ситуации всегда одни и те же: постоянная текучка сотрудников хозслужбы, постоянные поломки и аварийные ситуации, постоянные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то эти статьи для Вас окажутся полезными.
Неразумные попытки минимизировать расходы по ФОТ за счет снижения количества сотрудников этой службы приводит к плачевным результатам, когда человек заболевает или уходит в отпуск и решать вопросы хозяйственного обеспечения становится некому. Организация становится зависимой даже не от личности, а от должности!

Второй уровень. Заведующий хозяйством (Завхоз) – ведущий специалист/заместитель начальника АХО или АХЧ
Очень хитрая ниша в хозяйственных отношениях. Стереотип отношения к данной должности сложившийся еще в советские времена – на все руки от скуки. Придется читателя разочаровать – «на все руки от скуки» – МИФ. Завхоз это в первую очередь человек, который ПОСТОЯННО смотрит, ищет, ПРЕДОТВРАЩАЕТ, организует и лишь изредка работает собственными руками.
Принимая человека на подобную должность, работодатель представляет, что этот человек будет исполнять ВСЕ мелкие работы самостоятельно. Вот только под термином ВСЕ М-Е-Л-К-И-Е работы каждый вкладывает свои определения.
Попробуем сопоставить две стороны одних и тех же процессов.

|Работодатель/Хозяин | Работник/Исполнитель |

Здесь приведен очень-очень краткий список МЕЛКИХ работ показывающий, что понятие «МЕЛКИЕ» могут оказаться совсем не тем, что считает Руководство. При этом зачастую забывают о том, что на этом уровне у заведующего хозяйством появляются еще обязанности по ведению документов: авансовый отчет, акты, приходные/расходные документы, документы по содержанию приборов учета, по содержанию приборов, оборудования, инструментов и т.д.
Следствия из данной ошибочной оценки ситуации всегда одни и те же: периодическая текучка данной должности, неожиданные аварийные ситуации, постоянные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то это повод задуматься над изменением подхода к хозяйственному обеспечению.
Давайте рассмотрим, когда в организациях у завхоза в подчинении имеются сотрудники. На сегодняшний день можно вывести некую закономерность (приблизительно):
Штатная численность организации Количество сотрудников хозяйственной службы (вместе с руководителем)
10–100 человек 1–2 сотрудника
50–200 человек 2–5 сотрудника
100–500 человек 3–7 сотрудников
200–1000 человек 4–12 сотрудников

При наличии подчиненных завхоз начинает разбивать функции и задачи на два уровня: исполнительский и организационный. Порядок разделения и границы функционалов определяется каждой организацией самостоятельно, исходя из способностей и умений рядовых сотрудников хозяйственной службы. На данном этапе очень сложно формализовать в виде должностных инструкций обязанности. Опытный заведующий хозяйством максимально практикует: «незаконно-неправильное» управление рабочим временем; смешение/разделение функционала; «оперативное лидерство» для устранения аварийных ситуаций; «внутренние резервы»; нарушение норм безопасности для достижения максимальных нужных результатов при минимальных временных затратах.
Исполнительский уровень мы рассмотрели выше в рамках первого и второго уровня функций.
Организационный уровень функций и задач зачастую решает сам завхоз. Сюда входит (основное):
— получение денег
— приобретение расходных материалов
— поиск поставщиков потребного
— получение счета, договора
— «проталкивание» оплаты
— получение необходимого
— привлечение подрядчиков
— формирование технического задания для правильного, полного, комфортного и безопасного функционирования организации и безопасно-комфортной эксплуатации оборудования
— контроль исполнения
— определение «козлов отпущения» в случае непотребного исполнения
— составление актов
— подготовка «закрывающих» документов
— сдача «закрывающих» документов с выделением всей технической составляющей в хозяйственную службу
— составление финансового отчета
Следствия ошибочной политики отношения к хозяйственной службе на данном уровне можно описать следующими терминами: периодическое открытие вакансии, неожиданные аварийные ситуации, неоправданные финансовые расходы на содержание/поддержание инфраструктуры в работоспособном состоянии, полный бардак в хозяйственно-технической и хозяйственно-технологической документации, дискомфортные условия работы простых сотрудников Организации. Если в вашей организации присутствуют данные признаки, то это повод задуматься над изменением подхода к хозяйственному обеспечению.

