Как назвать папки в бухгалтерии
Папки в бухгалтерии
Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.
Что и где хранить
Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.
Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок. Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.
Каждую папку с документами следует подписать, например:
3 квартал 2014 года
На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся. В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать. Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.
Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.
Кассовые документы
Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.
Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.
Банковские выписки
Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.
Накладные, акты и счета-фактуры
Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.
Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.
К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.
Документы по зарплате
На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника. В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.
Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.
Прошивать или не прошивать?
Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:
Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ). Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).
Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.
О хранении документов в архивах написано тут.
Тема: С чего начать бухгалтерию
Опции темы
Поиск по теме
С чего начать бухгалтерию
Только начал вести бухгалтерию. Подскажите с чего начать? Какие папки необходимо завести?
по мере поступления документов с папочками определитесь
Так вот их поступление началось.. я все складываю так. из налоговой в налоговую.. из пенсионного в пенсионный. страховая в страховую. а пришла знакомая и наорала просто на меня. 🙂 ничего не объяснив. вот я и решил узнать может там какие тонкости есть.
windovers, что помешало наорать в ответ: «Я ТАК ХОЧУ!»?
что не дает ему право орать на вас. Кто-то вообще все в одну папку/коробку складывает, удобно ему так.
Это какие документы?
10) Еще отдельную папочку с учредительскими документами
11) авансовые отчеты
12) журнал выданных, полученных сч-ф, книги покупок, книги продаж
13) приказы по бухгалтерскому и налоговому учету
14) документы по учету ОС
15) документы по учету МПЗ (прих. ордера, требования-накладные и т.п.
и дальше, дальше, дальше.
Из налоговой в налоговую- это я имел ввиду что все (отчеты, уведомления) я ложу в папку налоговая. вот
Ну и правильно делаешь.
Делай так, как тебе удобно, чтобы при случае легко можно было найти.
У нас фирмочки небольшие папочки такие-
1. Счет-фактуры выданные
2. Счет-фактуры полученные
3. сч.62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
4. сч. 60 «Расчеты с поставщиками»
5. сч. 76.5 «Расчеты с дебиторами и кредиторами»
6. сч.50 «Касса»
7. сч. 51 Банк (выписки и платежные поручения)
8. Налоговая инспекция (отдельно письма)
9. ОПС (отчеты пенсионный фонд)
10. НДС (декларации по НДС)
11. Акты сверок
12. Налог на прибыль и бух.отчетность (балансы и очеты о прибылях и уб..)
13. ЕСН, НДФЛ
14. Соц. страх
15. Экология
16. сч. 10 «Материалы»
17. Приказы (все приказы по организации)
18. Кадры (заявление на прием-увольнение, на отпуск)
19. Учредительные документы
20. Основные договора
и пр.
Некоторые папки создаются раз и продолжаются все время, а некоторые разбиваются помесячно или поквартально в завосимости от наполняемости. Удачи.
А у меня еще есть папка «Здесь все, что не вошло в другие папки»
Есть у меня еще папка «разобрать» там постоянно есть бумажки, кот. нужно разбрать и раскложить в др. папки. Сама только начала, вот еще не всеми папками затарилась
Вот Вы меня повеселили
Никогда б не додумалась так складывать)))
Какие документы должны храниться в бухгалтерии в полном составе
Из статьи вы узнаете:
Ведение бухгалтерского учета сопровождается огромным документооборотом. Даже маленькие предприятия обязаны вести первичный учет. Документы рекомендуется хранить в специальных папках. Какие папки должны быть у бухгалтера, рассказано в статье ниже.
Что должно храниться в бухгалтерии?
В бухгалтерии необходимо хранить документы, которые имеют прямое отношение к ведению учета на предприятии. Рекомендуется документы складывать в папки, каждую из них подписывать. Но законодательно не прописана обязанность по организации системы хранения на предприятиях. Руководство должно само принять решение о том, как будут храниться документы – в папках, скоросшивателях или коробках.
В бухгалтерии в обязательном порядке должны храниться:
Дополнительно рекомендуется разработать и хранить:
Эти локальные нормативные акты не являются обязательными. Но, как показывается практика, они необходимы. Например, Положение о подотчетных лицах способствует тому, что сотрудники меньше задают вопросов и вовремя отчитываются о потраченных суммах.
Положение о кассовых операциях облегчает работу с кассой. Например, в Положении руководитель прописывает место установки кассового аппарата, лиц, которые могут с ним работать, порядок ведения операций и проведения ревизий. Прописав данные положения один раз, больше к ним возвращаться не придется.
Как организовать систему хранения документов?
