что такое твердая копия документа
ТВЕРДАЯ КОПИЯ
Смотреть что такое «ТВЕРДАЯ КОПИЯ» в других словарях:
твердая копия — Вывод на бумагу изображения разнотипной информации, предварительно отредактированного на экране дисплея [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN hard copy … Справочник технического переводчика
Твердая копия — получение на бумаге копии изображения с экрана издательской системы … Реклама и полиграфия
твердая копия — 3.1.12 твердая копия: Полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе. Источник: ГОСТ 2.051 2006: Единая система конструкторской… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Твердая копия — Получение на бумаге копии изображения с экрана издательской системы … Краткий толковый словарь по полиграфии
Твердая копия электронного документа — Твердая копия: полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе. Источник: ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ЭЛЕКТРОННЫЕ… … Официальная терминология
ГОСТ 2.051-2006: Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения — Терминология ГОСТ 2.051 2006: Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения оригинал документа: автоматизированная система: Система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Hard (copy) proof — Контрольный отпечаток (текста); пробный отпечаток изображения (полученного на экране электронно лучевой трубки); «твёрдая копия»; Контрольный отпечаток (текста); Пробный отпечаток с изображения (полученного на экране); твердая копия … Краткий толковый словарь по полиграфии
PACS — Эта статья или раздел нуждается в переработке. Пожалуйста, улучшите статью в соответствии с правилами написания статей … Википедия
Распечатка — (в полиграфии) изготовление единичных экземпляров издания или его части на бумаге в процессе подготовки его к печати. Обычно проводится для изготовления оригинал макета, корректуры и пр.; (в вычислительной технике) см. твердая копия … Краткий толковый словарь по полиграфии
Hard copy — Копия на бумаге (или др. материале), распечатка, документальная копия, «твёрдая» копия; Твердая (материальная) копия (распечатка изображения на бумаге) … Краткий толковый словарь по полиграфии
твердая копия
3.1.12 твердая копия: Полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе.
Смотреть что такое «твердая копия» в других словарях:
твердая копия — Вывод на бумагу изображения разнотипной информации, предварительно отредактированного на экране дисплея [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN hard copy … Справочник технического переводчика
Твердая копия — получение на бумаге копии изображения с экрана издательской системы … Реклама и полиграфия
Твердая копия — Получение на бумаге копии изображения с экрана издательской системы … Краткий толковый словарь по полиграфии
ТВЕРДАЯ КОПИЯ — согласно ГОСТ 2.051 2006 ЕСКД «Электронные документы. Общие положения», – полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Твердая копия электронного документа — Твердая копия: полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе. Источник: ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ЭЛЕКТРОННЫЕ… … Официальная терминология
ГОСТ 2.051-2006: Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения — Терминология ГОСТ 2.051 2006: Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения оригинал документа: автоматизированная система: Система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Hard (copy) proof — Контрольный отпечаток (текста); пробный отпечаток изображения (полученного на экране электронно лучевой трубки); «твёрдая копия»; Контрольный отпечаток (текста); Пробный отпечаток с изображения (полученного на экране); твердая копия … Краткий толковый словарь по полиграфии
PACS — Эта статья или раздел нуждается в переработке. Пожалуйста, улучшите статью в соответствии с правилами написания статей … Википедия
Распечатка — (в полиграфии) изготовление единичных экземпляров издания или его части на бумаге в процессе подготовки его к печати. Обычно проводится для изготовления оригинал макета, корректуры и пр.; (в вычислительной технике) см. твердая копия … Краткий толковый словарь по полиграфии
Hard copy — Копия на бумаге (или др. материале), распечатка, документальная копия, «твёрдая» копия; Твердая (материальная) копия (распечатка изображения на бумаге) … Краткий толковый словарь по полиграфии
Твердая копия
Смотреть что такое «Твердая копия» в других словарях:
твердая копия — Вывод на бумагу изображения разнотипной информации, предварительно отредактированного на экране дисплея [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN hard copy … Справочник технического переводчика
Твердая копия — получение на бумаге копии изображения с экрана издательской системы … Реклама и полиграфия
твердая копия — 3.1.12 твердая копия: Полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе. Источник: ГОСТ 2.051 2006: Единая система конструкторской… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ТВЕРДАЯ КОПИЯ — согласно ГОСТ 2.051 2006 ЕСКД «Электронные документы. Общие положения», – полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Твердая копия электронного документа — Твердая копия: полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе. Источник: ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ЭЛЕКТРОННЫЕ… … Официальная терминология
ГОСТ 2.051-2006: Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения — Терминология ГОСТ 2.051 2006: Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения оригинал документа: автоматизированная система: Система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Hard (copy) proof — Контрольный отпечаток (текста); пробный отпечаток изображения (полученного на экране электронно лучевой трубки); «твёрдая копия»; Контрольный отпечаток (текста); Пробный отпечаток с изображения (полученного на экране); твердая копия … Краткий толковый словарь по полиграфии
PACS — Эта статья или раздел нуждается в переработке. Пожалуйста, улучшите статью в соответствии с правилами написания статей … Википедия
Распечатка — (в полиграфии) изготовление единичных экземпляров издания или его части на бумаге в процессе подготовки его к печати. Обычно проводится для изготовления оригинал макета, корректуры и пр.; (в вычислительной технике) см. твердая копия … Краткий толковый словарь по полиграфии
Hard copy — Копия на бумаге (или др. материале), распечатка, документальная копия, «твёрдая» копия; Твердая (материальная) копия (распечатка изображения на бумаге) … Краткий толковый словарь по полиграфии
Электронный документ и сканы: в чем разница для налоговиков
Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.
Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.
Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.
Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте
При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?
Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.
Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).
При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.
Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.
Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.
Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.
А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.
Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:
1) понимание того, что такое электронная первичка;
2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;
3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.
Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями
Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?
Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).
При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).
Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.
Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»
Размышления на тему оригинала, подлинника и копии
В данном случае терминологические споры не являются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, например, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установления того, выполнены ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило о том, что копию в общем случае можно снимать только с оригинала, но не с другой копии, и т.п.
Есть ли разница между понятиями «оригинал» и «подлинник»?
Определение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:
. 20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
В рамках работы, которая ведется по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, в частности, предложение о том, чтобы включить определение понятия «оригинал» в законодательство, отделив его от понятия «подлинник».
А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести различие между «подлинником» и «оригиналом»:
Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; первый или единственный экземпляр документа.
Если провести частотный анализ употребления терминов «оригинал» и «подлинник» в отечественных нормативных правовых актах (НПА) и судебных решениях, то выяснится, что эти термины присутствуют (по данным СПС «Консультант+» на январь 2019 года):
В подавляющем большинстве случаев эти термины используются авторами НПА и судами как синонимы. Порой употребляется формулировка «оригинал (подлинник)». Но, как правило, в одном документе авторы предпочитают использовать какой-то один из этих терминов, лишь в 15% документов встречаются оба. Приведем далее несколько характерных примеров.
К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования. Указанные документы представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При необходимости перевозчик вправе потребовать представления оригиналов документов для рассмотрения претензии.
– подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа.
. Между тем свидетельствование копии документа производится для удостоверения соответствия этой копии подлиннику. Такое свидетельствование возможно в ситуации, когда лицо, учиняющее удостоверительную надпись, обладает подлинником и может проверить тождество копии и оригинала.
. учитывая, что нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности, удостоверенной в нотариальной форме, хранение у брокера именно оригинала доверенности, удостоверенной нотариально, не является необходимой мерой для подтверждения полномочий представителя клиента.
Четкое различие между оригиналами и подлинниками проводится лишь в небольшом числе документов, посвященных работе с научно-технической документацией.
Последним 01.01.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 11442-2014 на техническую документацию на продукцию, там присутствует только «оригинальный документ». А вот в ранее вышедшем ГОСТ 2.102-2013 на конструкторскую документацию были определены оба интересующие нас понятия.
. 3.14 Оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.
3.22 Подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.
. 3.11 Репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.
3.23 Рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.
3.3 Архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Архив как «наказание»
Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.
Сокращаем расходы на отправку документов
Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.
Номенклатура дел – обязательный документ для организации?
Привели разные точки зрения на этот вопрос: официальную от Росархива (который считает, что номенклатуру дел должны составлять все организации); профессиональную документоведческую (а как же без номенклатуры дел наладить работу с документами и соблюсти сроки их хранения?) и того, кто экономит ресурсы (ведь за отсутствие номенклатуры дел штрафы пока минимальны, а если нет других нарушений, можете отделаться и простым предупреждением). Это «расстановка сил» на данный момент. Попутно показываем перечень обязательных для всех организаций нормативных правовых актов по архивному делу и даже конкретных статей / пунктов в них, который создал и разместил на своем официальном сайте Росархив.
Для кого профессиональные стандарты обязательны?
Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.
Обучение работников: документирование и спорные вопросы
Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?
Штатная численность службы документационного обеспечения
В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.
Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?
Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».