Как можно снизить трудоемкость перевозок
Как транспортной компании снизить себестоимость перевозок
Рынок грузовых перевозок переполнен и сильно фрагментирован. Большинство — 60% транспортных компаний на рынке — это малый бизнес с автопарком до пяти машин. Любой желающий может купить или взять в лизинг фуру и заняться перевозками. Но и малый бизнес, и крупные компании сталкиваются с одинаковыми проблемами: высокая конкуренция и не очень высокая рентабельность бизнеса — не более 5%.
Себестоимость и пробег — ключевые факторы
При оценке эффективности транспортной компании в первую очередь стоит говорить о себестоимости километра пути и о ежемесячном пробеге машины. Себестоимость складывается из многих факторов, самые значимые из них — это расход топлива, износ и ремонт техники. Средняя себестоимость километра пути по рынку составляет 36 руб./км. Снижение этого показателя — ключевой фактор как для повышения эффективности бизнеса, так и для привлечения клиентов за счет более выгодных условий, чем у конкурентов.
В то же время чем большее расстояние каждая машина проезжает в месяц, тем выше прибыль компании. По моим подсчетам, ежемесячное увеличение пробега машины на 1 тыс. км дает увеличение прибыли вплоть до 11,85 тыс. руб. в месяц. На пробег главным образом влияют простои машины по разным причинам (заправки, остановки в дорогах, аварии, ремонты).
Получается, что транспортным компаниям необходимо решить две задачи:
Вот несколько способов того, как можно сократить издержки и увеличить пробег машин с помощью ИT и телематики.
1. Сократить потери времени на АЗС
В любой транспортной компании примерно 46% расходов — это постоянные расходы на офис, ФОТ менеджмента и бэк-офиса, обеспечение операционной деятельности и амортизацию автопарка. При этом транспорт и все сопутствующие расходы относятся к переменным издержкам — это 54%. Треть от переменных расходов любой транспортной компании составляют расходы на топливо.
В автопарках транспортных компаний преобладают автомобили с баком объемом от 350 л. Как правило, заправляют неполный бак — половину или даже четверть. Так компании пытаются предотвратить хищения топлива или денег с топливных карт. Но из-за этого водителям приходится чаще останавливаться на заправках. Остановка на заправке отнимает у водителя до 30 минут, в которые он мог бы ехать. При этом те же полчаса занимала бы заправка до полного бака. Кроме того, из-за частых заправок дополнительно изнашиваются тормозные колодки при съезде и выезде машины с АЗС, а также тратится топливо. Мелочей в бизнесе не бывает, и если вы хотите действительно добиться эффективности, учитывать нужно все.
Если разрешить водителям заправляться до полного бака, то они в два раза реже будут останавливаться на АЗС. Например, средний расход «КамАЗа» — 30 л на 100 км, а средний пробег на рынке — 17 тыс. км в месяц. Получается, в среднем ежемесячно на одной машине бак заправляется на 5,5 тыс. л топлива. До полного бака можно заправиться 15–17 раз в месяц. Если машина заливает бак наполовину, то таких заправок будет уже до 34. Каждая остановка на АЗС занимает примерно 30 минут, 34 остановки — это 17 часов в месяц. Если сократить число заправок в два раза, высвободится 8,5 часа. При средней скорости на маршруте 70 км/ч (без учета остановок) дополнительный пробег каждого автомобиля составит 595 км, а дополнительная выручка — 21, 7 тыс. руб. в месяц с одной машины.
Оптимизация расходов в транспортном бизнесе. Как решить главные проблемы перевозчиков 13:56, 6 августа 2020 Версия для печати
Из обширного списка расходов, с которыми сталкиваются транспортные компании, можно выделить пять основных статей. Они самые затратные, но в то же время обладают наибольшим потенциалом для оптимизации.
Успех любой транспортной компании зависит от рациональных решений и внимательного отношения к мелочам. Пока некоторые унывают, сильные и эффективные руководители ищут способы оптимизировать затраты и сократить издержки.
Есть две противоположных стратегии: постараться сэкономить сегодня, отложив существенные траты на потом – или инвестировать в будущее, сократив при этом расходы в среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Какая стратегия окажется выигрышной? Чтобы ответить на этот вопрос, попробуйте оценить совокупную стоимость владения логистическим бизнесом. На этой диаграмме показана структура затрат:
Очевидно, что некоторые из статей расходов (налоги, сборы, штрафы, траты на покупку AdBlue) сократить практически невозможно. Но другие можно и нужно оптимизировать.