Выше сказано, что под каждый вид документации лучше завести папку. Бумаги в ней можно хранить в хронологическом порядке или по нумерации. А можно в алфавитном порядке. Например, выписки из банка складывают по датам – от начала период к концу. А договора лучше хранить в алфавитном порядке – по первой букве контрагента.
На каждой папке нужно сделать надпись – какие документы здесь хранятся, за какой период. Система должна быть организована так, чтобы легко можно было найти любой документ – от приказа до приходно-кассового ордера. Надпись на папке может быть на лицевой стороне или на крошке.
Различные документы можно по-разному подшивать в папки.
Кассовые документы
Такие документы удобно хранить в папке в формате А5. Каждый документ, имеющий отношение к кассовым операциям, нумеруется согласно хронологии. Потом документы складывают по датам. Например, за 01.09.2021 года в папке могут быть подшиты:
Раскладка кассовых бумаг именно по датам удобна тем, что за нужный день можно сделать подборку всей необходимой документации. Папку нужно выбирать такой толщины, чтобы в неё, предположительно, поместились бумаги за конкретный период. Например, за месяц или квартал. Не рекомендуется делать разрыв в хронологическом хранении. Можно запутаться в документации.
Листы кассовой книги сюда не относятся. Это отдельная отчётность, которую должен собрать каждый бухгалтер собирать отдельно.
Если в компании сотрудники берут под отчет деньги редко, то авансовые отчеты можно складывать к кассовым документам. Если же деньги берутся под отчёт часто и много, то лучше завести отдельную папку. Здесь пригодится Положение о подотчетных лицах. Кассир или бухгалтер имеет право выдавать деньги под отчет только тем лицам, чьи должности прописаны в локальном нормативном акте.
Вам также будет интересно:
Выписки из банка
Несмотря на то, что совершать банковские операции можно посредством интернета, оригиналы банковских выписок из банка рекомендуется забирать. Это можно сделать вместе с получением или отдачей оригиналов ордеров, платежных поручений, иных банковских документов.
Также нужно завести отдельную папку под такую документацию. Хранить ее нужно в хронологическом порядке. Как показывает практика, формировать дневной комплект лучше в такой последовательности:
Накладные, счета фактуры, акты
Рекомендуется сделать 2 отдельных папки:
Некоторые компании предпочитают хранить накладные и акты отдельно, некоторые – вместе. Здесь на усмотрение бухгалтера – как ему удобнее. Если компания занимается и торговлей, и оказанием услуг, то целесообразно сделать отдельную папку под накладные, и отдельную под акты.
Для соблюдения дополнительного порядка можно составить реестр документов, хранящихся в той или иной папке. Распечатать его можно из любой бухгалтерской программы, которую используют для ведения учета. Это не обязательно, но по таким реестрам проще проверять, какие документы здесь хранятся и все ли они на месте.
Если в компании небольшой товаро- и документооборот, к выданным и полученным счетам – фактурам можно подколоть журналы учёта, а также книги продаж и покупок. Если же товаро- и документооборот внушительный, такие документы лучше хранить отдельно. Их могут проверять налоговики, поэтому они должны быть в доступе для проверки.
Зарплатные документы
Если на предприятии есть наемные работники, на каждого нужно завести личное дело. Для этого нужно приобрести папки формата А4 на каждого сотрудника. Каждую папку рекомендуется подписать – дать информацию о сотруднике. Нужно указать – ФИО и наименование структурного подразделения. В папке документацию нужно складывать в хронологическом порядке. Начать рекомендуется с приказа о приеме на работу, закончить – приказом об увольнении и копией трудовой книжки.
Также в личное дело вкладываются:
Если на предприятии много сотрудников, то приказы можно складывать в отдельную папку. Сюда нужно будет приложить табель учета рабочего времени, график отпусков.
Вам также будет интересно:
Когда выплачивается зарплата, создается ведомость. Платить деньги нужно не менее двух раз в месяц. Поэтому также рекомендуется собрать отдельную папку. Ведомости хранить в хронологическом порядке. Папку подписать.
Учредительные документы
Это важная документация, поэтому храниться она должна в сейфе или ином труднодоступном месте. Также нужно завести папку. Также рекомендуется завести отдельную папку с нотариальными копиями учредительных документов.
Можно даже не хранить оригиналы не предприятии, а убрать их, например, в банковскую ячейку. Проверяющим будет достаточно нотариальных копий. Рекомендуется складывать их в хронологическом порядке.
Документация по охране труда и технике безопасности
Отчётность
Всю финансовую отчётность нужно также разложить по папкам. Рекомендуется сделать так:
Каждую папку подписать, указать тип документов, период. Рекомендуется складывать отдельно по отчетным периодам – за квартал или год.
