Как навести порядок в документах
Как навести порядок в документах? Один из способов, мой друг
Привет мой друг. Сегодня мы с тобой поговорим не о чем-то вечном и серьезном, хотя… Кто знает? Может быть это более серьезно, чем кажется на первый взгляд. Я хочу поделиться своим опытом – как привести все документы в порядок и сложить их так, чтобы они были доступны, удобны и не путались между собой.
Вообще я заметила, что бардак начинается там, где выбран неверный и неудобный способ хранения вещей. Если у Вас в одном и том же месте постоянно накапливается хлам или вещи быстро «расползаются» не по своим местам – скорее всего Вы еще не нашли для себя удобной формы их хранения. Когда вещи складывать удобно, они доступны и из них легко извлечь нужный предмет и вернуть его обратно – возможность беспорядка сокращается. Мы не берем сейчас вариант, что Вы просто бросили что-то не на свое место. Скорее, я имею ввиду, что Вы попали в ситуацию, в которой для того, чтобы достать одну вещь, необходимо перерыть все остальные. Именно тут и начинается хаос.
Я хочу на своем опыте поделиться, как мне удалось сложить все документы так, чтобы их было просто найти, удобно взять нужный, добавить новый и, при этом, не листать кучу файлов (прозрачных кармашков) в хаотическом порядке.
Сразу скажу – «не пытайтесь съесть слона» за один раз, иначе Вы можете не справиться с накопленными бумагами, рассердиться и получить, скорее, отрицательный, нежели положительный опыт. Я делала так – каждый день раскладывала столько документов, сколько мне было не лень. В какой-то момент начинает казаться, что процесс не закончится никогда, но поверьте, результат наступит быстрее, чем Вы себе можете представить.
Вообще, держать документы в порядке – важная задача. Особенно в моменты, когда Вам может неожиданно понадобиться та или иная бумага, а Вы понятия не имеете в какой стопке, полке, ящике ее искать. И потом – чем меньше у Вас бардака в доме – тем приятнее в нем находиться и заниматься домашними делами.
Итак. Для начала, Вам нужно отправится в канцелярский магазин и купить следующие предметы:
Приступим. Берем папочки с «ущками» и клеящиеся стикеры. Отрываем один и на стороне, которая клеится, пишем, что именно будет лежать в этой папке. Прикрепляем ее на внутреннюю сторону прозрачной обложки. Тогда, когда Вы перелистываете все папочки, Вы легко найдёте нужную, при этом листочки не будут отклеиваться и теряться и Вам будет просто и удобно взять или добавить нужный документ. Вы же приблизительно знаете, что именно у Вас лежит среди документов.
Например, одна папка может быть с Вашими медицинскими документами, вторая – счета на квартиру, третья – договора на телефон, банковскую карту, услуги интернет провайдера.
Если у Вас есть чеки, которые относятся к тому или иному документу/ договору, их можно скрепить степлером, чтобы они не потерялись.
Когда у Вас подписано несколько папок – начинаем просто вкладывать в них бумаги, которые им соответствуют. Пока без «кармашков». По ходу разбора «завалов» может возникнуть еще 5-6 папочек. Какие-то будут переназваны, какие-то соединены в единую, а в какой-то теме окажется так много документов, что Вы заведете отдельную папочку. У меня на данный момент около 20 папочек с ушками, которые поместились в трех больших папках для документов.
После того, как Вы вложите документы в папочки с ушками – следующий этап. Убираем документы в кармашки / файлы.
Опять же не едим «слона» целиком. Старайтесь класть каждый отдельный документ в отдельный кармашек. Тогда Вам будет просто ориентироваться в бумагах, перелистывая их. После того, как Вы разложите документы по кармашкам – вкладываем их в папочку с ушками. Теперь все документы на заданную тему у Вас находятся в одном месте.
После того, как все документы и бумаги будут рассортированы – раскладываем их по большим папкам. Я те документы, которыми пользуюсь реже всего или уже не пользуюсь вовсе – сложила в одну папку. Те, которые мне нужны чаще – в другие. На торце папки есть вкладыш – на нем можно написать что именно находится в папке – какие документы она содержит. Теперь Вы точно знаете, где какой документ, как его найти и куда убрать следующий на заданную тему.
