Как называется печать для документов
ПЕЧАТИ ШТАМПЫ
Печати и штампы: словарь терминов
Автоматическая оснастка — это корпус, предназначенный для приклеивания клише. Она имеет встроенную штемпельную подушку, которая позволяет равномерно распределять нагрузку и гарантирует получение четкого отпечатка. В оснастке штемпельная подушка быстро и легко заменяется на новую.
Гербовая печать — это печать, которая в центре имеет отображение герба государства. Она используется только для подтверждения подлинности документов, оформленных и подписанных должностными лицами исполнительной и государственной власти, а также других федеральных учреждений и органов, которые определены Положением о государственном гербе.
Датер является устройством, предназначенным для проставления даты. Датеры бывают в разном формате, исполнении, в различных корпусах, с латинским или русским шрифтом.
Дополнительная печать организации воспроизводит наименование организации, вид печати и структурное подразделение. На дополнительной печати должна быть надпись: «Для счетов», «Секретариат», «Для справок» и т. п. Оттиск дополнительных печатей проставляется для заверения копий документов, справок, учетных документов, выписок из документов и др.
Карманная оснастка — элемент печати или штампа, имеющий малый размер. В карманной оснастке клише пропитывается чернилами при закрытой печати. Как правило, оснастки выпускают в виде «таблетки» со встроенной штемпельной подушкой. Металлическая карманная оснастка изготавливается из специального сплава алюминия, покрытого никелевым слоем, что придает респектабельный внешний вид. Модели такой оснастки бывают со штемпельной подушкой и без нее.
Клише — это элемент печати или штампа, выполненный из резины и не имеющий оснастки. Клише содержит определенную информацию, которая пропечатывается при оттиске на бумаге.
Нумератор — это устройство, используемое для отпечатывания порядковых или произвольных номеров. Различают ленточные и автоматические нумераторы. С помощью ленточного нумератора можно самостоятельно менять и выставлять любое число. В автоматических номера переводятся автоматически с заданной последовательностью.
Оснастка — это элемент печати или штампа, который служит основой для крепления на нем клише. В зависимости от конструктивных особенностей оснастка бывает ручной, полуавтоматической и автоматической.
Основная печать организации — печать, на которой представлены реквизиты организации, в частности ее полное название в именительном падеже, орган регистрации, организационно-правовая форма, регистрационный номер и место регистрации. Печать по желанию организации может содержать другие символы и знаки, разрешенные законодательством.
Оттиск является чернильным отпечатком клише печати или штампа на бумаге.
Печать представляет собой устройство круглой формы, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу. Состоит из клише печати, где имеется определенная информация, и оснастки, к которой приклеивается клише.
Печать по оттиску отличается от исходного оригинала расхождением изображения не более чем на три процента. Подобная точность необходима для печатей, которые ставятся на платежных поручениях в банке.
Полуавтоматическая оснастка — устройство, совмещающее в себе штемпельную подушку и клише печати или штампа. Перенос краски на клише в ней осуществляется за два этапа.
Ручная оснастка — это корпус для приклеивания клише. С помощью ручной оснастки и штемпельной подушки осуществляется проставление оттисков на бумаге вручную.
Самонаборные штампы и печати. Это печати и штампы, клише которых изготавливаются вручную с помощью пинцета и кассы букв. Клише при необходимости можно менять.
Факсимиле — это образец личной подписи, который перенесен на печать и предназначен для проставления штемпеля на внутренних документах с целью ускорения документооборота.
Штамп — это вид печати, имеющий прямоугольную или треугольную форму. Формально штампы заменяют рукописную запись в бумажном делопроизводстве. По существу штампы — это реквизиты, которые ускоряют документооборот и участвуют в придании документу юридической силы. В зависимости от назначения они бывают нескольких видов: угловой, регистрационный, штамп ограничения доступа, с реквизитами предприятия и маркировочные штампы.
Штемпельная подушка представляет собой материал, содержащий штемпельную краску, которая переносится на клише печати благодаря ее контакту с подушкой.
Экслибрис — это художественно выполненный ярлычок, книжный знак, который свидетельствует о принадлежности книги определенному владельцу. Эта печать проставляется в книге, как правило, на внутренней стороне переплета.
Эскиз является предварительным рисунком, который используется для изготовления печати или штампа.
Рады вам сообщить, что студия Колорит теперь работает каждую субботу! Рады вас видеть в субботу с 9.00 до 17.00 без перерыва на обед. Ждем вас в гости.
