Как называется сшивка документов правильно
Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция
Содержание
Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.
Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.
Какая документация требует прошивания
Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.
Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:
Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.
Как правильно прошивать документы по ГОСТу
В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.
Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.
Инструменты и подготовительная работа
Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.
Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:
После подготовки всех инструментов нужно:
Инструкция прошивки важных бумаг
Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.
Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.
Два прокола
Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.
Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.
Три прокола
Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.
Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.
Четыре прокола
Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.
Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:
Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.
Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.
Заключение
Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.
Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.
Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.
В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.
Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я
Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.
Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.
Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.
Точка зрения законодательных органов
На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:
Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки
Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.
Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:
Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.
Пошаговое руководство по прошивке
Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:
1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.
2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.
3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.
4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;
5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;
6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.
7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;
8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.
9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.
10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.
11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.
12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.
13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.
14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.
Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.
Как правильно сшить и пронумеровать документы
Единых государственных требований к сшиванию документов не существует, однако некоторые правила устанавливает отраслевое законодательство, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказ Росархива от 23.12.2009 №76. В зависимости от толщины дела и важности документов различается шесть основных способов прошивания бумаг.
Зачем сшивать
Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.
Почему особенно важно прошивать документацию?
В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.
При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.
Пошаговая инструкция сшивания
Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.
Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».
Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.
Необходимые материалы
Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.
Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.
Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.
Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay
Шаг 1. Нумерация листов
Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.
При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:
Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.
Шаг 2. Составление описи
Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:
В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.
Шаг 3. Сшивание
Для переплетения бумаг разной важности и количества используются разные способы сшивания. Разберемся с самыми популярными способами прошивания бумаг.
На уголок
Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.
Для этого нужно сложить бумагу ровной стопкой и загнуть левый край таким образом, чтобы образовался угол. Затем нужно сделать два прокола и протянуть сквозь образовавшиеся отверстия нити.
«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).
Схема прошивки на уголок
Еще один вариант – когда делают всего одну дырочку в уголке. В отверстие протягивают вдвое сложенную ленту или шнур и натягивают образовавшуюся петлю на угол документа. Концы шнурка фиксируют, как обычно.
В две дырки
Прежде всего нужно отступить 1 см от края и проделать две дырки иглой или дыроколом.
Вдеть нить необходимо так, чтобы образовалась петля, а концы оказались с тыльной стороны листа. Концы нитей крепко связать и закрепить бумажной пломбой.
В три дырки
Теперь необходимо разметить расположение уже трех отверстий с левого края. Между самими отверстиями нужно оставить по 3 см.
Затем вдеть нить с тыльной стороны документа в среднюю дырку и провести в нижнее отверстие. После этого по тыльной стороне нить продеть через верхний прокол, вновь заходя в среднее отверстие, но уже с другой стороны. Кончики связать между собой и закрепить пломбой (например, приклеивают кусочек бумаги).
Длина получившихся «хвостиков» не должна быть менее 7 см.
В четыре дырки
Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.
В пять дырок
Этот способ применяется для самых толстых и важных стопок документов, например бухгалтерских отчетов. Обычно для скрепления такого количества бумаг требуется прошиватель. Для разметки расположения точек прокола нужно отложить по 2 см от верхнего и нижнего края листа, затем отметить середину между ними, а после и середину получившихся отрезков.
Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.
Теперь нужно повторить свои действия в зеркальном порядке: вывести нить в самую нижнюю дырку, затем направить во вторую, завязать «хвостики», образовавшиеся с тыльной стороны узлом и опломбировать.
Шаг 4. Заверение
Пломба – это небольшой прямоугольный кусок бумаги, который наклеивается на узелок на тыльной стороне бумаги. На ней необходимо указать количество листов цифрами и буквами, указать должность того, кто прошил бумаги, его ФИО и поставить роспись. При необходимости на пломбу также ставится печать компании или организации.
Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру
Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.
Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.
В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.
Если документы сшиты неправильно
Какие документы нужно сшивать и зачем?
Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.
Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.
Основные регламенты
Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.
Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.
Подготовка документов к сшиванию
Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:
1. Оформление обложки.
Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.
Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.
Возможные варианты сшивания
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Процесс сшивания документов
Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:
1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.
2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.
4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.
5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.
6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.
7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.
8. Ставим печать и подпись.
Как сшивать документы правильно (видео)
Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:
Прошивка большого объема документов
Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.
Прошивка документации при помощи станка (видео)
Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:
Пошаговая инструкция сшивания документов: как правильно пользоваться брошюратором?
Содержание
В офисном и даже домашнем обиходе все чаще можно увидеть машинку для переплета, которая называется брошюратор или брошюровщик. Работа с брошюратором нынче востребована. Самой большой популярностью она пользуется у студентов, которые оформляют с ее помощью курсовые и дипломные, а также работников офисов, скрепляющих отчеты и доклады для аккуратности и компактности.
Как работает брошюратор
Итак, что такое брошюратор? Он представляет собой машинку для скрепления отдельных листов. Чаще всего брошюратор применяют для работ и отчетов больших объемов, таких, которые не представляется возможным поместить в обычную папку-скоросшиватель. Прошивка документов происходит пружиной из металла или пластика. Кроме того, существенно преображается внешний вид работы. Листы, прошитые брошюратором, легко переворачивать, а сама папка с работой выглядит аккуратно.