А что делать со скобками среднего размера? Все просто. Не всегда есть документы, которые можно разместить в кармашке. Тогда Вы их прикрепляете к папочке с ушками к задней обложке. Это могут быть конверты, листы бОльшего формата и т.д. Важно, что крепить их нужно как снизу, так и сверху, чтобы они не выпадали. Скобками можно закрепить кармашек с чеками, они продаются совершенно разных размеров и очень удобны в использовании.
Вы можете сказать – я не написала ничего нового и все и так у Вас в порядке. Вы можете сказать – мне это неудобно и у меня есть свой способ хранения документов. Но может быть, Вам придется по нраву то, чем я пользуюсь сама и мой пример пригодиться в быту.
Как хранить квитанции, бумаги и документы: 3 шага к порядку
У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно — многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!
Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.
Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте
Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.
Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги.
Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного.
Шаг 2. Избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. Основное правило – выбрасываем почти все!
Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:
Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной.
Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:
Шаг 3. Организуем хранение
Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам. Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно.
Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.
«Я на всякий случай храню все»: 8 советов, как хранить платежки и квитанции
Рекомендации читателей Т—Ж
Каждый месяц собственникам квартир приходят платежки за ЖКУ. А некоторым до сих пор приходят бумажные уведомления из налоговой.
За год скапливается кипа бумаг, и это не считая квитанций и чеков из магазинов. Мы уже рассказывали, как долго стоит хранить платежки за квартиру и как не складировать дома макулатуру. А читатели поделились своими историями и советами, как хранить документы. Собрали все в одну подборку.
Это истории читателей из Сообщества Т—Ж. Собраны в один материал, бережно отредактированы и оформлены по стандартам редакции.
Документы за три года в хронологическом порядке и в одном месте. Мне удобно.
В случае чего найти нужное и распечатать не составит труда. И чеки не нужно отдельно искать и сопоставлять, что, когда и где оплачивалось.
Я плачу онлайн, банк выдает квитанцию с печатью. Делаю скрин квитанции и сохраняю в отдельной папке — в любое время могу распечатать все квитанции.
«Мос-ру» каждый месяц рассылает квитанции в электронном виде, оплачиваю через интернет-банк. Смысла хранить бумажки вообще не вижу.
У меня все квитанции за 14 лет уместились в небольшой подарочный пакет. Не мешает. Все платежки снабжены печатью, подписью и чеком. Плюс все с недавних пор попадает в ГИС ЖКХ.
Налоговые письма с платежками тоже хранятся, ведь их базы могут екнуться. Потом дольше доказывать через суды без этой макулатуры. У нас в России без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек.
Храню даже чеки из супермаркетов три дня. Зачем? Как-то раз любимый свежий хлеб вдруг тайно зацвел: под верхней корочкой в упаковке все ломти хлеба оказались с белым налетом.
По чеку «Перекресток» заменил хлеб. Хотя, как я поняла, магазин и без чека мог принять и заменить товар, а некачественная продукция отправляется на хлебозавод на экспертизу при наличии упаковки с реквизитами.
Коротко: я настроил фильтры в почте так, что архив формируется сам собой. К сожалению, в офлайне так не работает.
А теперь подробнее все мои правила хранения документов:
Хранить на сервере документы, которые неожиданно могут стать важными, сами хозяева этих серверов — не важно, «Гугл» или «Яндекс», — не рекомендуют в своих условиях использования, с которыми все не глядя соглашаются при регистрации. То же самое — хранить документы только на компьютере.
Лучший и самый надежный вариант — это разделять место хранения, то есть и бумага, и скан документа с резервной копией. Тогда точно будет достигнут максимальный уровень сохранности.
Ну и то, что документы эти нужны всего три года, также весьма спорно. В редких случаях может понадобиться «закопаться» и гораздо глубже этого срока.
Я на всякий случай храню все.
Вот один свежий пример. Ко мне обратилась знакомая, которая всегда платила по квитанции в срок все коммунальные и прочие платежи. Она тоже прочитала, что квитанции надо хранить три года, и выбросила все документы старше трех лет. Спустя месяц ей пришло уведомление о долге за ЖКУ — дело происходило в Москве, поэтому у нее одна квитанция на все. Она сходила в УК, и там выяснилось, что долг образовался больше трех лет назад, — на 1 января три года назад он уже был. Вполне вероятно, что или сама женщина пропустила платеж, или что-то в УК напутали, но требование о погашении долга было. Я тоже сразу же сказала, что, конечно, она никому ничего не должна: УК сама проспала долг.