Усложнение организационного уровня функций и задач хозяйственной службы привело к появлению следующего Третьего СРЕДНЕГО уровня – Заместитель Директора – по техническим вопросам. Он же Начальник АХО, Заместитель директора по АХЧ, Технический Директор.
Очень непростой и запутанный уровень функционала. Начать с того что в конце существования СССР этот функционал начал выделяться по сложному алгоритму в должности: главный инженер или заместитель по общим вопросам. После развала СССР, когда Хозяин Организации пытался контролировать Все Сам и Везде на малых предприятиях (по российскому нормативу менее 100 человек) стали исчезать Заместители по общим вопросом, Технические директора и т.д.
Казалось бы, все правильно и логично. Объемы работ, оборота и основных средств не требует столь тщательного ухода, тем более после бурных сокращений начала 90-х специалистов, желающих подработать на рынке – «выбирай, не хочу». И здесь кроются ошибки Хозяина/Директора Организации:
1. Специалист работающий по разовому договору лишь «затыкает дырку», но не устраняет причину. В дальнейшем это выливается в капитальные затраты в лучшем случае, в худшем – пожар или неустранимую поломку – то есть финансовые потери.
2. При попытке определить кто виновен – тот, кто ремонтировал последним, или же тот, кто ремонтировал до него, или же тот, кто ремонтировал ДО до него и т.д. Про таких руководителей очень быстро расходится информация – результат: в такой организации работают с каждым разом всё менее и менее квалифицированные специалисты, а соответственно неприятности начинают расти как снежный ком.
3. Техническая и технологическая каша ведет к проблеме найма подрядной организацией. Оплата работ Подрядчика резко увеличивается.

Это апокалиптический сценарий. Но поверьте, такое сплошь и рядом случалось в 90-х и нулевых годах. Сейчас такая ситуация складывается реже и связано это с тем, что Руководители осознали потребность выделенного человека по хозяйственному обслуживанию. Подбирая специалистов, ориентируются только на один показатель: умение работать руками по всем видам работ: сантехника, электрика, отопление, плотницкие работы, грузчик, дворник. Функционал «МЕЛКИЕ РАБОТЫ» мы уже рассматривали выше, добавим только, что появление постоянного персонала не избавляет Руководство Организации от первых двух ошибок. Просто все это растягивается на более длительный срок при неправильно подобранном персонале, либо на очень короткий при огромной текучке персонала. Итак, перейдем сразу к должности заместителя директора/технический директор.
Что предъявляется в качестве критериев к претенденту на данную должность?:
А) Строительное образование
Б) Опыт работ
Что принимается во внимание изучая резюме претендента?:
а) Сколько лет отработал на том или ином месте
б) Каков функционал на предыдущих местах работы
в) Какое количество подчиненных
г) Опыт общения с различными надзорными органами

Вынужден огорчить читателей из вышепоименованных шести пунктов полезным может оказаться лишь один пункт – ОПЫТ ОБЩЕНИЯ С РАЗЛИЧНЫМИ НАДЗОРНЫМИ ОРГАНАМИ. Разберем это утверждение с точки зрения хозяйственного обеспечения.
Строительное образование. Наличие строительного образования дает лишь понимание правильности той или иной технологии и технических вопросов, но не дает Вам ответ об уровне самостоятельности Претендента решать возникающие проблемы в САМЫЕ СЖАТЫЕ сроки при минимуме финансовых, организационных и кадровых возможностях.
Опыт работ. Срок и место работы сообщает Вам лишь о том, что этот человек МОЖЕТ обладать организаторскими способностями. Но где гарантия того, что все что творилось на предыдущей работе делалось им самим, а не его заместителем/заведующим хозяйством или инициативным электриком/сантехником/слесарем? Как проверить этот факт? Позвонить в отдел персонала той организации, как сейчас практикуется? За последние пять лет набирает обороты практика «очернения» ушедших специалистов, особенно если данный высококлассный специалист имеет «тяжелый», «скандальный» характер. Вы готовы потерять возможно, лучшего специалиста в регионе из-за наветов? Тогда мы идем к вам!
Сколько лет отработал на том или ином месте. Вообще несущественная информация. Причина? Если при приеме на работу специалист хозяйственной службы видит, что декларируемое расходится с реальностью его естественная реакция покинуть эту Организацию. Или бывает так, что жизненные обстоятельства поменялись – заболела жена/ребенок, требуется что-то поближе к дому. Смена Руководства также может привести к желанию сменить место работы и т.д. и т.п. Все это можно выразить одной фразой – «Это НЕ Я такой, это ВРЕМЕНА ТАКИЕ».
Каков функционал на предыдущих местах работы. Существенная, но не важная информация. По ней можно определить потенциал претендента на вакансию. Человеку, отработавшему в хозяйственном обеспечении очевидно, что те или иные РЕГУЛЯРНЫЕ функции приведут к накоплению опыта по реагированию на те или иные нештатные ситуации, а также скорость, адекватность и полноту реагирования на ситуации СМЕЖНЫЕ тем, с которыми ему приходилось сталкиваться. ГЛАВНАЯ ОШИБКА ПРИ ПРИЕМЕ СПЕЦИАЛИСТА НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ! Оценить потенциал претендента может лишь человек/специалист/Руководитель ОТРАБОТАВШЕЙ ВНУТРИ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ! Очень часто оценивают претендента по дополнительным качествам – честность, умение работать в команде, умение налаживать отношения, умение подстраиваться под начальника (преданность), психологическая совместимость, желание заполучить эту должность и фиг знает чего еще… Принимая на работу пилота-летчика вертолета, вы будете спрашивать как он относится к тому, что начальником у него будет женщина? Тогда почему этот вопрос регулярно задают претендентам хозяйственных должностей?
Какое количество подчиненных было у претендента на предыдущей работе ни о чем вам не скажет. Человек может быть харизматичным и скрытым лидером. Он может одним только взглядом заставить своих коллег (даже не подчиненных!) делать то, что начальник матом, уговорами и посулами не сделает.
Лишь опыт общения с различными надзорными органами дает нам прямую информацию о претенденте как специалисте. Как он встретил их? Как и что проверяли? Каковы результаты проверки? Какие действия его лично и подчиненных ему людей? Итоги проверки, в чем выражались? Что доложено Руководству и предпринятые им (Руководством) действия? Это сфера деятельности, которая хорошо известна многим, а уж Руководству Организации достаточно, чтобы проверить насколько честен претендент, насколько часто он общается с надзорными органами и каков его потенциал в части переговоров.
Предположим, Заместитель Директора по техническим вопросам/Технический Директор выбран. С чем в нынешних реалиях сталкивается на данной должности Человек?
1. Решение вопросов промышленной безопасности
Это контроль по ведению журналов: охрана труда, противопожарная безопасность, электробезопасность, лифтовое хозяйство, сосуды под давлением, специализированные, если Организация занимается производством.
2. Хозяйственное обеспечение как самостоятельный вид деятельности
Контролировать; оперативно распределять приоритеты, время, финансы, задачи, роли, функции, обязанности; мобилизовать ресурсы и организовывать деятельность подчиненных ему людей.
3. Планирование деятельности хозяйственной деятельности организации (в смысле хозяйственного обеспечения – например ППР – планово-предупредительные работы) и ведение отчетности в рамках своей службы
4. Анализ деятельности всех сотрудников хозяйственного обеспечения, хозяйственной деятельности организации (в смысле хозяйственного обеспечения – например расход электроэнергии) и вынесение предложений Руководству Организации
5. Составление технического задания на проведение подрядных работ. Подбор Подрядчиков, Поставщиков и Обслуживающие организации на работы. Координация, увязка всех проектов как во временных интервалах, так и в финансовом коридоре возможностей Организации, с учетом перспектив развития последней.

