Как называется человек занимающийся документами
Профессии, связанные с документами
Профессии, связанные с документами
Издревле замечено, а таким советским поэтом, как Лебедев-Кумач иронически сформулировано, что без бумажек все букашки, а лишь с бумажками мы – люди.
Актуальность этой деятельности не утратила своего значения с появлением электронного документооборота.
Более того, в современных реалиях тот или иной вид информации, а тем более личные данные являются наиболее востребованным рыночным товаром. Поэтому, как и всякий нужный товар, информация требует осуществления манипуляций на ее составление, на поиск, на хранение, на анализ или на обработку.
И всем этими манипуляциями занимаются деловоды по различным направлениям деятельности или в зависимости от взаимоотношений человека и знаковых систем, которые могут быть :
Список профессий, связанных с документами
Исходя из этих основных направлений документооборота, список профессий сферы делопроизводства, можно привести в таком виде, что это:
Все эти профессии, несмотря на различные функциональные обязанности их представителей, являются по сути родственными по такому виду деятельности, которую осуществляют документоведы. Происхождение названия этой деятельности состоит, из латинского значения документа, как доказательства и русского значения ведать, или знать.
Из истории деятельности документоведов известно, что изначально это были писари, которые фиксировали доказательства или сведения о том или ином человеке, о событии, о решении того или иного правителя или законодательного органа. Со временем документоведами стали называть не только писарей, но и тех, кто систематизировал и сохранял архивы документов, а затем и тех, кто эти документы анализировал.
Сейчас обязанности документоведов кардинально разнятся по сравнению с их еще недавней деятельностью. Эта смена функций произошла в прошлом веке после того, как само понятие документа обрело новое содержание, а именно того, что документом является любая информация, которая зафиксирована и хранится на любом носителе.
Поэтому работа с документами сейчас связана с:
Плюсы и минусы профессий, связанных с документами
Что касается преимущественных особенностей деятельности с документами, то это, вероятно, в первую очередь, универсальность, и, несмотря на предполагаемую рутинность этих профессий – они во многом интересны и разнообразны.
При этом, документоведы всегда являются обладателями самой актуальной информации в силу того, что они ее получают первыми, а отсюда, во-вторых, в некоторой мере они становятся владельцами если не всего, но части мира из-за того, что сейчас тот, кто владеет информацией он и становится повелителем всех остальных, не владеющих ею.
Конечно, помимо, самих руководителей, которые являются первыми лицами владения секретами, как предприятий, так и учреждений, не говоря уже о руководителях государственных, в том числе, и высших структур.
Как и в любых профессиях, помимо преимуществ у деловодов есть и издержки их профессиональной деятельности. И это, прежде всего, высокая ответственность. Причем, вне зависимости от занимаемой должности, будь это работник федерального архивного учреждения или ответственный специалист рядовой нотариальной конторы.
Независимо от того, что первая структура готовит документацию и хранит ее для выработки тех или иных решений правительства, которые касаются всех граждан. А второе – хранит документацию для того, чтобы подтвердить или опровергнуть те или иные документальные доказательства наличия имущества или обладания или утраты тех или иных прав для отдельных людей.
Тем не менее, профессии, связанные с документами испытывают не только постоянную, но и все возрастающую востребованность на рынках труда. Причем во всех сферах, начиная от специалистов по подбору кадров и, заканчивая архивариусами и администраторами баз данных.
Топ-6 профессий, связанных с бумажной работой
Такой вид деятельности нельзя назвать простым. Здесь нужны ответственность, грамотность, внимательность, аккуратность и усидчивость. Тем, кто обладает этими качествами, представляем топ профессий, связанных с бумажной работой.
Документовед
Деловые бумаги в любой организации должны быть правильно оформлены и систематизированы. Поэтому профессия документоведа сегодня весьма востребована. Он контролирует документооборот, сортирует входящие материалы, следит за исполнением поручений руководства, передаёт в архив бумаги с истёкшим сроком. Для успешной работы необходимы теоретические знания в данной области, поэтому наличие профильного высшего образования обязательно.
Делопроизводитель
В обязанности делопроизводителя входит оформление рабочих бумаг согласно определённым стандартам. Он занимается исходящей и входящей корреспонденцией, ведением реестров и архивов, поэтому часто его функции совмещены с работой офис-менеджера или секретаря. Получить эту должность можно, окончив колледж. Но у тех, кто имеет высшее образование и неплохо разбирается в законодательстве, есть больше шансов для карьерного роста.
Специалист отдела кадров
Учёт сотрудников, документальное оформление приёма, перевода и увольнения, ведение личных дел, заполнение трудовых книжек, выдача справок о трудовой деятельности – у специалиста отдела кадров немало бумажной работы. Помимо этого он обеспечивает укомплектованность штата организации. Работать кадровиком смогут люди с юридическим и экономическим образованием, а также выпускники специальностей «Управление персоналом» или «Документоведение».
Архивариус
Архивариус может трудиться как в отделе организации, так и в специализированном учреждении, где находятся старые или с истёкшим сроком действия документы. Он систематизирует их и отвечает за сохранность. Работа специалиста очень кропотливая, поскольку каждую бумажку он должен внимательно прочитать, оценив её значимость и назначить срок хранения. Такая профессия подойдёт усидчивым, скрупулёзным и любящим порядок людям.
Специалист отдела ЗАГС
Специалист отдела ЗАГС осуществляет документальную регистрацию брака, рождения, смерти. Этой профессии нигде не обучают, но высшее образование необходимо. Подойдёт любое гуманитарное образование, но лучше всего юридическое, поскольку в работе пригодиться хорошее знание законодательства. Из личных качеств должна присутствовать предельная внимательность, так как ошибки могут привести к большим проблемам (например, неверная запись в свидетельстве о рождении).