А потом я решила посмотреть судебную практику. И выяснилось, что долг за ЖКУ сейчас считается три года не с момента просрочки, а с того момента, как долг выявлен. В случае со знакомой долг сразу не был виден даже УК, так как он постоянно гасился последующими платежами. Но вот УК решила подбить баланс — и на определенную дату долг проявился. А квитанции, которым больше трех лет, уже уничтожены. Доказать платеж невозможно, она платила через офис банка, чек был бумажный.
Поэтому я пока ничего не выбрасываю, но идею со сканированием возьму на заметку.
Право. Все о праве в Т—Ж: статьи, которые помогут повысить юридическую грамотность и отстоять свои интересы
Пять шагов к порядку в бухгалтерии
Налоговый инспектор может пожаловать на фирму с проверкой в любой момент. Поэтому бухгалтеры должны содержать финансовые документы в полном порядке. По закону российский предприниматель обязан хранить огромное количество финансовых бумаг долгое время. Но у учетных работников для этого не всегда есть возможность. На помощь ему придут современные японские технологии, которые «реформируют» не только работу бухгалтерии, но и организацию компании в целом.
«Свалка» в бухгалтерии
Налоговые контролеры при проверке могут затребовать у предпринимателя практически любой бухгалтерский документ. Ведь по закону добросовестный налогоплательщик должен хранить все первичные бухгалтерские бумаги в течение пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А прочие бумаги, необходимые для расчета и оплаты налогов, нельзя уничтожать в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Получается, что даже в небольшой компании есть значительные архивы, в которых хранятся финансовые и юридические бумаги. Однако в результате эти помещения превращаются в склады мусора.
«Налоговые проверки происходят почти всегда неожиданно, а до этого момента документы бессистемно размещаются по полкам и шкафам», – рассказывает директор столичной канцелярской компании Борис Лыков.
В большинстве фирм порядок отсутствует не только в архивных помещениях, но и в самом помещении бухгалтерии или, допустим, юридического отдела. В итоге любой работающий человек в нашей стране почти с содроганием вспоминает ситуацию, когда ему нужно получить печать в бухгалтерии или забрать какую-либо квитанцию у кассира. Ведь эта процедура может затянуться надолго и порядочно вымотать нервы у человека. Особенно если необходимые при этом документы будут утеряны или «переложены куда-то» сотрудниками бухгалтерии.
Внутренний беспорядок в финансовом отделе вызовет в первую очередь недовольство у сотрудников компании. Правда, они смогут всего лишь расстроиться либо пожаловаться руководству. По мнению Бориса Лыкова, в этом случае мудрый предприниматель должен не только прислушиваться к жалобам, но и прилагать все усилия для наведения порядка на своей фирме. «Иначе при проверке внутренний беспорядок во всей красе откроется ревизорам».
Кто поможет навести порядок?
В последнее время некоторые современные московские предприниматели обращаются к помощи различных инноваций, например к японским технологиям менеджмента. Эти технологии позволяют более эффективно организовать работу на фирме, правильно распределить обязанности между сотрудниками, навести порядок в отдельных подразделениях либо в компании в целом, а также выработать стратегию дальнейшего развития бизнеса.
Одна из таких технологий – система 5S – в нашей стране внедряется в первую очередь именно в бухгалтерии. Отечественные специалисты адаптировали эту систему к российским условиям и назвали ее «Упорядочение».
Эта система в российском варианте гласит: основными принципами работы всех сотрудников компании должны быть дисциплинированность, четкие правила, скрупулезные проверки и уборки. Технология может касаться как предприятия, занимающегося производством, так и торговой компании. Систему можно применять и для отдельных департаментов фирмы, и для компании в целом.
Для начала современные столичные предприниматели начали изучать и использовать японскую концепцию в финансовых и юридических отделах. «Ведь именно в бухгалтерии и у юристов существует масса технической бумажной работы, которая тормозит развитие фирмы», – говорит бизнес-консультант столичной аудиторской фирмы Ольга Романова.
Японская философия для бухгалтера
Столичные бухгалтеры начали работать по системе «Упорядочение» всего лишь несколько лет назад. Но уже сейчас их личные результаты впечатляют. «Проверок мы не боимся. Ведь в бухгалтерии безупречный порядок», – говорит Денис Стычкин, генеральный директор фирмы, всего лишь год назад внедривший технологию 5S. Владелец другой московской торговой компании, которая использует японские технологии уже пять лет, похвастался, что даже рядовой работник финотдела может найти любой необходимый документ в течение 30 секунд! Что и говорить о том, насколько эффективной является организация всей компании в целом.