Это основные блоки, которые приходится решать на этой должности. Вся деятельность должна подчиняться одному – предоставление комфортных, законных и безопасных условий деятельности всех сотрудников Организации, повышая имидж внешним видом помещений, зданий, настроения сотрудников и т.д. и т.п.
При этом имеются чисто специализированные блоки вопросов, например, в медучреждениях – соответствие различным СНиПам, лицензионным требованиям, распоряжениям надзорных органов в сфере Здравоохранения; в химическом и парфюмерном секторах бизнеса – соответствие Правилам хранения и содержания продукции; в транспортной организации – исправность подвижного состава, обеспеченность необходимым инструментом и запчастями, исправность технологического оборудования, исправность зданий и сооружений…
С какими же проблемами на этом уровне функций приходится сталкиваться Хозяйственнику?
1. Попытки Руководства напрямую управлять хозяйственными должностями
2. Финансово ограничивать деятельность хозяйственной службы
3. Навязывание «правильных» решений различных ситуаций
4. Недостаточное понимание важности своевременного обучения персонала и получение соответствующих «корочек»
Расшифровку всех этих проблем мы оставим на другую часть публикаций. Укажем только что ошибаются не только Руководство Организации. Роль Личности на данной должности возрастает многократно. Промахи на этой должности могут привести к трагическим последствиям, либо огромным финансовым затратам, вплоть до закрытия бизнеса. Итак на чем может «погореть» данное должностное лицо:
А) Отсутствие стратегического понимания развития Организации и как при этом требуется соотносить хозяйственные затраты
Б) Недостаточное управление хозяйственными процессами среди вверенных ему людей
В) Непонимание/недооценка важности документальной составляющей хозяйственных процессов как в технических, технологических, вопросах безопасности труда, так и в финансовых и экономических вопросах
Г) Отсутствие планирования мероприятий, событий
Д) Слабое управление/отсутствие управления внешними связями
Е) Отсутствие постоянного анализа деятельности вверенного подразделения. Выработка корректирующих мероприятий и устранений выявленных недостатков в деятельности подразделения
И опять-таки вынужден отложить расшифровку указанных пунктов на более поздние публикации.

Четвертый уровень. Административный директор – последний, высший и перспективный уровень развития хозяйственных должностей. Что нынче вкладывают Работодатели в понятие этой должности? Почему? Каковы скрытные тенденции и мотивы ведут эту должность «в Никуда»? Стоит ли претендовать на эту должность «технарям» и почему? Кто из претендентов сможет наиболее полно раскрыться на данной вакансии? И стоит ли оно того? Надеюсь, что на эти вопросы я смогу ответить наиболее полно в седьмой части своих публикаций. Ибо уже написанное здесь непозволительно ОГРОМНО для одной мааааленькой статьи…:-)

Источник