Возраст автопарка: обновить или использовать старые грузовики?
Это насущный вопрос для любой транспортной компании. Старые автомобили могут служить достаточно долгое время, хотя и будут требовать вложений. Альтернативный вариант – продать такие машины, пока они не потеряли в цене, и на вырученные деньги приобрести новые грузовики в лизинг.
Стоимость владения б/у автомобилем старше 3 лет:
Если вы оставите всё как есть, платить ни за что (кроме ремонта техники, которая будет периодически ломаться) не придётся. Эта стратегия на первый взгляд безопасна. Но стоит учесть, что и лизинг не требует вложений на старте.
По расчётам компании Технолизинг, если машина продаётся за 60% от её первоначальной стоимости, а первый взнос по лизингу покрывает 50% от стоимости нового грузовика, его владелец остаётся в плюсе.
Преимущества нового транспорта неоспоримы: это высокий процент выхода на линию (97%), возможность заключения выгодных контрактов с требовательными заказчиками и повышенный комфорт для водителей.
Экономия топлива: жесткий контроль или мотивация сотрудников?
Для транспортного бизнеса управление топливными расходами – краеугольный камень. Не секрет, что около 50% расходов перевозчиков приходится именно на горючее. Есть несколько способов сократить эти расходы, и внедрять их лучше комплексно: установить системы мониторинга, обучить водителей экономичному вождению и стимулировать их к использованию полученных знаний, внедрив систему вознаграждений.
Телематика поможет контролировать расход топлива и предоставит объективную информацию. Эти данные станут основой для оптимизации расходов на топливо. Системы мониторинга также повлияют на дисциплину водителей, которые будут знать, что каждый литр дизельного топлива на счету.
Сколько можно сэкономить, внедрив телематику?
При эксплуатации парка из 60 большегрузов экономия составит до 20% в год. В денежном выражении это ₽4,7 млн. Из этой суммы необходимо вычесть стоимость оборудования (около ₽18 тыс. на каждую машину) и абонентскую плату (₽450 на каждую машину ежемесячно) – около ₽1,25 млн. Таким образом, только за первый год владелец автопарка сэкономит около ₽3,35 млн, а в будущем выгода будет расти, так как платить за оборудование уже не придётся.
Но просто оснастить телематикой автопарк мало. Расход топлива сильно зависит от стиля вождения, и многие водители не совершенствуют свои показатели, не зная о простых и эффективных методах экономии. Поэтому обучение водителей – не менее важная часть оптимизации, которая повысит их профессиональную подготовку и обязательно окупится в дальнейшем.
Важно отметить, что экономичное вождение – это вождение аккуратное и безопасное. Оно не только уменьшает расход топлива, но и снижает аварийность.
Выбор шин: доступные или энергоэффективные?
Шины – еще одна статья расходов автоперевозчиков. Когда на счету каждый рубль, вопрос во что «обувать» автопарк совсем не копеечный.
Выходит, что без правильно подобранных шин все усилия по сокращению расходов могут оказаться неэффективными. Но и эту проблему можно решить.
Сколько можно сэкономить благодаря энергоэффективным шинам?
Комплект стандартных шин (ходимостью 270 тыс. км.) для автопоезда из 12 штук обойдется примерно в ₽300 тыс. Стоимость комплекта из 12 шин MICHELIN X MULTI ENERGY составит ₽456 тыс. Однако ходимость шин Мишлен достигает 350 тыс. км, а это значит, что при пробеге в 180 тыс. км. в год менять их придется не каждые полтора, а каждые два года.
Но это не главное. При указанном пробеге и цене топлива в ₽47 за литр автопоезд, обутый в обычные шины за год сожжет горючего на ₽7,614 млн, в то время как автопоезд в шинах MICHELIN – на ₽7,004 млн. Это неудивительно, ведь сравнительные испытания показали преимущество MICHELIN: расход топлива на каждые 100 километров пробега сократился на 2,4 л. в сравнении с шинами других производителей. Таким образом, экономия превысит ₽450 тыс. на каждый автопоезд и для автопарка из 60 машин составит ₽27 млн.