Бухгалтер этой фирмы Ирина Лаптева рассказала о том, как основные принципы японской технологии помогли реформировать российскую бухгалтерию.
Первый – освободить пространство от всего ненужного. Правда, по словам Ирины, что считать хламом, в их бухгалтерии решали долго. Ведь опять-таки многие бумаги необходимо хранить долгое время. Например, первичные бухгалтерские документы, в том числе трудовые договоры и платежно-расчетные ведомости на каждого работника (если нет личных карточек), которые вообще должны находиться в архиве в течение 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.).
В итоге выкинули неисправное оборудование, лишние вещи, а также бумажный мусор, который пришлось выбирать из нужных документов почти неделю. В результате общее помещение бухгалтерии стало намного просторнее, как и отдельные комнаты учетных работников. Ирина говорит, что после капитальной уборки специалисты не только спокойно работают, но и спокойно принимают любого посетителя. «Ведь теперь при звуке открывающейся двери мы не боимся услышать грохот падающих папок», – сказала она.
В наведении порядка поможет и второй принцип – рациональное размещение предметов. По словам Ирины Лаптевой, это больше внешний, «визуальный принцип». Для того чтобы следовать этому принципу, сотрудники расклеили стикеры с надписями или развесили указатели на всех предметах в помещении. Допустим, одежду начали убирать в шкаф, на котором написано «гардероб», а зонтики – в корзину с надписью «место для зонтиков». Если в кабинете какого-то сотрудника несколько шкафов, то они пронумерованы. То же самое можно сказать о полках и ящиках.
Директор фирмы Денис Стычкин говорит: «Это не помешательство, это прививание правильных привычек сотрудникам. Если персонал приобретет эти привычки, то у любого работника всегда в голове будет работать принцип “взял-поработал-положил на место”. А ведь этот принцип поможет ему и в жизни». Результатом именно этого принципа японской технологии и стало то, что любой бухгалтер очень быстро может найти любой документ на фирме.
Рациональное размещение предметов помогает не только работникам бухгалтерии, но и всем сотрудникам. Ведь на рабочем месте финансового или другого специалиста, который может находиться в отъезде, должны сориентироваться и его коллеги в случае, если возникли какие-либо проблемы. Тут, правда, Ирина сделала оговорку, что только генеральный директор определяет, кто сможет «ориентироваться» на столах в бухгалтерии.
Третий принцип системы «Упорядочение» – регулярная уборка, а также налаженная система выявления и исправления ошибок. Здесь речь идет о том, что в бухгалтерии существует специальная цепочка работников, которые один за другим перепроверяют друг друга. Ирина Лаптева говорит, что это самый лучший метод борьбы с «бухгалтерскими ляпами».
Следующий шаг для внедрения концепции 5S для бухгалтера не звучит как новый – стандартизация правил. Только правил не бухгалтерского учета, а правил эффективной работы финансового отдела фирмы. Для этого сотрудники специально разрабатывают схемы быстрого выполнения различных рабочих операций. Такие алгоритмы даже могут быть прописаны в специальных тетрадях. Например, определенная цепочка «Сдача отчета о прибылях и убытках» или «Сдача отчета в налоговую инспекцию» и т. д.
Кроме того, для каждого работника финансового отдела разработаны особенные инструкции. Обычные должностные инструкции описывают формальные обязанности и полномочия определенной штатной должности в стандартном коллективе. В компании Ирины инструкции содержат свод неформальных правил как для всех бухгалтеров, так и для каждого сотрудника финансового отдела вплоть до уборщицы. «Бухгалтерия стала работать в несколько раз быстрее. Ведь любой сотрудник нашего отдела знает, что именно он должен делать в той или иной ситуации», – говорит Ирина Лаптева. Неформальные указания даже содержат правила в шуточной форме, например: «Во время налоговых проверок не пытайтесь уходить домой ранее полуночи». Хотя любому учетному работнику понятно, что это правило можно назвать и серьезным.
Итоговым, пятым, принципом японской системы являются всеобщая дисциплинированность и организованность. Однако генеральный директор фирмы Денис Стычкин считает, что все бухгалтеры становятся дисциплинированными, когда уже вступили в силу четыре вышеописанных принципа и в финансовом отделе наведен безукоризненный порядок.