Уважаемые клиенты, студия «Колорит» работает 20 февраля (суббота) до 17.00, 22 и 23 февраля не рабочий день. Заказы, принятые 19 февраля (пятница), выдаются в субботу до 17.00, либо с 24 февраля. С наступающим праздником!
Виды печатей
Прочитав нашу статью, вы будете точно знать, какие бывают виды печатей и штампов для документов, а также их классификацию по применению.
Виды печатей организации
Виды печатей для документов
Это так называемые вспомогательные печати. Данная категория представляет собой клише, которое в точности повторяет макет основной печати предприятия. Однако имеет ряд дополнений или уточнений. Подобные виды популярны в фирмах, где директор не всегда бывает на рабочем месте или поток документов настолько велик, что справиться с ним самостоятельно, не представляется возможным. Распространена практика введения подобных печатей и для филиалов.
Не всегда остаются довольны и деловые партнеры. Некоторые руководители, дабы оградить себя от дополнительных рисков, сотрудничают только на условиях использования основной печати на ведомостях, договорах и актах. Но это больше личные предпочтения, чем правило. Если выполнить дизайн печати для документов, в общих чертах повторяя основную печать, то проблем практически не возникает. Единственное что стоит отметить, такие печати не подходят для ведения дел с банками, налоговыми и другими отчетными службами.
Виды печатей и штампов
Какие бывают печати?
Не стоит полагаться на кустарных мастеров. Маленькие мастерские практически никогда не могут обеспечить высокое качество изготавливаемого клише и его долговечность. Помимо этого фирмы без рекомендаций и истории могут стать настоящей проблемой в вопросах распространения ваших оттисков и печатей в среде мошенников.
Но какой бы путь вы ни предпочли, необходимо помнить об учете всех печатей и штампов, задействованных на производстве. У каждой из них должно быть ответственное лицо с сопутствующим распоряжением. Вовремя уничтожайте, обновляйте свои печати и штампы с составлением необходимых актов и бумаг. Это не только поможет упорядочить ведение дел, но и защититься в любой спорной ситуации.
Виды печатей и штампов
Существуют типовые виды печатей:
Основная печать организации
Печать новая по эскизу – это изготовление новой печати по национальному стандарту РФ, который периодически изменяется. Разработку эскиза для новой печати мы делаем бесплатно, куда не входит разработка или отрисовка логотипа Вашей организации.
Копия печати по оттиску – это изготовление копии печати, т.е. по образцу (оттиску) печати, стоящему на листе бумаги, в том случае, если Ваша печать: утеряна, испорчена, изношена, требует изменений или дополнений.
Для изготовления точной копии печати необходим хороший оттиск, стоящий на чистом листе бумаги. Если оттиск нечеткий, стоит на листе бумаги с текстом или деформировался (стал овальным), тогда на восстановление требуется больше времени. Самое сложное в изготовлении копии печати по оттиску – это его отрисовка, она занимает 90% времени изготовления печати. Эту работу могут выполнить только высококвалифицированные специалисты с большим опытом работы в полиграфии. Большинство фирм изготавливают похожие печати, а не точные копии. Профессиональных фирм – единицы.
Внимание! При утере или краже у Вас печати, срочно обратитесь в милицию с заявлением и сообщите об этом в Банк, с которым сотрудничаете. При изготовлении второй печати советуем изменить шрифт и заново заключить договор с Банком, поставив новый образец оттиска в Банковскую карточку.
Печати с дополнениями для внутренних работ можем изготовить с любой необходимой вам информацией, например: «для документов», «для бухгалтерии», «для склада», » для домашней библиотеки», «для таможенных документов» и т.п.
Обычные штампы – так называемые «угловые» штампы прямоугольной формы с размерами от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм. Ничего лишнего на обычные штампы не помещают. Только название организации или фамилию ПБОЮЛ, юридический адрес, банковские реквизиты. Этого достаточно для любого документа. Угловые штампы –- это очень удобно, быстро и никаких ошибок. Вы можете заказать изготовление обычных малых угловых штампов, на которых есть только название организации. Такие угловые штампы ставят, например, на товарные чеки. Обычные штампы приходят на выручку многим владельцам и сотрудникам организаций. Их наличие не обязательно, но очень удобно. При подписании договоров, заполнении накладной и других документов иногда приходится писать реквизиты фирмы, банковские счета, адрес и другие данные, необходимые в делопроизводстве. Иногда приходится писать все это от руки, что создает определенные трудности, если, например, вам приходится выписывать двадцатизначные номера счетов. Угловые штампы решат данную проблему.