Переобувать весь автопарк разом не обязательно. Каждый грузовик, сменивший шины на энергосберегающие, уже начнет приносить экономию.
В таком случае замена будет происходить постепенно, по мере износа старых комплектов шин. Такая практика снизит единовременные расходы, а экономия будет увеличиваться, пока не достигнет по-настоящему ощутимых величин.
Сколько денег сэкономят энергосберегающие шины для вашей компании? Рассчитайте выгоду с помощью калькулятора совокупной стоимости владения.
Оплата труда: KPI или большой оклад?
Оплата труда составляет заметную часть расходов. Как сохранить доверие команды и сделать зарплату оптимальной, чтобы она устраивала и работника, и работодателя?
Лидеры сферы транспортных перевозок, как правило, привязывают выплаты к результатам сотрудников. Если речь идёт о водителях, то показателями эффективности могут стать:
Серьёзной мотивирующей частью при этом становится выплата премий (например, за экономию определенного количества топлива). Если зарплата водителя будет состоять не из фиксированной суммы, а из вознаграждения по формуле «оклад + премия за выполненную работу + бонусы за экономию топлива и бережливое отношение к автомобилю», расходы на оплату труда вырастут.
Но при этом появится заметный положительный эффект: увеличение количества выполненных рейсов (что позволит не расширять штат водителей), снижение потребности привлечения наёмного транспорта, сокращение затрат на топливо (в среднем на 5%) и ремонт автомобилей (в среднем на 4%).
Обслуживание автопарка: дилер или «неофициал»?
На первый взгляд может показаться, что автопарк, машины в котором старше трех лет, целесообразно перевести на обслуживание в неофициальных дилерских центрах. Стоимость работ здесь ниже, неоргинальные запчасти дешевле, и экономия может составить до 30% (₽350 тыс.).
Принимая решение о работе с «неофициалами», руководитель, однако, должен отдавать себе отчет в том, что примерно в такой же степени возрастут и риски.
Поломки и связанные с ними простои, срывы сроков доставки с последующими неустойками и другие неприятные сюрпризы – стоят ли они экономии, которая в общей массе расходов весьма незначительна?
Сотрудничество с официальными СТО, гарантийные обязательства по выполненным работам, оригинальные запчасти – все это работает на непрерывную, стабильную деятельность вашей компании. Поэтому выбор лучше сделать в пользу официальных дилерских центров.
Мы рассмотрели основные статьи расходов транспортной компании. Конечно, расходы перевозчиков не ограничиваются этими пятью статьями. Однако налоги, сборы и штрафы оптимизировать невозможно, а прочие траты составляют менее 1% от стоимости владения.
Анализ совокупной стоимости владения компанией помогает правильно рассчитывать расходы, выявлять слабые места. Каждый из рассмотренных пунктов обладает значительным потенциалом для оптимизации издержек, но в конечном итоге всё зависит от правильных, продуманных решений, принимаемых руководителем предприятия.
Как снизить затраты транспортной логистики
Как снизить затраты транспортной логистики
Для грамотного управления затратами в транспортной логистике необходимо оптимизировать все этапы транспортно-логистического процесса – от выбора вида транспорта и построения цепи поставок до планирования маршрутов и контроля выполнения заданий. Транспортные расходы во многом зависят от вида используемого транспорта. Автомобильный транспорт наиболее выгоден для перевозок относительно небольших объемов грузов на относительно небольшие расстояния.
Как снизить затраты транспортной логистики? На что обратить внимание в первую очередь? Какие инструменты и средства использовать для оптимизации расходов на перевозки? – С этими вопросами рано или поздно сталкивается каждая компания, имеющая собственный транспорт или пользующаяся услугами сторонних перевозчиков. В этой статье мы поговорим о том, как найти резервы для снижения затрат на логистику с помощью современных средств автоматизации.
Способы сокращения затрат в логистике
Для грамотного управления затратами в транспортной логистике необходимо оптимизировать все этапы транспортно-логистического процесса – от выбора вида транспорта и построения цепи поставок до планирования маршрутов и контроля выполнения заданий.