По словам Ирины, сегодня «сотрудники бухгалтерии очень пунктуальны и дисциплинированны. Они всегда приходят на рабочее место вовремя. А если вдруг приходится задерживаться, то организуют свою работу так, чтобы выполнить ее без лишних нервов и как можно быстрее и правильнее. Японская система очень нам помогает».
Не все хотят порядка
Конечно, эта концепция несовершенна. В России у нее есть и противники. Главные аргументы против японской системы заключаются в том, что жители России и Японии имеют разное воспитание, образование и менталитет. Поэтому «очень трудно привить железную дисциплину и внутренний контроль нашему легкомысленному русскому человеку», – справедливо отметил менеджер по персоналу одного российского предприятия.
Однако по большей части такие контраргументы действительны в отношении работников, занятых производством товара – так называемых рабочих специальностей. Что касается бухгалтеров и прочих финансовых работников, то тут технология «Упорядочение» подходит по всем параметрам для улучшения, ускорения и усовершенствования рабочего процесса – как личного труда одного сотрудника, так и всей бухгалтерии в целом.
Идея 5S получила распространение во многих странах. Первыми переняли концепцию американские компании Procter&Gamble и Caterpillar. В некоторых странах специалисты разработали близкие 5S национальные методики. К примеру, в Финляндии существует система Tuttava, развивающая навыки безопасной и производительной работы.
5S – система наведения порядка, чистоты и укрепления дисциплины. Она появилась в Японии в середине прошлого века. Ее идеологом принято считать Каору Исикаву, известного теоретика качества. Со звука «S» начинаются пять японских слов, которые можно перевести как «организация», «порядок», «чистота», «наглядность» и «ответственность».
Согласно японской концепции именно порядок всегда должен стоять у истоков успешного бизнеса. По мнению последователей этой теории, внедрение системы 5S на любом предприятии поможет справиться с внутренним беспорядком в отделах и в организации в целом.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Стикеры, коробки и «предсмертная» уборка: 7 способов навести порядок дома
Несколько лет назад я провела глобальное расхламление.
Выкинула все старое, раздала все ненужное и оставила дома только то, чем действительно пользуюсь и что приносит мне удовольствие. С тех пор стараюсь поддерживать дом в чистоте и постоянно ищу интересные лайфхаки для уборки.
Вот 7 продуманных методов уборки со всего мира, включая те, которыми пользуюсь я.
Кайдзен
Авторы: сотрудники «Тойоты», Япония
Кому подойдет: тем, кто готов к долгому последовательному превращению дома в максимально комфортное и эргономичное пространство
Принцип: постепенное совершенствование дома с помощью маленьких улучшений
Инвентарь: цветные стикеры и мусорные корзины
Японская философия кайдзен — в переводе «непрерывное улучшение» — относится не только к уборке: по этим принципам работают крупные японские компании.
Сотрудники «Тойоты» отбросили лирику кайдзена, оставив лишь прямые указания к действию. Их метод называется 5S: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование. Применять принципы кайдзена и 5S можно к чему угодно, но на уборку и организацию дома они ложатся лучше всего. Вот главные правила этого метода.
Составить точный список мест, в которых вы проводите время дома. Например, рабочий стол, раковина на кухне, диван в гостиной и так далее. Во время уборки нужно занимать по очереди все эти места: садиться на стул, вставать к раковине, ложиться на диван — и убирать те предметы и поверхности, до которых вы можете дотянуться. Раз в неделю можно проводить уборку одной такой зоны.
Занять каждую позицию и осмотреться. Если вокруг есть предметы, которых не должно быть, перенесите их на место. Затем пометьте зелеными стикерами те вещи, которые на самом деле нужны, оранжевыми — те, которыми вы пользуетесь очень редко, красными — те, от которых можно избавиться. В конце уборки все зеленое нужно оставить, оранжевое — отправить в другое место, красное — вынести из дома.
Завести несколько ведер для мусора. В каждом помещении должно быть ведро, чтобы сразу же избавляться от мелкого мусора: обрезков, ниток, крошек, упавших продуктов.
Подмечать слабые места. Будьте наблюдательны и придумывайте решения, которые сведут уборку к минимуму. Например, кошка разносит по всему дому наполнитель для лотка — значит, нужно пересмотреть конструкцию туалета или постелить под него нескользящий коврик. Если в душе вода постоянно выливается на пол — перевесить крепление или соорудить липучки на шторке, чтобы она плотно прилегала к ванной. Если пульт от телевизора постоянно падает с подлокотника — придумать для него полочку с выемкой. И так во всем.