Переписка
В современном мире ведение бизнеса невозможно без переписки. Она может быть бумажной или электронной. Необходимо разделить её на входящую и исходящую. Даже если общение с контрагентами и партнерами осуществляется в цифровом формате, рекомендуется оформить отдельную электронную папку для входящей документации и исходящей. Но лучше продублировать потом в бумажном виде.
Если переписка активная, то рекомендуется назначить отдельного человека, который будет отвечать за ее хранение и делопроизводство по письмам. Можно доверить эти обязанности секретарю.
Бумажные документы нужно подшивать в хронологическом порядке. При необходимости, найти нужные бумаги будет просто. Аналогично нужно поступить и с электронной документацией. Также каждый файл нужно подписать – рекомендуется использовать наименование контрагента или партнера. Дополнительно можно создать электронные папки под каждого оппонента. Так найти нужные будет еще проще.
Нужно ли прошивать папки или не нужно?
Этот вопрос остается на рассмотрении того, кто отвечает за хранение или руководителя. Можно приобрести папки – скоросшиватели, каждый документ прокалывать и подкладывать. Но, большинство предпочитают брать обычные папки. Чтобы документы не рассыпались, если папку уронить, их прошивают. Здесь есть определенный порядок действий. Это:
Многие не сшивают бумаги, чтобы, если возникнет необходимость, можно было достать некий документ. В сшитой папке сделать это довольно сложно. После придётся всю процедуру повторять заново. Кроме того, законодательных требований об обязательном сшивании не установлено.
Заключение
Вопрос организации хранения документации важен! На предприятии бумаги должны храниться от 3 до 5 лет, поэтому нужно сделать так, чтобы это было удобно и надежно.
Бухгалтеры делятся опытом по хранению документов. У кого какие папки?
Как бухгалтеры структурируют и хранят документы, которых со временем становится много? Раскладывают по папкам, ведут реестры? А какие именно папки по наименованиям?
«Поделитесь, пожалуйста, своим опытом, особенно интересует производство, какие папки организованы для хранения документации, кроме папки „банк“, и куда и как подшиваете/храните документы — счета, УПД, акты полученные и выписанные (в банк по мере оплаты, или может быть в книгу учёта покупок и продаж), требования, накладные, зарплатные ведомости, и прочее».
В комментариях предложили самы разные варианты. У кого-то разбивка по контрагентам:
«Я делю по контрагентам папки/разделы в папках. Мне так удобнее: внутри контрагента деление по договорам. Внутри договоров — хронологически складываются все документы».
На это спрашивают, как быть, если контрагентов, например, сотня.
«Я правильно поняла, что если контрагентов 100, то и папок 100 и не важно, что там по одной бумажке может быть. И как вы тогда решаете вопрос с архивирования и уничтожением старья?»
Автор комментария отвечает, что контрагентов может быть сотня в одной папке, разложенных по алфавиту.
«Нет, неправильно поняли. В одной папке может быть и сотня контрагентов, по алфавиту разделённых рубрикатором. Может быть 1-2, смотря какой объём».
У кого-то все очень четко структурировано, на случай, чтобы можно было удаленно через кого-то срочно нужное найти.
«Всё отдельно, аккуратно по папкам:
Не лениться, чтобы все было понятно. Например, вы в отпуск уехали, генеральный звонит, а вы ему: „Папка красная, „Договоры“, страницы по реестру номер 133“. Архив — дело тонкое».
Вот еще вариант, как у кого что разложено:
«Правопередающие документы отдельно, счета-фактуры. отдельно, счета на оплату — либо отдельно в папке-приложении к банку, либо приложением к выписке (к платёжке). На разных предприятиях практикую по-разному. Бухгалтерские справки, авансовые отчёты, расчёты с сотрудниками, касса (кассового аппарата нет), путевые листы, — на каждое свои папки Разумеется, документы по реализации так же делятся на акты, накладные (своя папка) и документы по НДС с продаж — своя папка».
Кто-то часть хранит в электронном витде в 1С:
«Сканирую и прикрепляю в 1С, удобно отвечать на требования ИФНС, а бумагу договора отдельно, НДС отдельно».
На это спрашивают, «не отягощает ли базу, не начинает ли она тормозить»? Автор комментария пишет, что нет:
«Нет, все ок. У нас по НДС все время тёрки с ИФНС, а это значительно упрощает процесс, особенно сейчас, когда офис на удалёнке».
Вот еще отдельно по хранению документов, если производство:
«Это зависит от специфики и объёма документов. Производство храню отдельно спецификации, отдельно требования, отчёты производства за смену. Все отдельно. Но! Если у вас маленький объем, удобнее было бы хранить производственные документы по хронологии. Ну и банк/входящие упд/исходящие».