1. Рациональный выбор вида транспорта
Транспортные расходы во многом зависят от вида используемого транспорта. Автомобильный транспорт наиболее выгоден для перевозок относительно небольших объемов грузов на относительно небольшие расстояния. Железнодорожный транспорт удобен, если нужно по экономичным тарифам перевезти крупную партию грузов на дальнее расстояние. Морской и речной транспорт оптимален для перевозки очень больших объемов грузов без жесткого ограничения по срокам. Авиаперевозки – самый дорогостоящий способ, но он незаменим, если груз нужно доставить максимально быстро.
Зачастую самым выгодным по срокам и стоимости вариантом оказывается мультимодальная перевозка, когда в одной цепи поставок задействовано несколько видов транспорта.
2. Планирование загрузки транспорта, формирование оптимальных цепей поставок, маршрутов и рейсов
Для сокращения затрат в логистике нужно минимизировать количество простоев и порожних пробегов транспорта, сократить необоснованные потери времени при стыковках и перевалке грузов. Для этого необходимо грамотно управлять загрузкой транспорта, строить оптимальные маршруты с учетом временных окон клиентов и подрядчиков, планировать работу таким образом, чтобы выполнять как можно больше заказов силами как можно меньшего количества транспортных единиц.
3. Контроль выполнения транспортных заданий
Для оптимизации затрат на логистику необходимо оперативно контролировать выполнение транспортных заданий. Это позволяет избегать потерь, связанных со срывами сроков поставок, простоями, отклонениями от графика работы транспорта по причине незапланированных и форс-мажорных ситуаций. Онлайн-мониторинг местонахождения транспорта, маршрутов движения, времени прохождения контрольных точек и т.п. дает диспетчеру возможность быстро реагировать на любые возникающие отклонения и корректировать ситуацию.
4. Контроль топливных расходов.
По оценкам разных экспертов, ГСМ могут «забирать на себя» до 50% себестоимости перевозок, при этом не всегда такой объем топливных расходов обоснован. Например, если речь идет об автомобильных перевозках – потери могут быть связаны с нецелевым использованием транспорта и сливами топлива. Чем выше уровень контроля – тем меньше вероятность завышения затрат на топливо.
5. Оперативное планирование техосмотров и сервисного обслуживания транспорта
Для снижения затрат на обслуживание транспорта необходимо следить за соблюдением правил эксплуатации ТС, контролировать пробег, своевременно планировать прохождение ТО.
Четыре шага к снижению затрат в логистике
Все вышеобозначенные задачи взаимосвязаны. Поэтому к оптимизации общих затрат в логистике нужно подходить комплексно. В первую очередь, необходимо:
Единственный способ добиться всего этого в кратчайшие сроки – комплексная автоматизация транспортной логистики.
Программы для оптимизации затрат в логистике
Для автоматизации транспортной логистики и оптимизации транспортных затрат мы рекомендуем следующие программные решения:
«1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» (1С:ЦСМ). Эта система собирает и обрабатывает данные с телематического оборудования, установленного на транспортных средствах – GPS ГЛОНАСС трекеров, датчиков, маяков и т.п. Позволяет получать оперативную информацию о ключевых показателях работы любых видов ТС и контролировать обоснованность транспортных расходов;
«1С:TMS Логистика.Управление перевозками» – это наиболее популярная программа для планирования перевозок, управления цепями поставок, формирования оптимальных маршрутов. Решение подходит как для управления автомобильной доставкой, так и для организации сложных мультимодальных перевозок. 1С:TMS содержит подключаемый модуль ГЛОНАСС/GPS мониторинга;
TOB:Мобильный клиент – программа для оперативного контроля выездного персонала. С его помощью можно передавать на мобильные устройства сотрудников сформированные в 1С:TMS рейсы, в реальном времени контролировать выполнение маршрутных заданий, обмениваться с сотрудниками оперативной информацией – сообщениями, отчетами, документами;
В комплексе все эти инструменты помогают в короткие сроки добиться снижения затрат в логистике, предотвратить нарушения и необоснованное разрастание расходов на перевозки.
Как грузовладелец может сэкономить на перевозках
Директор по развитию компании «Умная Логистика»
Для грузовладельца критична цена перевозки, именно из нее будет складываться стоимость продукта для конечного пользователя. Ольга Бабаева — директор по развитию «Умной Логистики» (компании, разрабатывающей IT-решения для перевозчиков, экспедиторов и грузовладельцев) — рассказала, как сэкономить на этой статье расходов.