Флайледи
Автор: американская домохозяйка Марла Силли
Кому подойдет: тем, кому уборка кажется слишком масштабной задачей
Принцип: делить большие задачи на маленькие и уделять им по 15 минут каждый день
Инвентарь: таймер и расписание уборки на видном месте
Система домохозяйки Марлы Силли до недавнего времени была самой известной в мире — по количеству проданных книг. Только в официальной англоязычной группе Flylady в Фейсбуке состоит больше 650 тысяч человек. Однако она изрядно устарела: Силли, воспитанная в традициях патриархата, адресовала свою систему исключительно женщинам, которых к тому же призывала красиво одеваться во время уборки. Если опустить сексистскую часть, советы флайледи могут пригодиться и сейчас. Вот главные принципы этого метода.
Разделить дом на 5—7 равных зон. Каждой зоне присвоить определенный день недели. Например, вторник — прихожая и все коридоры, среда — кухня, четверг — санузел.
Отделить уборку от наведения порядка. Уборка — это очищение от грязи поверхностей: полов, плиты, полок, кафеля. А наведение порядка — расстановка вещей по своим местам. Уборке должен быть посвящен один день в неделю, а наведению порядка — все остальные.
В каждой зоне нужно определить «горячие точки», где обычно копится хлам: комоды, полки, тумбочки, кресла. А затем — поэкспериментировать с их расположением. Скажем, убрать из комнаты кресло, на котором неизменно вырастает гора одежды.
Определить вещи-кочевники. Есть вещи, у которых нет своего места, из-за чего они постоянно теряются или попадают в «горячие точки». Нужно подумать, почему так происходит, и найти для этих вещей постоянные места. Например, соорудить симпатичную ключницу для всех ключей прямо на входной двери, чтобы всегда вешать ключ на одно и то же место.
Ставить таймер на 15 минут во время уборки в каждой зоне. Удобно делать это в одно и то же время. Допустим, каждую среду в 19:45 разбираться с кухней, в четверг в то же время — со спальней.
Завести ритуал микроуборки перед сном. Например, мыть всю посуду и раковину на кухне. Владельцы посудомоечной машины могут придумать что-то другое, например мыть и начищать обувь.
Метод Конмари
Автор: Мари Кондо, Япония
Кому подойдет: тем, кто осознанно относится к вещам и стремится минимизировать потребление
Принцип: постоянно проводить расхламление, а все оставшиеся вещи хранить правильно
Инвентарь: органайзеры для шкафов и полок, прозрачные коробки для хранения и многоярусные вешалки
Норико Кондо, отец автора метода, был профессиональным консультантом по кайдзену и гуру в вопросах хранения. Именно на базе этой японской философии Мари Кондо построила свою систему уборки. Западный мир в методе Конмари подкупает уважение и благодарность к вещам и максимальная осознанность жизни, а еще — дельные практические советы вроде сворачивания одежды в трубочки.
Вот как применять японскую философию в российских реалиях.
Каждые два месяца нужно проводить ревизию всех вещей в доме. Этому важно уделить целый день и привлечь всех членов семьи. Разбирать вещи нужно по категориям: одежда, бумаги, кухонная утварь, гаджеты. Для разбора категории все вещи из нее полагается собрать в одном месте — например, сложить в центре комнаты — и перебрать по одной, задавая себе вопрос, приносит ли эта вещь радость. Все, что не радует, — раздать, продать или выбросить.
Хранить вещи вертикально. Так, чтобы в каждом шкафу, комоде и органайзере все содержимое было на виду. Шкафы и полки нельзя заполнять целиком, иначе там будет бардак. Текстиль нужно скручивать в трубочки, книги — ставить так, чтобы были видны корешки. Даже в кухонных шкафах предметы должны стоять вертикально и не прятаться друг за другом.
Вещи из одной категории нужно хранить в одном месте. Например, все столовые приборы в доме должны лежать одном ящике. То же касается книг, сумок, лекарств, постельного белья и всего остального.