Факсимиле – это штамп, на котором изображена подпись руководителя. Само слово «факсимиле» заимствовано из латинского, что в переводе на русский обозначает «сделай подобное». Этот оттиск изготавливается для воспроизведения подписи официального лица.
В последние годы все больше распространяется пользование факсимиле. Очень удобно использовать клише, когда, например, необходимо подписать не одну сотню приглашений, поздравлений, а времени на это катастрофически не хватает. С помощью факсимиле эту операцию можно перепоручить кому-то другому. Если вы или ваш начальник часто отсутствует, то срочные документы всегда могут быть заверены при помощи факсимиле.
Для изготовления факсимиле тот, чью подпись нужно скопировать, расписывается на белом фоне и выбирает самый привлекательный автограф. Затем на специальном оборудовании изготавливается факсимиле и к нему выбирается оснастка. Как и обычную печать, факсимиле можно сделать на ручной или на автоматической оснастке.
Факсимиле по своей простоте достаточно сложная вещь, поскольку ограничивается правилами, в соответствии с которыми его можно проставлять на тех или иных документах. Так, Гражданский Кодекс РФ в статье 160 пункт второй оговаривает следующее: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».
Кроме того, в этом же Законе четко определено договорное использование факсимиле, следовательно, перед тем, как доверить кому-то использование подписи официального лица, следует заключить с этим работником специальный договор и четко определить рамки полномочий. Кроме честности сотрудник обязан иметь юридическую грамотность, чтобы точно знать, на каких документах начальник должен расписываться собственноручно, а на каких можно ставить штамп факсимиле. Это разграничивается правилами о материальной и юридической ответственности, поэтому руководителю следует составить четкие инструкции на предмет использования факсимиле.
Внимание! Документ, подписанный с помощью клише, имеет юридическую силу. Факсимиле не может заменить живую подпись, которая требуется на многих документах, например на некоторых финансовых, расчетных документах.
Медицинские печати и штампы нашли свое широкое применение среди медицинских работников, которые используют их в больницах, поликлиниках, госпиталях и других медучреждениях. Каждый врач имеет в своем кабинете не менее одной печати. Штампы и печати медицинских служащих бывают различных размеров и форм.
Что же представляет собой печать врача? Это круглый, треугольный, квадратный или овальный штамп, диаметр которого составляет от 24 до 30 мм. На медицинском штампе должна содержаться следующая информация: фамилия, имя и отчество медика, его специальность, либо стандартная надпись: «Врач». При желании заказчика возможно оформление логотипа врача, который представляет собой чашу с обвивающей ее змеей. Такой логотип придает печати легкую элегантность, за счет плавности форм.
Существует и еще одна разновидность медицинских печатей, которые созданы для того, чтобы передавать состояние здоровья больного. Чаше всего они содержат надпись: «Здоров» и специально отведенную строчку для подписи медицинского врача, или «Медосмотр пройден», надписи о группе крови и резус-факторе.
Печать же медицинского учреждения, как правило, треугольной формы. История возникновения именно треугольной печати для медучреждений не известна, но так принято уже довольно давно, а потому все медицинские заведения имеют именно такой штамп. Вы можете заказать такой штамп в нашей компании, и получить его в максимально краткие сроки.
Медицинский штамп отличается от печати организации размерами и нанесенной на нее информацией. Если диаметр врачебной печати равен 24-30 мм, то диаметр печати учреждения составляет не менее 38-40 мм.
Подарочные печати – это личные печати любого вида, содержания и размера. Мы предлагаем разработку и изготовление подарочных печатей на любой вкус.
Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации
Как использовать печати в организации
Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.
Важно знать:
Основные виды печатей
По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).
Печати в государственных организациях
В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.
Печати в коммерческих организациях
В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).
Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.
Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.
Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.
На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»
Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями
В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.
Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:
Оттиски вспомогательных печатей проставляется:
Как использовать штампы в организации
Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.
Штампы бывают нескольких видов:
Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.
Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.
Как хранить печати и штампы
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Как вести учет печатей и штампов
Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.
Замена и приобретение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.
В акте должны быть указаны:
Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.
Кто несет ответственность за печати и штампы
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.
Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.