Статьи расходов
Транспорт
Перевозки можно совершать собственным транспортом или нанимая перевозчиков. Если содержать собственный автопарк, то это подразумевает траты не только на покупку и лизинг транспорта, но и на обслуживание и ремонт, горюче-смазочные материалы.
Если пользоваться услугами перевозчиков, то тратятся деньги только на оплату их услуг.
Компании можно искать самому или обратиться к экспедитору. Ставки на работу экспедитора будут выше, но взамен он гарантирует доставку груза в полном объеме, в срок и правильно подписанными документами.
Трудозатраты
Чтобы перевозка состоялась, требуется работа специалистов со стороны грузовладельца. Логисты ищут исполнителей и следят за тем, чтобы груз был доставлен, бухгалтеры готовят документы и проводят оплату, работники склада загружают товары в машину, руководитель того или иного уровня контролирует все эти процессы. Чем больше сотрудников участвуют в процессе, тем больше затраты.
Тест: привлечёт ли твой стартап финансирование?
IT-решения
Конечно, можно вести переговоры с контрагентами по телефону, а документы заполнять в гугл-таблицах, но чаще логисты грузовладельца используют специальные решения для учета документов, общения с подрядчиками и контроля за маршрутом машины.
Кто-то подключает комплексные решения, кто-то использует отдельные приложения для каждой задачи.
Риски
Если что-то случится с машиной, то заказчик потеряет груз и прибыль, а также получит штрафы от своих клиентов. Еще один риск — потеря лояльности клиента.
Чем больше перевозок не состоится, тем больше вероятность, что грузополучатель, например, торговая сеть, не будет заказывать груз у вашей компании.
Страхование рисков
Чтобы быть уверенным в том, что груз не пострадает в дороге и придет в срок, его нужно страховать. Как правило, страховой тариф невелик, он составляет от 0,05 до 0,2% от стоимости груза.
Но чем больше перевозок, тем больше страховая нагрузка. Также страхование грузов можно возложить на перевозчика, но тогда вырастет цена перевозки.
Как уменьшить затраты
Правильная организация процессов
Для экономии можно настроить бизнес-процессы: оптимизировать число сотрудников, работающих над каждой задачей, оптимизировать маршруты доставки, настроить электронный документооборот.
Допустим, в компании работает 10 логистов, которые берут на себя 1000 отгрузок товаров для клиентов. Если пересмотреть их нагрузку и переобучить их, то можно оставить на таком же количестве заказов четыре человека.
Эти цифры выдуманы, но проводить подобный анализ эффективности важно в каждой компании.
Также грузовладельцы иногда теряют деньги на оплате работы склада: собирают бригаду, которая погрузит 100 машин, а из-за ошибки логиста приходит только 30 машин. Компания теряет деньги на несостоявшихся перевозках и еще на том, что оплачивает простой складских работников. Для решения таких проблем важно помогать логисту в коммуникациях и учете перевозок.
Оптимизация маршрутов доставки помогает сэкономить на стоимости перевозок.
Например, производитель велосипедов в Пермском крае может заказать сырье и детали в соседней Свердловской области или Приморском крае. При равном качестве продукции проще заказывать у ближайших поставщиков — это будет быстрее и дешевле.
Чем быстрее сотрудники заполняют документы и обмениваются ими, тем быстрее они организуют перевозки. Лучше всего для этого подходят специальные IT-решения: в них уже есть шаблоны необходимых документов, достаточно их заполнить и отправить контрагентам. Также эти документы не потеряются и их не придется заново заполнять и тратить время.
Правильный выбор перевозчика
Для того чтобы выбрать правильного перевозчика, нужно сформулировать критерии его надежности и качества работы. Проще всего создать для этого команду из логистов, службы безопасности и юристов.
Логисты сформулируют критерии, касающиеся опыта работы, СБ будет отвечать за проверку сотрудников компании, а юристы — за проверку юридических и финансовых документов.
Например, важными критериями для логистов станут количество перевозок без штрафов, объем автопарка и опыт работы. Для юристов важнее будет узнать, насколько своевременно перевозчик платит налоги. Ведь если компания вступит в сделку с недобросовестным налогоплательщиком, то налоговая нагрузка упадет на нее.