Сверкающий дом
Автор: народное творчество из Германии
Кому подойдет: тем, готов на регулярную микроуборку в будни, чтобы отдыхать в выходные
Принцип: четко планировать и делать все сразу, не откладывая на потом
Инвентарь: списки и чек-листы
Метод самозародился на одном немецком форуме, откуда и разошелся по всему миру. Форумчане педантично продумывают новые правила, консультируют новых пользователей, советуются в спорных ситуациях. Это далеко не самый популярный, но очень понятный метод, который состоит из ритуалов, списков и полной автоматизации. Вот его основные принципы.
Завести утренние ритуалы. Сразу после подъема нужно проветрить комнату, полить цветы, заправить постель и подготовить мусор, чтобы выбросить его по пути на работу. Это важно делать каждое утро, чтобы довести действия до автоматизма.
Каждый день нужно выбирать «комнату дня». На уборку в ней можно тратить от 15 до 30 минут.
Составлять чек-листы. Вся система держится на списках — их нужно прописывать заранее для каждой зоны. Вот основные: расписание уборки во всех комнатах дня, чек-лист по утренней уборке, чек-лист по комнате дня, чек-лист вечерних ритуалов. Для уборки в комнате дня нужно заранее составить пошаговый чек-лист: например, на кухне — проверить сроки годности продуктов в холодильнике, поменять мусорный мешок, протереть раковину и плиту.
Забыть про генеральную уборку. В этой системе не предполагается генеральная уборка, потому что все нужно делать сразу: запачкал плиту — помой, наследил в коридоре — протри пол, накрошил на пол за ужином — убери. Этот принцип называется «уничтожение улик» — говорят, он очень нравится детям.
«Предсмертная уборка»
Автор: Маргарета Магнуссон, Швеция
Кому подойдет: тем, кто стремится к легкой жизни, не привязанной к вещам
Принцип: максимально сократить количество предметов в жизни, представив, что вас скоро не станет, а ваше имущество придется разбирать родственникам или друзьям
Уборка по методу Маргареты Магнуссон не имеет ничего общего с обычными сценариями уборки у шведов. 80-летняя Магнуссон придумала свою систему, когда задумалась о том, что останется после нее детям и внукам. Самой Маргарете несколько раз приходилось разбирать вещи умерших, и этот опыт не приносил ей никакого удовольствия: от людей оставался только хлам и компромат. Начав свою «предсмертную уборку», она вывела несколько важных правил и оформила их в книгу. Вот основные принципы «предсмертной уборки».
Начинать уборку стоит с той категории вещей, которая вызывает меньше всего эмоций. У кого-то это одежда, у кого-то — книги, у кого-то — старые гаджеты. Все эти вещи нужно выбросить.
В каждой категории выбрать вещи, c которыми пора расстаться. Магнуссон предлагает не выбрасывать их, а искать новых хозяев: продавать на барахолках, относить в благотворительные магазины, дарить. Отдавать вещь следует, рассказывая ее историю: так она будет ценнее для нового хозяина.
«Дом, в котором легко дышать»
Автор: дизайнер интерьеров Лу Вей, Китай
Кому подойдет: владельцам небольших квартир
Принцип: продумать дизайн квартиры еще до начала жизни в ней
Инвентарь: одинаковые штабелируемые контейнеры и высокая мебель для хранения
Лу Вей за 13 лет работы спроектировала 15 тысяч интерьеров для малогабаритного жилья, параллельно описывая эти кейсы в блоге. Из постов родилась книга — иллюстрированное пособие по организации хранения даже в очень маленьких квартирах. Вот ее главные принципы.
Просчитать процент площади квартиры, который будет занят хранением. Чем меньше жилье, тем больше процент. Минимальный процент — 10, максимальный — 40.
Придерживаться пропорций. 80% всех вещей нужно хранить в закрытых шкафах и ящиках, а 20% вещей-акцентов должны быть на виду: часть — для красоты, часть — для выполнения своих функций. Так, для красоты может быть ваза, а функциональные вещи — это гаджеты и предметы, которыми вы пользуетесь чаще всего.
Организовать одно главное хранение. Вместо нескольких маленьких шкафчиков, тумбочек и комодов Вей советует купить или спроектировать один большой шкаф или гардеробную.
Хранить вещи вертикально. Лучше выбирать высокие стеллажи и шкафы, а также ящики, которые легко штабелируются.
Подписывать коробки с вещами. Так сразу понятно, что там лежит, и нет соблазна положить внутрь вещь из другой категории.