Секретарь суда
Главная обязанность секретаря суда – это помощь в подготовке к судебному процессу. Специалист собирает необходимые документы, делает запросы и рассылки, оформляет сопутствующие бумаги. Объём работы у него довольно большой, поэтому важно обладать организованностью, грамотностью, уметь оперативно работать на компьютере и с оргтехникой. Профессия отлично подойдёт тем, кого привлекает юриспруденция, но не нравится много общаться с людьми.
Профессия документовед: кто это, чем занимается
Планируете учиться на документоведа? Статья поможет разобраться в особенностях этой профессии, способах получения образования, вариантах трудоустройства.
Чем занимается документовед?
Чтобы понять, кто такой документовед и что входит в его обязанности, необходимо познакомиться с типовой должностной инструкцией этого специалиста. В ней подробно регламентируется сфера его деятельности. В обязанности специалиста входит:
Особенности профессии документоведа
Главный плюс – высокая востребованность, практически на каждом предприятии необходим документовед. Вакансий много, есть из чего выбрать: можно оказывать аудиторские услуги в частном порядке, работать в офисе недалеко от дома, искать компании с подходящими условиями (соцпакет, дополнительное обучение, просторный офис, корпоративные бонусы и пр.).
В то же время, поскольку приходится работать с важными документами, документоведу нужно быть ответственным, внимательным, аккуратным. Часто в организации для получения этой должности требуется опыт работы, поэтому начинающий специалист может претендовать лишь на должность помощника документоведа с более низким окладом.
Где учат на документоведа?
Если вы хотите получить высшее образование, можно поступить в вуз на направление подготовки «документоведение и архивоведение». С дипломом о высшем образовании специалист получает право на повышение категории, может претендовать на руководящие должности. По окончании 4-летней программы бакалавриата (при заочном обучении – 5 лет) можно поступать в магистратуру. Если параллельно работать по специальности, к моменту получения магистерского диплома будет стаж, необходимый для получения должности документоведа I категории.
Вузы, готовящие специалистов по документоведению и архивоведению, есть во многих регионах России. Поступление на 1-й курс ведётся по результатам ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию. В некоторых вузах вместо обществознания учитываются баллы ЕГЭ по иностранному языку. Чем выше сумма баллов по результатам трех экзаменов, тем выше шансы поступления на бюджет.
Во многих регионах РФ также работают техникумы и колледжи, предлагающие обучение по программам СПО «Документоведение», «Документационное (информационное) обеспечение предприятия» и др. Обучение длится до 3 лет, полученная квалификация позволяет занимать должности помощника документоведа или архивариуса. По окончании техникума или колледжа выпускник может поступить в вуз на заочную форму обучения и одновременно работать в соответствии с полученной квалификацией. Это также позволит приобрести одновременно и высшее образование, и необходимый опыт работы. Для поступления в ссузы сертификаты ЕГЭ не требуются.
Если у вас уже есть диплом по другой специальности, обучение по программе профессиональной переподготовки позволит вам сменить профессию и стать документоведом. Это отличный вариант и для представителей смежных профессий: часто в небольших организациях сотрудникам приходится совмещать различные функции, а диплом по окончании дистанционных* курсов даст для такого совмещения законные основания. Обучение по программе профпереподготовки длится от 5,5 месяца.
Где и кем может работать документовед?
Документационная деятельность ведется во всех организациях, фирмах, на предприятиях всех форм собственности. Специалисты работают в офисных структурах:
Примерный перечень должностей документоведа:
Какие возможности есть для карьерного роста? При наличии опыта работы и личных качеств, необходимых для руководящей работы, документовед может занимать должности управляющего делами, заведующего канцелярией, начальника кадровой службы, руководителя других служб и отделов.
Сколько зарабатывает документовед?
Зарплата документоведа определяется исходя из конкретной должности, доходов компании, региональной специфики. Традиционно самый высокий уровень зарплат в Москве и Санкт-Петербурге, здесь документовед получает в среднем от 30 до 50-60 тысяч рублей и выше. На зарплату от 70-80 тыс. рублей могут рассчитывать специалисты с опытом не менее 2-3 лет. В других регионах уровень доходов ниже, но во многом зависит от конкретной организации.
* Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий
Подберем программу для Вас!
Внимание! Отдел по организации приема работает дистанционно без выходных!
Кто такой документовед и чем он занимается
Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.
Историческая сводка
Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.
Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.
Описание профессии
Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.
Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.
На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.
В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.
Обучение
Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:
В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.
Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.
Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:
Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.
Перечень обязанностей
На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:
Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.
Теоретические знания
В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.
Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.
Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.
Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.
Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.
Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.
Личные качества
Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.
Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку.
Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.
Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.
Уровень оплаты труда
Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.
Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:
Карьерный рост
Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.
Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.
Плюсы и минусы
Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.
На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.
Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.
Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.
Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.
Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.
Перспективность профессии
Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.
Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.
Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.
Специалист по документообороту: должностные обязанности и права
В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.
Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.
Делопроизводитель – кто это?
Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.
Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.
На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.
В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.
Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:
Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.
Навыки претендента на пост специалиста по документообороту
Соискатель должен досконально знать:
Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.
Два важных требования к претенденту на пост документоведа:
Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:
Должностные обязанности специалиста по документообороту
Специалист по документообороту ежедневно должен:
Делопроизводитель несет ответственность:
За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.
Права специалиста по документообороту
Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:
Заключение
Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.
Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.