После того как критерии сформулированы, нужно проверять каждого нового перевозчика, то есть, проводить аккредитацию. И уже с аккредитованными перевозчиками строить долгосрочные отношения.
Также важно не только проверять конкретных перевозчиков, но и следить за состоянием рынка в целом. Так вы будете знать рыночные цены на перевозки, увидите скидки или специальные предложения от транспортных компаний.
Проведение тендеров и аукционов
Главная часть транспортных расходов — это оплата перевозки. Найти лучшую цену позволяют аукционы и тендеры.
Чтобы быть уверенным в надежности перевозчиков, нужно допускать на торги только тех, кто прошел аккредитацию.
Для проведения торгов важно выбрать площадку с подходящими условиями — проще всего пользоваться узкоспециализированными площадками, на которых разыгрываются не все тендеры, а только тендеры на перевозки.
Налоговая нагрузка
Компания может получить налоговый вычет с НДС с каждой перевозки. Для этого в бухгалтерии должны быть документы, подтверждающие факт перевозки, то есть транспортная накладная, которую компании передаст перевозчик. Выходит, чем быстрее компания получит нужные документы, тем быстрее сможет получить вычет.
Загрузка машин
Чем больше товаров компания сможет перевезти одной машиной, тем дешевле ей выйдет перевозка. Из-за неправильной упаковки может сильно увеличиться объем груза, поэтому работники склада должны уметь упаковывать груз так, чтобы он был надежно зафиксирован, но занимал мало места.
Для того чтобы правильно загрузить фуру, можно пользоваться калькуляторами, которые показывают, как правильно расположить груз. Также можно использовать сборные грузы, то есть одной машиной доставлять товары сразу нескольким клиентам.
Аналитика
Если руководитель компании или старший логист считает эффективность перевозок, то это позволит сэкономить в следующие месяцы. Например, можно будет сократить количество логистов, выбирать других перевозчиков или добавить больше машин на определенные направления.
Важно, чтобы аналитические отчеты были исчерпывающими и включали в себя все факторы, а также делались быстро. Для этого лучше использовать специальные IT-решения, которые позволяют собирать информацию о перевозках и представлять ее в удобной для восприятия форме, таблицей или графиком.
Как внедрить экономию в организации
Составить план
Лучше всего, если это будет не просто план улучшений, а транспортная стратегия. В ней будут учтены все объемы перевозок, затраты, предполагаемая и получаемая прибыль.
В ней будут зафиксированы все возможные проблемы и предложены их решения. Такую стратегию можно составить самостоятельно или нанять консалтинговую компанию. Также в этом помогают некоторые IT-компании, отвечающие за профессиональные решения для управления логистикой: они проводят аудит, разрабатывают стратегию и предлагают свои услуги в качестве решения.
Найти исполнителей
Как правило, компания, которая проводит аудит транспортных расходов, уже может предложить исполнителей. Конечно, это не значит, что нужно прислушиваться к их рекомендациям, но проверить и сравнить с другими решениями стоит.
Существуют IT-системы, в которых можно комплексно решить проблему: в них реализованы электронный документооборот, отчеты об эффективности, мониторинг перевозчиков, проведение торгов. Также можно пользоваться отдельными решениями, например, заказывать приложение для аналитики у одной компании, а калькулятор загрузки фуры — у другой.
Запустить
Обычно компании, предлагающие комплексные решения, помогают с внедрением новой системы. Но в любом случае большая нагрузка ложится на руководителей. Важно, чтобы он объяснил сотрудникам необходимость перемен, перестроил систему мотивации и выделил время и ресурсы на обучение.
Еще один вариант — перевести часть логистов на работу по новой системе, а часть оставить работать по-старому. Это позволит провести эксперимент и показать всем, насколько удобен новый формат работы. С другой стороны, экономический эффект будет мощнее, если все сотрудники будут работать по-новому.
Контролировать эффективность
При расчете транспортной стратегии определяют прогнозируемую эффективность действий, направленных на экономию. А затем после запуска ее ежемесячно сверяют с фактом.
На первых этапах важно считать эффективность часто — это позволит увидеть прибыль, придаст дополнительную мотивацию сотрудникам и поможет исправить ошибки, если вариант был выбран неправильно.