Вообще, каждый бухгалтер рано или поздно приходит к какой-то своей, удобной ему, системе хранения и структурирования документов.
А у «Клерка» все важное и актуальное для вас — отправляется в телеграм-канал «Бухучет и налоги». Тоже структурирование своего рода. В хронологическом порядке.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Какие папки должны быть в Вашей бухглатерии?
Вчера я обещала Вам, что каждый день мы будем высылать ссылку на 1 видео, в котором будет рассказано об одной из частей нашей Технологии хранения документов и формирования папок.
И вчера Вы получили ссылку на 1 видео, в котором я рассказывала о бесценном шаблоне
Сегодня я хочу рассказать о другом документе, который входит в состав Технологии
Это регламентный документ, который закрепляет сколько, каких папок, какого цвета должно быть в Вашей организации, чтобы сократить время на поиск, подготовку и архивирование документов на 40 процентов.
И конечно в «02.Набор схем: состав папок для хранения бумажных документов» содержатся папки не только бухгалтерские, но и для юристов, и для кадровиков.
Кроме того, наша технология предлагает цветовое разнообразие папок. То есть, не так, как принято во многих организациях, все папки одного года – зеленого цвета, другого – красного и т.д.
По нашей технологии один цвет объединяет папки, в которых хранятся документы, объединенные каким-то одним признаком. Например, все документы, касающиеся учета денег – одного цвета. И так далее.
Конечно, можно продолжать хранить документы Вашей компании так, как Вы привыкли.
Но с этим набором схем Вы один раз и навсегда закрепите в организации неизменный порядок, с которым будет очень легко знакомится новичку, и с которым даже руководству будет приятно и понятно работать. И да, многие бухгалтера, которые стали работать с этим набором и завели папочки в своей бухгалтерии в соответствии со схемами, писали мне, что руководители стали их ценить больше. Потому что порядок в бухгалтерии стал ВИДЕН невооруженным глазом.
И еще, отвечу на несколько вопросов, которые иногда задавали наши покупатели
1. Данный состав папок рекомендуется всем организациям, даже находящимся на УСН?
Да, мы рекомендуем использовать данный порядок даже таким организациям. Ведь никому не известно, как долго Ваша организация будет находиться на этом режиме налогообложения. И когда нужно будет перейти снова на ОСН, Вам не придется перелопачивать и перекладывать документы в папках. Да и как уже было сказано, сроки хранения у многих документов разные. И кроме того, порядок закрепленный нами, как говорится «интуитивно понятен»))
2. Можно ли использовать данный состав папок в Казахстане, на Украине и пр. бывших Советских Республиках?
Да, ведь законодательство наших стран похоже. Кроме того, документы составляются те же. Да и иностранные компании, имеющие предствавительства в нашей стране, тоже могут использовать данный состав папок.
3. А если у нас холдинг, или аутсорсинговая компания? И у каждой организации свои особенности?
Тогда для Вас это вообще незаменимый инструмент! Ведь в данном составе папок есть папки, учитывающие все особенности компаний. И производственных, и транспортных и консалтинговых. Хотя безусловно, в каждой из этих компаний могут быть такие особенности, которых мы не учли. Ну вдруг. В этом случае к этому существующему набору просто добавляются одна-две папки с «особенными» документами. Весь основной состав от этого не страдает. Зато благодаря внедрению этого состава папок Вы обеспечите единообразие и легкую внутреннюю проверку, если в этом возникает необходимость. Да и текучка кадров не так страшна, когда по всем процессам бухгалтерии их порядок закреплен регламентными документами.
Для того, чтобы получить представление о том, что же это за документ, смотрите видео.
И да, для тех бухгалтеров, которые хотят сделать все сами, посмотрев видео, они смогут это сделать. Они сами в своей компании могут создать такой документ и подняться на небывалую высоту в глазах руководства, представив его не рассмотрение и внедрение в компании. Другой вопрос, сколько времени и сил они потратят на создание того, что можно получить в готовом виде всего за 2990 рублей…
Но это только Ваш выбор.
Как и то, будет ли в Вашей бухгалтерии порядок!
Начните наводить порядок в документах бухгалтерии именно сейчас, ведь именно сейчас, у Вас больше свободного времени, пока нет отчетности. Да и вероятно Вы, отдохнувши после отпуска, готовы к новым свершениям. И для этого сейчас лучшее время!
На связи, всегда Ваша, Елена Глоткина.
Эксперт по наведению порядка в бухгалтерии,
автор технологии хранения документов и формирования папок
и автор многочисленных публикаций в профильных журналах.