«Анонимные лентяйки»
Автор: Сандра Фелтон, США
Кому подойдет: тем, кто отдает предпочтение порядку, а не чистоте
Принцип: геймификация всего и высокая скорость
Инвентарь: таймер и три коробки
Легенда гласит, что бизнес-леди Сандра Фелтон однажды потеряла у себя дома научную диссертацию и страшно разозлилась. Этот случай побудил Фелтон разработать систему стремительной и незатратной уборки, целиком состоящей из экспресс-решений. Как было на самом деле, неизвестно, но сейчас у метода много последователей. Они обитают на сайте messies.com, где предусмотрена ежедневная рассылка с напоминаниями, что и как делать, а также работает своеобразный форум поддержки в нелюбви к уборке.
Вот как «анонимные лентяйки» советуют наводить порядок.
Составить список задач по душе. Так, чтобы каждому члену семьи достались наименее противные для него занятия. К примеру, папа ненавидит мыть посуду, а дети — собирать игрушки. Значит, исполнителей стоит поменять местами.
Составлять списки дел на утро и вечер. Утром нужно быстро вставать с кровати и делать хотя бы 1—2 дела по дому — что это будет, надо решить накануне, чтобы не тратить время на раздумья. То же самое — перед сном.
Прибираться быстро. «Анонимные лентяйки» осознают, что порядок важнее чистоты: при бардаке может быть чистый пол, но общему восприятию это не поможет. Для этого дома нужно держать три коробки: на выброс, на продажу, на хранение. В эти коробки вещи помещаются во время экспресс-уборки. Если есть 10 минут на приведение в порядок гостиной перед приходом гостей, но нет времени решать, куда деть старый журнал с дивана или порванную игрушку, — вещь нужно положить в одну из коробок, а уже потом решить, что с ней делать.
Убираться сразу. Все дела, которые требуют меньше 30 секунд, нужно делать сразу, как только вы их заметили. Например, подмести рассыпавшуюся крупу, вымыть одну тарелку, протереть зеркало в ванной комнате.
И напоследок
Если запланируете масштабную уборку по одной из методик из этой статьи, загляните в наш инстаграм. Подскажем на тему:
Еще больше идей для нескучных развлечений — в Городе. Подписывайтесь и оставайтесь с нами.
Все методики хороши, если живешь среди единомышленников. А так, пока я борюсь с энотропией, 2 других члена моей семьи последовательно засерают квартиру далее.
Инесса, Примерно такие же принципы уборки и у меня, надеюсь это не невроз ))
Корил себя за прокрастинацию и то, что переносил часть дел на потом, а оказывается, я просто флайледи!
Очень понравился метод «Предсмертной уборки».
У меня главная проблема: вещи, которые жалко выкинуть. Десяток кабелей micro-usb, старые но еще рабочие наушники, одежда, которую не носил два года, но «вдруг придется надеть» или «она же еще хорошая». Какая-то старая канцелярия, электроника, книги, и прочий хлам. Уже несколько раз собирал такие вещи и выкидывал, но по прежнему куча всего.
Elena, а почему не передать в комиссионку? На худой конец просто бросить в ящик благотворительной организации.
Анастасия, ну и куда условная бедная женщина будет носить шелковые платья и сапоги на 13см каблуках?
Elena, насколько знаю, вещи из таких ящиков сортируют и часть продают в специализированных благотворительных магазинах. Ну а остальное непосредственно нуждающимся / на переработку. Так что и сапогам на каблуках применение найдётся 🙂
Ну и как вариант продавать на каком-нибудь авито, но я не связываюсь.
Мне потребовалось переехать в другой город с ограниченным легковой машиной местом для перевозимых вещей, чтобы избавиться от всего хлама и внедрить себе в голову установку просто не покупать лишнего. Теперь проблема расхламления отпала сама собой.
Что касается уборки, то тут у меня нет строгой системы, потому что, по-моему, это уже перебор. Убираюсь тогда, когда есть время, желание и необходимость.
Более того, в своей жизни сталкивалась с людьми, которые слишком много внимания уделяли чистоте и порядку, прямо до фанатизма, и опыт показал, что у них были проблемы с кукухой.
На уборку (влажную) трачу где-то час в неделю, не считая ежедневного мытья посуды, наведение порядка (в терминах Flylady) мне, получается, не нужно в принципе, так как вещи и так всегда на своих местах, ведь проще сразу их туда положить, чем ежедневно/еженедельно выделять время, чтобы их собрать и расставить. «Творческий беспорядок» совершенно не моя тема, как, впрочем, и патологическая страсть к уборке.