Следует знать, как работает профессиональный и пользовательский брошюратор. Первый в отличие от второго имеет электромеханический привод. Это позволяет прошивать большее количество листов и делать это быстрее. Профессиональный брошюратор обычно используют в типографиях, что позволяет за рабочий день формировать от нескольких десятков до тысячи прошитых работ.
Что можно брошюровать
Сшить документы пружиной при помощи машины можно до 500 листов. При этом от объема работы зависит диаметр применяемых пружин. Важные документы или работы, оформленные с помощью брошюратора, выглядят аккуратно, компактно, их легко пролистать.
Не стоит забывать и про такое преимущество, как возможность добавлять и вынимать листы. Кроме этого, что брошюровщик делает? Современные устройства для сшивания позволяют быстро оформить дипломную или курсовую работу, а также любой полиграфический материал.
Виды брошюраторов
Брошюраторы различают по типу переплета:
Как выбрать брошюровщик
Итак, как же выбрать брошюратор? Перед покупкой брошюратора следует определиться с целью, для которой он будет использоваться, поскольку многие аспекты являются принципиальными при применении в той или иной деятельности.
Вот основные из них:
Необходимая производительность
От этого фактора, в первую очередь, зависит профессиональный или пользовательский брошюровщик необходимо приобрести. Если в неделю требуется сшить около 4000 работ, то механическая модель не подойдет. Нужно выбрать автомат.
Толщина работ
От количества листов в одной работе зависит материал пружин, которые необходимо применить. Пластиковыми, например, максимум можно сшить пятьсот страниц, а металлическими только 120. При этом диаметр пружины при определенном количестве листов будет разный.
Главное отличие металла от пластика в пружинах – возможность повторного использования. Пластмассовые – открываются и закрываются в последующем, а еще у них шире цветовая гамма. Металлические – можно применять для этой цели только один раз. Однако работу, скрепленную металлической пружиной, легко отрыть на 360 градусов. Да и смотрится работа солиднее.
Сколько бумаги можно продырявить
Регулировка расстояния от края листа до дырки
Если предстоит прошивать работы, которые содержат более 200 листов, то лучше выбрать модель, обладающую функцией регулирования глубины перфорации брошюровщика.
Это позволит задавать расстояние от края листа до отверстий. В больших блоках лучше оставлять поменьше расстояние до края. Так работу будет удобнее просматривать. Но стоит помнить, что чем меньше указанное расстояние, тем меньше прослужит переплет при частом использовании. Опытный сотрудник сможет выбрать оптимальный отступ, если не знаете, как сделать переплет пружиной.
Отключающиеся ножи
Каждая переплетная машинка имеет свой объем одновременной перфорации. Обычно это 8-20 страниц бумаги стандартной плотности. Как пользоваться брошюраторами на пластиковую или металлическую пружину, можно узнать из инструкции. Чаще всего покупатель, выбирающий модель брошюратора, считает, что лучше взять, как можно более производительный. Офисные переплетчики, способные прошить разом 30 страниц, конечно, встречаются. Но не стоит забывать о целесообразности, ведь эта функция машинки значительно увеличивает ее стоимость. Чаще всего для офисной работы достаточно параметра перфорирования в 10-12 листов.
Можно прошить 220 страниц с использованием металлической пружины. Для этого берут пружину, обладающую шагом 2:1. Но не стоит забывать, как пользоваться переплетной машиной, она должна иметь возможность установить такой шаг перфорации.
Ширину отступа от края бумаги определяют в первую очередь толщиной стопки печатной продукции:
Для чего нужен брошюровщик? Он предназначен для осуществления перфорации бумаги. Не стоит пытаться пробить на нем другие плотные материалы. Это может привести к поломке агрегата.
Есть машинка для сшивания документов пружиной, которая может работать с каким-либо форматом бумаги. Значит, на нем можно прошить работы нестандартных размеров.
Как правильно пользоваться брошюровщиком
В настоящее время продавцы предлагают огромное количество различных моделей брошюраторов. Поэтому после совершения покупки целесообразно внимательно пошагово изучить инструкцию, как пользоваться брошюратором. Но общие примерные принципы работы для всех машин одинаковые. Они включают в себя несколько этапов:
Сшитые при помощи брошюратора работы выглядят презентабельно и имеют долгий срок службы при активном использовании. И, как пользоваться брошюровщиком на пластиковую пружину, можно всегда посмотреть в инструкции. А для того, чтобы правильно выбрать диаметр пружины, можно ознакомиться с таблицей, которая есть в инструкции к агрегату.
Инструкция к механическим
Как работает механический брошюровщик:
Инструкция к электрическим
Электрическое устройство подойдет для типографии и крупного офиса. Для запуска не нужно дергать рычаги, достаточно нажать на кнопку. Как пользоваться электрическим брошюровщиком?
Опции современных электрических агрегатов:
Электрические брошюраторы просты в работе. Но перед ее началом несмотря на это целесообразно ознакомиться с инструкцией по применению брошюровщика.
Преимущества брошюрования
А также после прошивки при выборе пластиковой пружины возможно несколько раз расшивать работу и добавлять в нее листы.